Teknik Komunikasi Melalui Berbagai Media

Teknik Komunikasi Melalui Berbagai Media (Telepon, Surat, Faximile, E-mail, E-commerce)

Teknik Komunikasi Melalui Berbagai Media - Banyak cara yang bisa dilakukan dalam melakukan komunikasi. Komunikasi tidak hanya dapat dilakukan secara lisan, akan tetapi juga bisa dilakukan secara tertulis melalui media. Berikut beberapa teknik yang bisa diterapkan dalam berkomunikasi melalui media.

1.   Komunikasi Melalui Telepon

Komunikasi melalui telepon memang tidak mengharuskan untuk berhadapan secara langsung dengan orang yang kita ajak bicara akan tetapi etika dalam bertelpon tetap tidak boleh diabaikan. Dalam hal ini, hal tepenting dalam berkomunikasi melaui telepon yaitu suara yang jelas, tegas, tetapi terkesan ramah, hangat, dan bersahabat, serta tidak bernada emosi.

Hal-Hal yang Perlu Diperhatikan dalam Komunikasi Melalui Telepon

Beberapa hal penting dan harus kita perhatikan dan kita laksanakan terkait dengan etiket bertelepon di tempat kerja antara lain sebagai berikut :

1)    Jangan menggunakan telepon di tempat kerja untuk kepentingan pribadi ataupun telalu lama berbicara dengan penelepon.

2)    Jangan biarkan telepon berdering terlalu lama, maksimal hanya tiga kali berdering maka segera angkat telepon dan jawablah dengan sopan.

3)    Jangan memulai pembicaraan dengan kata “halo” namun dengan langsung menyebutkan nama organisasi atau perusahaan tempat kita bekerja.

4)    Berusahalah untuk mendengarkan lawan bicara, jangan melamun ataupun bersikap tidak tertuju atau tidak fokus pada pembicaraan.

5)    Bicaralah dengan tempo yang sedang, tidak terlalu cepat ataupun telalu lambat.

6)    Usahakan untuk sigap menanggapi maksud pembicara dengan cepat dan memberi kesan bahwa orang yang kita ajak bicara merasa diperhatikan seperti halnya ketika kita sedang berhadapan langsung dengannya.

7)    Jangan mengucapkan kata-kata yang menyinggung perasaan, bicaralah dengan sikap yang menyenangkan.

8)    Jika kita menelepon, kita harus siap menyebut nama dan jabatan orang yang akan dituju, selain pokok pembicaraannya. Jangan sampai sesudah menghubungi nomor tertentu, kemudian kebingungan harus berbicara dengan siapa.

9)    Jika kita menelepon seseorang, kita bisa menanyakan apakah saat ini memang waktu yang tepat untuk berbicara atau tidak. Bisa jadi orang yang kita tuju sedang sibuk, sehingga kita terpaksa menggangu di sela-sela kesibukkannya, jangan sampai itu terjadi.

10) Bicaralah seperlunya sesuai dengan maksud pembicaraan, dan juga jangan bicara di telepon sambil makan ataupun berdecak.

11) Catatlah semua poin pesan yang disampaikan.

12) Jika perlu, mIntalah nomor teleponnya, sekaligus juga meminta maaf apabila membuat kesalahan ketika melakukan pembicaraan dalam telepon.

13) Akhirilah pembicaraan dengan tepat. Jangan lupa untuk mengucapkan kata “terima kasih” (thank you) dan “kembali” (you are welcome), serta mengucapkan salam “selamat pagi” ataupun “selamat siang” ketika mengakhiri pembicaraan.

14) Terakhir, letakanlah gagang telepon dengan pelan.

Hal-Hal yang Harus Dihindari dalam Berkomunikasi Melalui Telepon

Berikut beberapa hal yang harus dihindari ketika kita berkomunikasi melalui telepon :

1)    Menggunakan bahasa informal, terutama kepada orang yang belum akrab ataupun belum tahu siapa orang yang berbicara di telepon.

2)    Berbicara sambil makan sesuatu atau mengunyah sesuatu.

3)    Berbicara dengan orang lain selagi berbicara di telepon.

4)    Berbicara terlalu banyak basa-basi.

5)    Berbicara dengan nada memerintah.

6)    Berbicara dengan nada kasar atau membentak.

7)    Penelepom dibiarkan menunggu terlalu lama, tanpa penjelasan, hanya bunyi musik yang diperdengarkan.

8)    Nada dan intonasi terkesan malas atau tak ramah.

9)    Penelepopn ditransfer berkali-kali atau ditransfer ke alamat yang salah.

2.   Komunikasi Melalui Surat

Meskipun perkembangan teknologi komunikasi dan informasi sangat pesat, namun komunikasi melalui surat-menyurat dalam dunia bisnis masih memiliki peranan penting. Komunikasi melalui surat pada umumnya berkaitan dengan pengiriman pesan kepada supplier, pelanggan, ataupun mitra bisnis lain. Contohnya seperti : surat undangan, surat penagihan, surat konfirmasi utang/piutang, dan surat lainnya.

Hal-Hal yang Perlu Diperhatikan dalam Komunikasi Melalui Surat

Berikut adalah beberapa hal yang harus diperhatikan dalam komunikasi bisnis melalui surat :

1)    Menggunakan bahasa formal yang dapat dimengerti oleh penerima surat.

2)    Menggunakan kertas berkop/kepala surat yang menunjukkan instansi/perusahaan yang mengirimkan surat. Kop surat ini umumnya minimal berisi nama dan alamat instansi/perusahaan.

3)    Mencamtumkan tanggal, momor dan pokok surat disertai tanda tangan oleh pihak yang berhak daripada instansi/perusahaan.

4)    Surat bisa dikirim melalui kurir perusahaan, jasa pengiriman pos, faximile ataupun melalui e-mail sesuai urgensi isi surat.

Syarat Penulisan Surat Bisnis yang Baik

Agar surat yang dikirim mendapatkan tanggapan yang positif, maka dalam penulisannya harus memperhatikan syarat-syarat sebagai berikut :

1)    Gunakan tata bahasa yang baku

2)    Pahami permasalahan yang ditulis dengan baik

3)    Pahami peraturan-peraturan yang ada kaitannya dengan pesan akan disampaikan atau ditulis

4)    Gunakan istilah-istilah yang umum digunakan dalam surat

5)    Gunakan bahasa yang sederhana dan singkat

6)    Gunakan kata-kata yang tepat

7)    Gunakan bahasa yang sopan dan hormat

8)    Jangan menggunakan singkatan yang tidak umum digunakan dalam surat menyurat

9)    Ungkapakan isi surat secara rinci dan jelas agar tidak terjadi kesalahan tafsir atau salah pengertian.

Langkah-Langkah Penyusunan Surat Bisnis

Ketika menulis surat bisnis, maka langkah-langkah dalam menyusun surat bisnis yang baik berikut ini perlu diperhatikan :

1)    Menentukan tujuan

2)    Pencatatan masalah-masalah yang akan dikemukakan

3)    Menyusun masalah-masalah secara sistematis sesuai dengan urutannya

4)    Menjabarkan masalah-masalah no.3 dalam kalimat atau konsep surat

3.   Komunikasi Melalui Faximile

Faximile ialah sebuah alat untuk mengirim dokumen melalui mesin fax. Dalam dunia bisnis, komunikasi melalui faximile relatif sering dilakukan baik itu untuk mengirim surat ataupun dokumen lainnya. Selain karana kecepatannya dalam mengirim copy dokumen/surat kepada pihak tertuju, komunikasi melalui faximile juga relatif ekonomis.

Dalam hal ini, terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan dalam berkomunikasi melalui fax, antara lain yaitu :

a)    Pastikan nomor faximile yang dituju sudah tepat, hal ini karena kesalahan penulisan satu angka saja akan membuat pesan tidak sampai pada tujuan.

b)    Jangan lupa untuk menuliskan nama, bagian dan jabatan orang yang dituju untuk menerima fax pada dokumen yang akan dikirim.

c)    Apabila dokumen yang akan difax adalah dokumen penting yang tidak boleh ditulisi atau bisa rusak bila dimasukkan ke dalam mesin fax, maka fotocopylah terlebih dahulu dokumen tersebut. Lalu gunakan copyan dokumen tersebut sebagai dokumen yang akan difax.

d)    Pastikan dokumen telah terkirim dengan melihat status pengiriman pada mesin fax.

e)    Setelah itu lakukanlah konfirmasi melalui telepon ataupun pesan singkat untuk memastikan bahwa dokumen yang difax telah diterima.

4.   Komunikasi Melalui Surat Elektronik (E-mail)

Pada tahun 1961, produk pengembangan teknologi informasi ini tercipta, dan sekarang tampaknya sudah menjadi bagian hidup masyrakat luas, khususnya mereka yang bekerja dan hidup dengan teknologi informasi sebagai pendukung kehidupannya.

E-mail adalah sebuah mekanisme komunikasi yang merupakan bagian dari ragam bahasa tulisan. Email seperti sebuah surat yang dielektronisasikan, sesuai dengan kepanjangannya, electronic mail. E-mail memberi banyak keuntungan dari sisi efisiensi biaya, kecepatan penyebaran informasi e-mail tidak bisa disangkal telah menjadi perangkat komunikasi esensial bagi perusahaan, selain biayanya yang lebih rendah untuk pengguna yang banyak, perlindungan aset informasi milik perusahaan berupa email juga dirasa dan diyakini lebih terjamin.

Berikut beberapa tips yang bisa dilakukan ketika berkomunikasi melalui e-mail :

a)    Sebelum mengirim, pastikan alamat e-mail yang dituju sudah tepat. Hal ini karena kesalahan penulisan satu huruf saja bisa membuat pesan tidak akan sampai pada tujuan.

b)    Gunakanlah kata-kata yang padat, jelas, dan tidak terlalu bertele-tele. Apabila yang dikirim berupa dokumen, maka e-mail hanya berisi pengantar saja sementara dokumen dilampirkan pada attachment.

c)    Apabila email ditujukan untuk dikirimkan ke beberapa alamat, maka anda bisa memanfaatkan cc (copy carbon) atau bcc (black copy carbon) agar orang yang dikirimi tidak akan mengetahui kemana saja email tersebut dikirim.

d)    Pastikan email telah terkirim dengan melihat status pengiriman.

e)    Lakukanlah konfirmasi melalui telepon atau pesan singkat untuk memastikan bahwa email telah diterima.

5.   Komunikasi Bisnis Melalui E-Commerce

Searah dengan perkembangan jaman yang semakin pesat, sekarang ini cara dan sarana yang digunakan untuk berdagang juga ikut berkembang. Bentuk perdagangan terbaru yang sedang trand sekarang ini adalah E-Commerce.

E-commerce secara umum dapat didefinisikan sebagai segala bentuk transaksi perdagangan atau perniagaan barang dan jasa dengan memanfaatkan media elektronik sebagai perantaranya. Media elektronik yang popular digunakan saat ini adalah melalui internet dengan website dan aplikasi smartphone sebagai medianya. Tidak menutup kemungkinan juga dengan perkembangan teknologi di masa depan, akan ada media lainnya yang lebih canggih akan muncul.

Dalam e-commerce, para pihak yang melakukan kegiatan perdagangan / perniagaan dalam hal ini penjual dan pembeli terhubung melalui media internet, dimana para penjual akan mempelihatkan barang dagangannya melalui foto ataupun video dengan menerangkan spesifikasi barangnya untuk menarik perhatian para pembeli.

E-commerce adalah kegiatan bisnis yang menghubungkan perusahaan, konsumen dan suatu komunitas melalui transaksi elektronik dimana mereka dapat melaklukan perdagangan barang, layanan dan informasi yang dilakukan secara elektronik. E-commerce dapat digunakan sebagai media transaksi bisnis antara perusahaan dengan perusahaan lainnya, antara perusahaan dengan pelanggan, ataupun antara perusahaan dengan institusi yang bergerak dalam pelayanan publik.

Lebih jauh jika berbicara mengenai e-commerce, sistem E-commerce sendiri dapat diklasifikasikan kedalam tiga tipe aplikasi, antara lain yaitu :

a)   Electronic Markets (EMs)

Electronic markets adalah sebuah sarana yang memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk melakukan ataupun menyajikan penawaran dalam sebuah segmen pasar, sehingga pembeli bisa membandingkan berbagai macam harga yang ditawarkan.

Sementara dalam pengertian lain, electronic markets ialah sebuah sistem informasi antar organisasi yang menyediakan fasilitas bagi para penjual dan pembeli untuk bertukar informasi mengenai harga dan produk yang ditawarkan.

Keuntungan fasilitas electronic markets ini bagi pelanggan adalah pelanggan dapat lebih efisien dalam hal waktu, sementara bagi penjual bisa mendistribusikan informasi tentang produk dan service yang ditawarkannya dengan lebih cepat sehingga bisa menarik lebih banyak pelanggan.

b)   Elektronic Data Interchange (EDI)

Elektronic data interchange adalah sarana untuk mengefisienkan pertukaran data transaksi regular yang berulang dan dalam jumlah besar diantara organisasi-organisasi komersial. Secara formal, menurut International Data Exchabge Association (IDEA), EDI didefinisikan sebagai:

“Transfer data terstruktur dengan format standard yang telah disepakati, yang dilakukan dari satu sistem komputer ke sistem komputer lain dengan menggunakan media elektronik”.

Elektronic Data Interchange sangat luas penggunaaanya, pada umumnya dipergunakan oleh kelompok retail besar, ketika melaksanakan transaksi bisnis dengan para supplier mereka. Selain itu, EDI mempunyai standarisasi pengkodean transaksi perdagangan, sehingga organisasi komersial bisa berkomunikasi secara langsung dari satu sistem komputer ke sistem komputer lainnya, tanpa membutuhkan hardcopy ataupun faktur, sehingga akan terhindar dari penundaan, dan kesalahan yang tidak disengaja ketika dalam penanganan berkas dan intervensi dari manusia.

Kelebihan dalam menggunakan EDI ialah dalam waktu pemesanan yang relatif singkat, mengurangi kesalahan, mengurangi biaya, respon dan pengiriman faktur yang cepat dan akurat serta pembayaran bisa dilakukan secara elektronik.

c)   Internet Commerce

Internet commerce adalah pemanfaatan internet yang berbasis teknologi informasi dan komunikasi untuk aktivitas perdagangan. Kegiatan ini, seperti halnya iklan dalam penjualan produk dan jasa. Dalam hal ini transaksi yang bisa dilakukan melalui internet commerce antara lain pemesanan atau pembelian barang dimana barang akan dikirimkan melalui pos ataupun sarana lain setelah uang yang disepakati ditransfer ke rekening penjual oleh pembeli.

Dalam hal ini, penggunaan internet sebagai media pemasaran dan saluran penjualan terbukti memberikan keuntungan, diantaranya yaitu:

1)    Harga relatif lebih murah hal ini karena membuat situs di internet jauh lebih murah dibandingkan dengan membuka outlet retail di suatu tempat

2)    Untuk beberapa produk tertentu menawarkannya melalui internet diarasa lebih sesuai

3)    Pembelian melalui internet selalu akan diikuti dengan layanan pengantaran barang yang sampai di tempat pemesan (pembeli).

Karakteristik E-Commerce

Berbeda halnya dengan transaksi perdagangan biasa, transaksi e-commerce mempunyai beberapa karakteristik tertentu yang sangat khusus, karakteristik tersebut antara lain :

1)   Transaksi Tanpa Batas

Sebelum adanya internet, batas-batas jarak, wilayah, dan geografi seringkali menjadi penghalang suatu perusahaan ataupun individu yang ingin go-international, sehingga saat itu hanya perusahaan atau individu yang bermodal besar saja yang bisa memasarkan produknya ke luar negeri. Akan tetapi sekarang ini, dengan internet pengusaha kecil dan menengah juga bisa memasarkan produknya ke luar negeri. Cukup dengan membuat situs web, menjualnya di aplikasi e-commerce ataupun dengan memasang iklan di situs internet, sehingga pelanggan dari seluruh dunia bisa mengakses informasi produk yang ditawarkan dan melakukan transaksi secara online.

2)   Transaksi Anonim

Penjual dan pembeli dalam transaksi melalui internet tidak harus bertemu secara bertatap muka secara langsung satu sama lain. Penjual tidak membutuhkan nama dari pembeli sepanjang pembayarannya sudah diotorisasi oleh penyedia layanan sistem pembayaran yang ditentukan.

3)   Produk Digital dan Non Digital

Produk digital seperti software, musik dan produk lainnya yang sifatnya digital, bisa dipasarkan melalui internet dengan cara mendownloadnya secara elektronik. Selain itu dalam perkembangannya obyek yang ditawarkan melalui internet sekarang ini juga hampir setiap barang dijual di internet.

4)   Produk Barang Tak Berwujud

Selain produk digital, banyak juga perusahaan yang bergerak dibidang e-commerce menawarkan barang yang tidak berwujud (intangible) seperti misalnya software, data, dan ide.

Implementasi e-commerce dalam dunia industri, semakin lama semakin berkembang pesat, tidak hanya memberikan kemudahan dalam bisnis namun juga mengubah susunan kompetisi menjadi semakin dinamis dan global. Dalam hal ini, perkembangan teknologi tidak hanya dapat mendukung kelancaran dan keberlangsungan aktivitas bisnis, tetapi juga turut menciptakan industri baru dalam komunikasi bisnis.

Adanya e-commerce, telah menciptakan komunitas tersendiri yang dinamakan dengan Komunitas Bisnis Elektronik (electronic business community). Dimana komunitas ini memanfaatkan cyberspace sebagai sarana tempat bertemu, berkomunikasi dan berkoor­dinasi secara intensif dengan memanfaatkan media dan infrastruktur telekomuni­kasi dan teknologi informasi dalam menjalankan kegiatan sehari-hari.

Seperti halnya dalam masyarakat tradisional, pertemuan antar berbagai pihak dengan be­ragam kepentingan secara natural membentuk sebuah pasar tersendiri dalam hal ini tempat bertemunya permintaan (demand) dan penawaran (supply).

Dengan perkemban­gan teknologi e-commerce yang sangat pesat, transaksi bisa dengan mudah dilakukan meskipoun kedua pihak yang bertransaksi berada dilokasi yang jauh sekalipun.

Sementara itu, banyak orang baranggapan bahwa e-commerce dan e-bisnis itu sama. Memang isti­lah e-commerce dan e-bisnis ini terlihat mirim, akan tetapi secara teknis keduanya berbeda. E-commerce mempunyai pengertian yang lebih sempit jika dibanding­kan e-bisnis, dimana e-commerce merupakan sub perangkat atau bagian dari e-bisnis. Sementara E-bisnis mempunyai makna yang lebih luas dan merujuk pada penggunaan te­knologi untuk menjalankan bisnis yang memberikan hasil ataupun dampak besar terhadap bisnis secara keseluruhan.

Dalam hal ini, e-bisnis terjadi ketika perusahaan ataupun individu berkomunikasi dengan para klien atau nasabahnya secara e-mail, pemasarannya dilakukan melalui internet, menjual produk atau jasa melalui internet, promosi produk dan jasa melalui internet, dan sebagainya. Sedangkan E-commerce dalam hal ini mengacu pada pemanfaatan internet untuk belanja online, seperti halnya belanja produk atau jasa melalui internet. Sampelnya ialah ketika individu ataupun perusahaan membayar sejumlah uang melalui internet.

Dalam era e-bisnis, berbagai aktivitas mulai dari hal kecil yang sekedar pembicaraan tekstual sam­pai dengan transaksi bisnis dilakukan melintasi batas dan zona waktu yang hampir bersamaan. Dalam situasi seperti itu, peluang untuk menjalin relasi bisnis, persahabatan, maupun hal lainnya sangat terbuka lebar.

Di era globalisasi seperti sekarang ini, bisnis diselenggarakan dalam dukungan penuh sebuah kerja tim yang mempunyai kemampuan untuk memadukan keuletan bernegosiasi dengan wawasan (vision), fleksibilitas dengan fokus. kesabaran dan keuletan hati (tenacity).

Bisnis di era sekarang ini bisa dengan mudah melintasi jarak, keanekaragaman lingkungan dan waktu. Maka untuk bisa bersaing dan berhasil dalam era bisnis sekarang yang sangat dinamis, kita harus membekali diri dengan kemampuan, kesungguhan, inovasi, dan selalu siap dalam menghadapi perubahan lingkungan bisnis yang cenderung bergerak dengan cepat.

Di era sekarang, dunia bisnis menghadapi lingkungan persaingan yang cenderung berubah-ubah. Maka peran komunikasi bisnis menjadi semakin sangat penting, dalam hal ini kemampuan membaca, menafsirkan laporan dan informasi dari lingkungan, menyampaikan gagasan, baik lisan ataupun tulisan secara sistematik.

Selain itu di era sekarang, keterampilan lintas budaya menjadi sebuah tuntutan dan persyaratan, yang berupa kemampuan untuk berinteraksi dengan berbagai ragam budaya, gaya manajemen atau bisnis bangsa lain, kerjasama tim, baik intern ataupun dalam suatu aliansi strategis dengan mitra bisnis.

Internet telah menjadi sebuah media komunikasi yang memegang peran yang sangat penting dalam perkembangan bisnis sekarang dan kedepannya, dalam hal ini secara garis besar terdapat tiga aktivitas bisnis utama yang bisa dikomunikasikan lewat internet, antara lain yaitu : Membangun Produk, Aktivitas opersional dan Pelayanan Jasa.

Berikut berbagai aktivitas bisnis yang dapat dilakukan melalui internet, antara lain :

a)    Berbagi data internal

b)    Memperolah partner bisnis, dan pelanggan

c)    Rekruitmen calon pegawai

d)    Menemukan informasi eksternal (pihak luar)

e)    Promosi produk dan jasa

f)     Pembelian material dan peralatan

g)    Media kolaborasi dengan partner bisnis

h)    Fasilitas penunjang bagi pelanggan

i)      Publikasi perkembangan bisnis.

Selain itu, komunikasi bisnis berbasis internet bisa dilakukan dengan berbagai macam cara, diantaranya yaitu :

a)    Menggunakan e-mail

b)    Melalui video konferensi

c)    Diskusi melalui Milist (mailing list)

d)    Pesan singkat

e)    Membuat suatu group/komunitas

f)     Telepon / video call berbasis internet

g)    Transfer data/dokumen.