Pedoman Kerja, Prosedur Kerja, dan Aturan Kerja di Perusahaan

Pedoman Kerja, Prosedur Kerja, dan Aturan Kerja di Perusahaan

Perusahaan sebagai pemberi kerja tentu mempunyai beberapa harapan terhadap karyawan yang dipekerjakannya. Untuk dapat memenuhi harapan-harapan perusahaan tersebut, perusahaan memberikan berbagai peraturan yang harus dipatuhi oleh setiap karyawan. Akan tetapi meskipun sudah ada peraturan, masih ada saja karyawan yang bertindak melanggar peraturan tersebut sehingga dapat merusak kelancaran bisnis, seperti misalnya menciptakan suasana yang tidak nyaman bagi rekan kerja ataupun pelanggan.

Salah satu cara untuk memperjelas apa saja yang menjadi tujuan atau harapan perusahaan ialah dengan membuat peraturan secara tertulis. Dengan membuat peraturan kerja secara tertulis serta disepakati oleh kedua belah pihak, maka tindakan-tindakan yang merugikan perusahaan dan karyawan dapat teratasi dengan lebih baik. Dalam hal ini peraturan tersebut bisa berbentuk pedoman, prosedur ataupun aturan kerja di perusahaan.

Di perusahaan manapun pasti akan ada pedoman kerja, prosedur kerja, aturan kerja, ketentuan, atau perjanjian-perjanjian yang semuanya pada dasarnya mengatur mengenai hak dan kewajiban perusahaan dan karyawan secara timbal balik.

Pedoman kerja, aturan kerja, prosedur kerja, dan ketentuan lainnya disusun dengan memperhatikan keseimbangan antara hak dan kewajiban adalah sebuah tuntutan yang perlu diwujudkan karena apabila tidak terwujud maka mungkin akan menimbulkan gangguan yang pada akhirnya akan berdampak negatif terhadap kelangsungan hidup perusahaan itu sendiri.

Lebih lanjut, keseimbangan antara hak dan kewajiban menuntut adanya kejelasan tentang hak dan kewajiban dari masing-masing pihak di dalam perusahaan. Karyawan harus memperoleh pekerjaan sesuai dengan kemampuan, keahlian, gaji yang pantas, keamanan di tempat kerja, perlakuan yang adil dan manusiawi, promosi, serta perlindungan kesehatan, merupakan rangkaian hak-hak karyawan yang menjadi kewajiban bagi perusahaan untuk menjaminnya. Disisi lain, perusahaan berhak mendapatkan dedikasi, kesetiaan, kehadiran di tempat kerja, serta produktivitas kerja karyawan.

A.     Pedoman Kerja di Perusahaan

Pedoman kerja adalah suatu standar atau pedoman tertulis yang dipakai untuk mendorong dan penggerakan suatu kelompok untuk mencapai tujuan organisasi. Pedoman kerja juga merupakan tata cara ataupun tahapan yang dibakukan serta yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu.

Pedoman kerja memiliki beberapa tujuan, dalam hal ini tujuan pedoman kerja antara lain yaitu:

1)      Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas/ pegawai terkait.

2)      Memperjelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi.

3)      Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.

4)      Melindungi organisasi/unit kerja dan petugas/pegawai dari malpraktik atau kesalahan administrasi lainnya.

5)      Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja.

6)      Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keragunan, duplikasi, dan inefisiensi.

7)      Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama disiplin dalam bekerja.

8)      Sebagai dasar hokum bila terjadi penyimpangan.

Pedoman kerja dibutuhkan pada kondisi-kondisi tertentu, yaitu:

1)      Sebelum suatu pekerjaan dilaksanakan

2)      Ketika terjadi revisi, apabila ada perubahan langkah kerja yang bisa mempengaruhi lingkungan kerja.

3)      Ketika mengadakan penilaian apakah pekerjaan tersebut sudah dilakukan dengan baik atau tidak.

Dengan adanya pedoman kerja terdapat beberapa keuntungan yang diperoleh, keuntungan pedoman kerja tersebut antara lain yaitu:

1)      Pedoman kerja ialah pegangan bagi pelaksanaan, alat komunikasi, serta pengawasan sehingga pekerjaan bisa diselesaikan secara konsisten.

2)      Para pegawai akan lebih mempunyai percaya diri dalam bekerja dan tahu apa yang harus dicapai dalam setiap pekerjaannya.

3)      Dapat digunakan sebagai salah satu alat pelatihan dan mengukur kinerja pegawai.

Selain untuk hal tersebut, pedoman kerja juga memiliki kegunaan sebagai berikut:

1)      Pedoman kerja dan alat pendidikan, terutama bagi pegawai baru.

2)      Alat untuk mengadakan pembagian kerja dan mengatur frekuensi kerja yang tepat.

3)      Alat untuk menyelesaikan perselisihan dalam hubungan kerja.

4)      Alat untuk mengatur tata ruang kantor.

5)      Alat perencanaan kerja dan pengembangannya di kemudian hari.

6)      Alat untuk menghindarkan adanya pekerjaan yang bertumpuk.

7)      Alat untuk menghemat waktu bagi pimpinan untuk mengetahui seluruh proses kerja.

8)      Alat untuk mengadakan klasifikasi, uraian, dan analisis jabatan.

9)      Alat untuk mempersiapkan mekanisme prosedur.

B.     Prosedur Kerja, Tata Kerja, dan Sistem Kerja

Dalam operasional perusahaan, para pegawai mempunyai kedudukan dan fungsi yang sangat signifikan. Oleh karena itu dibutuhkan standar prosedur kerja atau biasa dikenal dengan sebutan Standard Operating Procedure (SOP) sebagai sebuah pedoman untuk melaksanakan segala kegiatan yang berkaitan dengan operasional perusahaan. Berikut pengertian tentang prosedur kerja, tata kerja, dan sistem kerja.

Prosedur kerja adalah serangkaian tata kerja yang saling berkaitan satu sama lain sehingga menunjukan adanya suatu urutan tahap demi tahap dan jalan yang harus di tempuh dalam rangka untuk menyelesaikan suatu bidang tugas tertentu.

Tata kerja adalah cara-cara pelaksanaan kerja yang dilakukan seefisien mungkin atas sesuatu tugas dengan mengingat segi-segi tujuan, fasilitas, tenaga kerja, peralatan, waktu, ruang dan biaya yang tersedia.

Sistem kerja adalah serangkaian tata kerja dan prosedur kerja yang kemudian membentuk suatu kebulatan pola tertentu dalam rangka untuk melaksanakan sesuatu bidang pekerjaan.

Berdasarkan pengertian yang ada maka manfaat yang bisa didapatkan dari adanya prosedur kerja, tata kerja dan sistem kerja, antara lain yaitu:

1)      Melalui prosedur kerja, tata kerja, dan sistem kerja yang dibuat dengan tepat, maka dapat dilakukan standarisasi dan pengendalian kerja dengan sangat tepat pula.

2)      Prosedur kerja, tata kerja, dan sistem kerja sangat penting artinya karena merupakan penjabaran dari tujuan, sasaran, program kerja, fungsi-fungsi serta kebijakan ke dalam kegiatan-kegiatan pelaksanaan operasional perusahaan sehari-hari.

3)      Prosedur kerja, tata kerja, dan sistem kerja sangat bermanfaat baik bagi para pelaksana ataupun seluruh pihak yang berkepentingan untuk dijadikan sebagai panduan dalam bekerja.

Dalam penyusunan prosedur kerja, tata kerja dan sistem kerja, maka perlu diperhatikan beberapa hal berikut ini:

1)      Harus sesuai dengan kebijakan pimpinan dan kebijakan umum yang ditentukan pada tingkat yang lebih tinggi.

2)      Harus dinyatakan secara tertulis dan disusun secara sistematis serta dituangkan secara bentuk manual (dicetak).

3)      Harus bisa mendorong pelaksanaan kegiatan secara efisien serta menciptakan jaminan yang memadai bagi terjaganya sumber-sumber yang berada di bawah pengendalian organisasi.

4)      Harus dikomunikasikan atau diinformasikan secara sistematis kepada seluruh petugas atau pihak yang berkepentingan.

5)      Secara periodik harus ditinjau dan dievaluasi kembali serta jika perlu direvisi dan disesuaikan dengan kondisi terkini.

Secara umum pengaturan kebijakan prosedur kerja, tata kerja dan sistem kerja dapat dinyatakan sebagai berikut:

1)      Setiap pimpinan satuan organisasi wajib mengikuti petunjuk serta bertanggung jawab kepada atasan masing-masing dengan menyampaikan laporan berkala dengan tepat pada waktunya.

2)      Setiap pimpinan wajib menerapkan prinsip koordinasi, integrasi serta singkronisasi, baik dalam lingkungan instansi masing-masing ataupun dengan instansi atau kantor lain.

3)      Setiap pimpinan organisasi wajib mengolah serta memanfaatkan laporan guna bahan pengambilan keputusan, penyusunan laporan lebih lanjut serta memberikan petunjuk kepada bawahan.

4)      Dalam penyampaian suatu laporan, setiap satuan organisasi wajib memberikan tembusan kepada satuan organisasi lainnya yang secara fungsional memiliki hubungan kerja.

{|CATATAN| Setidaknya Anda perlu 2 artikel rekomendasi berikut untuk melengkapi pembahasan ini:
1) 11 Prinsip Penyusunan Prosedur Kerja
2) 7 Simbol dalam Prosedur Kerja dan Manfaatnya}

C.     Aturan Kerja di Perusahaan

Manajemen perusahaan mempunyai hak untuk berharap agar karyawannya mematuhi standar kode etik yang sewajarnya. Karyawan yang bertindak tidak sesuai atau diluar kewajaran bisa merusak jalannya bisnis perusahaan. Sangat berisiko jika manajemen beranggapan bahwa setiap karyawan sudah mempunyai pandangan yang sama dengannya. Oleh karena itu, salah satu cara terbaik untuk memperjelas mengenai apa yang diharapkan oleh manajemen terhadap karyawannya ialah dengan membuat aturan kerja yang umum.

Dalam hal ini Aturan Kerja adalah peraturan yang dibuat secara tertulis oleh perusahaan yang memuat hal-hal umum tentang perilaku di dalam bekerja. Aturan kerja berlaku bagi seluruh pegawai dan seluruh unsur yang terlibat dalam perusahaan, pimpinan perusahaan, atasan langsung pegawai, serta disesuaikan dengan peraturan dari departemen tenaga kerja dan transmigrasi.

Waktu dan Kehadiran Kerja

1)      Penetapan waktu kerja didasarkan kepada kebutuhan perusahaan dengan memperhatikan peraturan perundangan yang berlaku.

2)      Jam kerja di Perusahaan adalah 7 (tujuh) jam sehari dan 40 (empat puluh) jam seminggu.

3)      Waktu kerja di perusahaan adalah 6 (enam) hari dalam satu minggu.

4)      Waktu dan jam kerja di perusahaan diatur sebagai berikut:

Non Operasional

Hari Senin s/d jum’at:

jam 08.00 – 12.00

12.00 – 13.00 istirahat

13.00 – 16.00

Hari Sabtu : jam 08.00 – 13.00

Operasional

Hari dan jam kerja pegawai operasional diatur sesuai dengan kebutuhan operasi perusahaan dengan bekerja dalam shift (pagi, siang, malam) berdasarkan jadwal kerja yang sudah ditetapkan atasannya.

5)      Jam istirahat tidak diperhitungkan sebagai jam kerja.

6)      Setiap perubahan jam kerja oleh perusahaan diberitahukan sebelumnya kepada pegawai dengan tenggang waktu yang layak.

7)      Pekerjaan yang dilaksanakan lebih dari 7 (tujuh) jam sehari dan 40 (empat puluh) jam seminggu dihitung sebagai kerja lembur.

8)      Setiap pegawai wajib hadir dan mulai bekerja pada waktu hadir yang ditetapkan oleh perusahaan.

9)      Bagi pegawai yang melaksanakan tugas tertentu untuk kepentingan perusahaan berlaku jam kerja tersendiri sesuai dengan sifat pekerjaan.

10)  Keterlambatan masuk kerja ataupun meninggalkan tempat kerja sebelum jam kerja berakhir serta ketidakhadiran sehari penuh dianggap sebagai pelanggaran tata tertib kecuali dengan izin tertulis atasan langsung dengan alasan-alasan yang dapat diterima.

11)  Pegawai mencatatkan sendiri kehadirannya pada waktu hadir yang disediakan oleh perusahaan setiap masuk ke dan pulang dari tempat kerja. Pegawai yang menyuruh orang lain untuk mencatatkan waktu hadirnya dianggap melakukan pelanggaran tata tertib.

12)  Pada waktu kerja pegawai diwajibkan memakai Kartu Tanda Pengenal Pegawai (ID Card) selama dalam lingkungan perusahaan atau memakai papan nama (Name Tage) yang ditempatkan sebelah kiri atas dari kemeja atau blouse untuk wanita.

13)  Pegawai yang tidak masuk kerja karena sakit ataupun karena alasan lain yang bisa diterima perusahaan wajib memberitahukan kepada atasannya paling lambat pada saat yang masuk kerja. Jika ketidakhadiran karena sakit lebih dari 2 (dua) hari maka diwajibkan memberikan surat keterangan dokter segera mungkin atau setelah masuk kerja kembali. Dan untuk hal-hal lainnya pegawai diwajibkan membuat pemberitahuan tertulis.

14)  Setiap pegawai yang akan meninggalkan kantor atau tempat kerja ataupun tidak masuk kerja harus memperoleh izin dari bagian personalia serta mengisi formulir izin.

Pakaian Seragam

1)      Pegawai tertentu yang karena tugasnya demi keseragaman diharuskan mengenakan seragam kerja.

2)      Setiap pegawai yang mendapatkan pakaian kerja/seragam diwajibkan mengenakannya selama waktu kerja.

3)      Pakaian kerja disediakan oleh perusahaan untuk periode kerja tertentu sesuai dengan standar kualitas perlengkapan kerja yang berlaku serta diatur dalam peraturan tersendiri.

4)      Pada wakktu kerja pegawai diwajibkan mengenakan pakaian kerja yang rapi dan sopan.

Keselamatan dan Kesehatan Kerja

1)      Setiap pegawai wajib menggunakan alat-alat keselamatan kerja dan juga mematuhi ketentuan-ketentuan tentang keselamatan & perlindungan kerja yang berlaku.

2)      Jika pegawai menemui hal-hal yang bisa membahayakan terhadap keselamatan pegawai dan perusahaan agar segera melaporkan kepada pimpinan atau atasan.

3)      Setiap pegawai diwajibkan memelihara alat maupun perlengkapan kerja milik perusahaan dengan baik dan teliti.

4)      Setiap pegawai diwajibkan ikut menjaga ketertiban, kebersihan, keamanan, dan keselamatan kerja di tempat kerja maupun di lingkungan kerjanya.

5)      Setiap pegawai dilarang membawa, memindahkan dan meminjamkan alat dan/atau perlengkapan milik perusahaan tanpa izin yang berwenang.

Kewajiban Pokok Pegawai

1)      Setiap pegawai wajib melaksanakan perintah dan petunjuk dari atasan dengan penuh tanggung jawab.

2)      Memelihara dan menjaga barang-barang milik perusahaan yang digunakan atau dipercayakan kepadanya.

3)      Mentaati tata tertib dan peraturan perusahaan serta ketentuan-ketentuan yang berlaku.

4)      Menyimpan dan menjaga kerahasiaan seluruh keterangan yang didapat dalam pelaksanaan pekerjaanya.

5)      Memberikan keterangan atau laporan yang sebenarnya tentang pekerjaan kepada perusahaan dalam hubungan dengan tugasnya.

6)      Mengemukakan saran-saran yang bermanfaat bagi perusahaan kepada atasannya ataupun melalui saluran lain yang ditetapkan.