Strategi Komunikasi yang Efektif

Strategi Komunikasi Efektif

Strategi Komunikasi yang Efektif - Komunikasi yang Efaktif adalah komunikasi yang terjadi apabila ada aliran informasi dua arah antara komunikator dan komunikan, dan informasi tersebut sama-sama direspon sesuai dengan harapan kedua pelaku komunikasi tersebut (komunikator dan komunikan).

Komunikasi yang efektif tidak akan tercipta tanpa adanya sebuah strategi komunikasi. Lebih jauh, setidaknya terdapat lima aspek yang harus dipahami dalam membangun komunikasi yang efektif, antara lain yaitu :

1)    Kejelasan (clarity), yaitu bahasa atau informasi yang akan disampaikan harus jelas. Kejelasan informasi yang disampaikan akan memudahkan komunikan mencerna apa maksud dari informasi yang disampaikan.

2)    Ketepatan (accuracy), yaitu bahasa dan informasi yang disampaikan harus betul-betul akurat/tepat. Ketepatan juga penting untuk mencegah terjadinya disinformasi.

3)    Konteks (contex), yaitu bahasa dan informasi yang disampaikan harus sesuai dengan keadaan serta lingkungan dimana komunikasi itu terjadi. Terkadang bahasa dan informasi yang disampaikan ke satu orang akan berbeda penyerapannya dengan orang lain, maka kejelasan konteks sangat ditekankan disini.

4)    Alur (flow), dalam hal ini keruntutan alur bahasa dan informasi akan sangat berarti dalam menjalin komunikasi yang efektif dan efisien.

5)    Budaya (culture), disini aspek budaya tidak hanya menyangkut tentang bahasa dan informasi saja, melainkan juga tata krama atau etika.

Strategi Komunikasi yang Efektif

Komunikasi yang efektif tidak akan tercipta tanpa adanya sebuah strategi komunikasi. Dalam hal ini terdapat beberapa strategi yang perlu diperhatikan dalam menciptakan suatu komunikasi yang efektif, antara lain yaitu :

1)    Ketahui tujuan. Sebelum memulai sebuah komunikasi, maka ketahui terlebih dahulu apa tujuan dari komunikasi tersebut. Dalam hal ini, tujuan berkomunikasi akan sangat menentukan bagaiman nantinya dalam cara menyampaikan informasi.

2)    Ketahui lawan/mitra bicara (audience). Dengan mengetahui mitra bicara, maka kita dapat memilih kata-kata yang cocok untuk digunakan dalam menyampaikan informasi atau buah pikiran kita. Pastinya bahasa yang digunakan harus sesuai dengan bahasa yang mudah dipahami oleh audience.

3)    Perhatikan konteks. Pada saat kita melakukan komunikasi keadaan atau lingkungan akan sangat berperan dalam memperjelas informasi yang disampaikan, maka perhatikanlah konteksnya.

4)    Pelajari kultur. Kultur, budaya, habit atau kebiasaan orang ataupun masyarakat secara luas juga perlu diperhatikan ketika berkomunikasi.

5)    Pahami bahasa. Memahami bahasa orang yang menjadi mitra komunikasi akan membuat mitra komunikasi kita merasa mendapat penghargaan dari kita sebagai lawan bicara.

Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Komunikasi yang Efektif

Ada beberapa faktor yang dapat mempengaruhi kelancaran dan hambatan dalam berkomunikasi, antara lain yaitu:

1)   Faktor Pengetahuan

Ketika seseorang memiliki pengetahuan yang luas maka akan semakin banyak perbendaharaan kata yang ia miliki dan dapat ia gunakan untuk memberikan dorongan agar dapat berbicara lebih lancar.

2)   Faktor Pengalaman

Semakin banyak pengalaman yang dimiliki seseorang, maka semakin ia akan terbiasa dalam menghadapi sesuatu. Seseorang yang sering menghadapi massa dan sering berbicara di depan umum, maka ia akan semakin lancar berbicara dalam keadaan apapun dan dengan siapapun.

3)   Faktor Intelegensi

Seseorang dengan intelegensi yang tinggi biasanya akan berbicara dengan lancar, sebeliknya orang yang intelegensinya rendah biasanya kurang lancer dalam berbicara, hal ini karena ia kurang mempunyai perbendaharaan kata dan bahasa yang baik. Cara berbicaranya terkadang terputus-putus, bahkan diantara kata yang satu dengan kata lainnya tidak atau kurang ada relevansi.

4)   Faktor Kepribadian

Biasanya orang yang memiliki sifat pemalu dan kurang pergaulan biasanya akan kurang lancar dalam berbicara.

5)   Faktor Biologis

Dalam hal ini, kelumpuhan organ berbicara bisa mengakibatkan kelainan, seperti misalnya:

a)    Berbicara tidak jelas (sluring), yang disebakan karena bibir sumbing, rahang, dan lidah tidak aktif.

b)    Sulit mengatakan kata desis (lipsing) karena adanya kelainan pada rahang, bibir, ataupun gigi.

c)    Berbicara ragu-ragu, gagap yang disebabkan tidak biasa berbicara dengan orang banyak, sifat pemalu.

Berbicara mengenai komunikasi, sebuah riset menunjukkan bahwa dalam komunikasi verbal, khususnya pada saat presentasi, keberhasilan dalam meyampaikan informasi 55% ditentukan oleh bahasa tubuh (body language), isyarat, postur, dan kontak mata, sementara 38% ditentukan oleh nada suara dan hanya sebesar 7% saja yang ditentukan oleh kata-kata (Mechribian dan Ferris seperti dikutip oleh Endang Lestari dan MA. Mailiki). Sementara itu, riset lain juga menunjukkan hal menarik dimana komunikasi ternyata akan lebih efektif jika disampaikan secara bersamaan antara bahasa lisan dan bahasa tulisan.

Lebih jauh jika berbicara mengenai komunikasi non verbal, agar komunikasi non verbal bisa dibangun dengan efektif, maka beberapa hal ini perlu menjadi pertimbangan, antara lain yaitu :

1)   Cara Berpakaian

Cara berpakian seseorang bisa mengkomunikasikan siapa dan apa status orang tersebut, baik itu dalam pekerjaan sehari-hari ataupun dalam waktu tertentu (rapat, pesta, kunjungan resmi atau tidak resmi, dan sebagainya).

2)   Waktu

Pada saat berkomunikasi waktu merupakan sebuah hal yang sangat penting maka dari itu hendaknya dimemanfaatkan dengan sebaik-baiknya.

3)   Tempat

Pemilihan tempat yang baik juga harus diperhitungkan agar tujuan komunikasi dapat dicapai, jangan sampai kita melakukan komunikasi ditempat yang tidak semestinya atau kurang mendukung.

 

Sementara itu, komunikasi didunia kerja yang sering dilakukan ialah komunikasi internal antara atasan dan bawahan, ataupun dengan rekan kerja. Komunikasi ke atas ialah komunikasi yang dilakukan dari tingkat yang lebih rendah (bawahan) ke tingkat yang lebih tinggi (penyelia) dan biasanya berbentuk sebuah pertanyaan, feedback, saran ataupun usulan. Komunikasi ke atas sangat penting, terutama untuk:

1)    Memberi informasi berharga untuk bahan pembuatan keputusan.

2)    Membantu pegawai mengatasi masalah pekerjaan mereka.

3)    Memberitahu penyelia kapan bawahan siap untuk menerima informasi.

4)    Menumbuhkan apresiasi dan loyalitas pada organisasi dengan memberi kesempatan kepada para pegawai untuk mengajukan pertanyaan dan menyumbang sebuah gagasan.

5)    Mendorong keluh kesah muncul ke permukaan sehingga penyelia tahu apa yang selama ini menganggu mereka.

6)    Mengizinkan penyelia untuk dapat menentukan apakah bawahannya memahami apa yang diharapkan dari aliran informasi.

Selain itu ada juga yang dinamakan dengan komunikasi kebawah, komunikasi kebawah ialah informasi yang mengalir dari jabatan berotoritas tinggi ke otoritas lebih rendah. Informasi dari atasan ke bawahan dalam hal ini biasanya berupa :

1)    Informasi tentang dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan.

2)    Informasi tentang bagaimana melakukan pekerjaan.

3)    Informasi tentang kebijakan dan praktik organisasi.

4)    Informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas (sense of mission).

5)    Informasi tentang kinerja pegawai.

Strategi Komunikasi Bisnis yang Efektif

Komunikasi bisnis akan melibatkan pertukaran informasi secara terus-menerus, dalam arti bahwa ini merupakan sebuah proses yang terus-menerus. Lebih banyak bisnis yang diperluas, maka lebih besar tekanan yang diterima bisnis tersebut untuk menemukan cara untuk berkomunikasi yang lebih efektif bersama para pekerja dan dengan masyarakat luar secara umum. Bisa dikatakan bahwa bisnis dan komunikasi berjalan dengan beriringan.

Tanpa adanya komunikasi bisnis yang efektif, seorang manajer tidak akan bisa melaksanakan fungsi-fungsi dasar dari manajemen secara efisien. Bisa katakan bahwa komunikasi ini adalah darah kehidupan bagi sebuah organisasi.

Dalam hal ini untuk menciptakan komunikasi yang baik di dalam sebuah bisnis, maka hal-hal berikut harus selalu diperhatikan, antara lain yaitu:

1)    Setiap komunikasi dalam bisnis, entah itu dalam bentuk tulisan ataupun lisan, harus selalu disusun secara logis. Dengan kata lain ia harus mempunyai permulaan yang baik, pokok (isi) yang baik, dan juga akhir yang efektif.

Katakanlah dalam surat bisnis atau pidato bisnis, komunikasi harus diawali dengan cara yang sedemikian rupa sehingga pendengar dapat tertarik dan memberikan perhatiannya pada pesan tersebut.

Selain itu, isi dari komunikasi harus dapat menyampaikan pesan inti komunikasi itu sendiri. Komunikasi harus berakhir dengan cara yang sedemikian rupa sehingga pendengar dapat mengetahui apa yang diharapkan dari komunikasi tersebut serta mereka dapat memperoleh pemahaman dari pesan yang disampaikan.

2)    Komunikasi harus jelas dan ringkas. Dalam hal ini, pemakaian kata-kata yang tidak jelas harus diminimalisir atau dihindari. Pilihlah kata-kata yang sedemikian rupa sehingga dapat mengatasi perbedaan budaya.

3)    Cara berkomunikasi yang benar harus digunakan. Dalam hal ini, cara yang memperhitungkan waktu acuan dan kendala-kendala biaya. Saluran komunikasi yang tepat juga bergantung pada banyaknya formalitas dan kecepatan umpan balik yang diperlukan.

4)    Komunikasi harus sopan. Perilaku yang sopan dan penuh perhatian merupakan inti dari komunikasi bisnis.

5)    Komunikasi bisnis harus mempengaruhi dan persuasif.

6)    Menggunakan bahasa tubuh yang positif. Contohnya selama pertemuan dan wawancara seringlah memberikan senyuman yang menyenangkan, mempertahankan kontak mata, membuat semuanya merasa senang, dan lain sebagainya.

7)    Cobalah menggunakan lebih banyak kata “Anda” daripada “Saya”. Hal ini akan membuat pendengar atau penerima pesan merasa memiliki arti penting.

8)    Fakta-fakta yang diungkapkan tidak boleh menjadi parsial, fakta-fakta harus lengkap, baru, dan tidak ketinggalan jaman. Penerima pesan mungkin akan kebingungan atau bisa mengambil tindakan yang salah apabila fakta-fakta tidak lengkap.

9)    Jadilah pendengar yang aktif. Kualitas komunikasi akan bertambah baik apabila seseorang menjadi pendengar yang baik. Dengarkanlah setiap kata yang diucapkan secara positif, berpikiran terbuka dan penuh perhatian.

10) Umpan balik merupakan komponen integral dari komunikasi. Tanpa adanya umpan balik, tidak mungkin untuk mengetahui apakah penerima pesan memahami pesan yang disampaikan sesuai dengan keinginan atau tidak.

11) Selain pokok-pokok yang sudah disebutkan dari proses komunikasi ini, kita juga harus mau mengatasi segala rintangan yang bisa mempengaruhi proses komunikasi.