Tata Cara Penyimpanan Arsip Kantor

Tata Cara Penyimpanan Arsip Kantor

Arsip sangat penting bagi tata laksana kantor baik itu dalam instansi ataupun perusahaan. Arsip disebut juga sebagai kearsipan atau filling yang merupakan bagian dari kegiatan rutin seorang sekretaris. Arsip adalah salah satu alat otentik disebuah instansi atau perusahaan (kantor), seluruh dokumen atau arsip akan dipelihara dengan baik serta akan digunakan kembali apabila suatu saat dibutuhkan, sehingga penyimpanan arsip harus disusun dengan sedemikian rupa agar mudah dicari jika dibutuhkan.

Dengan pentingnya peran arsip untuk itu, perlu dibuat sistem arsip yang sistematis menurut kebutuhan instansi atau perusahaan (kantor). Dalam hal ini terdapat beberapa cara dalam pengarsipan, diantaranya yaitu:

1)      Dibagi kedalam kategori perkasus atau permasalah secara sistematis dan logis berdasarkan fungsi dan kegiatan instansi atau perusahaan. Klasifikasi arsip berguna untuk:

a)      Mengatur penyimpanan arsip secara logis dan sistematis.

b)      Mengelompokkan arsip yang masalahnya sama kedalam satu berkas.

c)      Memudahkan penemuan kembali arsip.

2)      Dibagi perelasi atau alamat. Yaitu dimasukkan kedalam arsip yang sama, meskipun kasusnya bermacam-macam.

3)      Teliti kebenaran dan kelengkapan arsip yang akan disimpan serta singkirkan bahan yang tidak perlu disimpan. Tentukan folder dan indeks, jika dibutuhkan buatlah petunjuk silang.

4)      Siapkan folder, lalu tulis kode dan indeks pada TAB folder sesuai dengan kode dan indeks arsip yang akan disimpan.

5)      Masukikan berkas arsip kedalam folder. Buat tunjuk silang jika pada suatu surat terdapat dua atau lebih masalah atau antara berkas yang satu dengan lainnya berkaitan.

6)      Simpan dan tata folder yang telah berisi berkas arsip ke dalam laci arsip dibelakang guide sesuai kode dan indeks.

Seluruh arsip sebaiknya dicatat, dengan cara yang sederhana namun efektif yaitu:

1)      Jika Anda menerima surat, bubuhkan stempel, tanggal, dan beri nomor urutnya.

2)      Catat surat ke dalam buku agenda dengan lengkap.

Penataan atau penyimpanan arsip adalah suatu sistem karena adanya suatu proses kerjasama, yakni proses pengaturan atau penyusunan surat dengan menggerakan elemen-elemen yang ada didalam aktivitas penyimpanan.

Dalam penyelenggaraan sistem kearsipan atau sistem filling yang baik, yang perlu dilakukan diantaranya yaitu:

1)      Sederhana dan praktis.

2)      Tidak memakan tempat, tata letak sarana atau perlengkapan dibuat seefektif dan seefisien mungkin.

3)      Surat yang disimpan hendaknya mudah dicapai agar mudah digapai.

4)      Fleksibel, mudah dikembangkan dan dilaksanakan.

5)      Ekonomis tidak berlebihan dalam pengeluaran biaya.

6)      Aman dan bebas dari kerusakan karena penyimpanan.

{|CATATAN| Karena pembahasan ini saling berkaitan, maka jangan lewatkan 7 artikel terkait berikut ini:
1) 10 Kompetensi Khusus Sekretaris
2) Langkah-Langkah dan Pelayanan Telepon
3) Membuat Surat dan Menerima Surat
4) Persiapan Penyelenggaraan Rapat
5) Cara Mempersiapkan Perjalanan Dinas Pimpinan Kantor
6) Menciptakan dan Mengembangkan Naskah Laporan
7) 10 Nilai-Nilai Moral Sekretaris}

Pola pelaksanaan penyimpan sistem filing pada umumnya melalui langkah sebagai berikut:

Klasifikasi → indeks → kode dengan instansi tertentu → sortir dokumen → penempatan ditempat penyimpanan → transfer → pemusnahan.

Pola pelaksanaan system pencarian kembali arsip :

Kode dokumentasi tertentu

↓

Menetapkan tempat dokumen

↓

Sortir dokumen yang dicari

↓

Diambil

↓

Dikembalikan ketempat semula

Tempat penyimpan arsip lembaran yang lain, yang sering dijumpai di instansi atau perusahaan antara lain yaitu:

1)      Lemari arsip (filing cabinet)

2)      Kotak indeks (index box)

3)      Lemari Sortir (sortir deks)

4)      Lemari filing tahan api (file resiting)

5)      Meja kartu (card desk)

6)      Folder

7)      Rak

8)      Odner

Mengelola arsip bisa dilakukan dengan berbagai cara yang disesuaikan dengan besar atau kecilnya suatu instansi/perusahaan. Dalam pelaksanaannya pengelolaan arsip bisa dilaksanakan dengan dua sistem yakni sistem buku agenda dan sistem kartu kendali.