10 Kompetensi Khusus Sekretaris

10 Kompetensi Khusus Sekretaris

Ada beberapa kompetensi khusus atau kemampuan yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris guna menunjang dan melancarkan pekerjaannya. Dalam hal ini setidaknya ada 10 kompetensi khusus sekretaris, antara lain yaitu:

1. Menerima Tamu dan Bertamu

Tamu adalah seseorang ataupun sekelompok orang yang datang untuk mengunjungi instansi/organisasi, untuk kepentingan pekerjaan baik itu kedinasan ataupun pribadi. Dalam hal ini tamu yang berkunjung ketempat kerja harus selalu dihormati dan dihargai. Tentu biasanya tamu yang datang ada keperluan yang berkaitan dengan kedinasan.

Tamu yang berkunjung harus dilayani dengan baik, tanpa membeda-bedakan. Oleh karenanya, tuan rumah harus berusaha untuk melayani tamu sebaik mungkin. Dalam hal ini menerima tamu ialah tugas utama seorang sekretaris. Dimana sekretaris harus bersikap sopan, ramah, dan bersedia untuk membantu memberikan informasi yang dibutuhkan oleh tamu.

Berikut ini merpakan hal-hal yang harus diperhatikan pada saat menemui tamu:

1)      Bersikap ramah memberikan salam dan menyapa.

2)      Menanyakan maksud kedatangannya, dan memberikan informasi yang sejelas-jelasnya.

3)      Jika tamu harus menunggu, usahakan agar tamu menunggu dengan suasana yang menyenangkan, berikanlah bacaan (majalah, surat kabar).

4)      Jika pejabat yang diinginkan tamu tidak ada di tempat maka usahakan tamu agar meninggalkan pesan atau catat segera serta memberitahukannya kepada pejabat yang dituju.

5)      Biasanya disebuah instansi atau perusahaan ada petugas khusus penerima tamu yang disebut sebagai Resepsionis. Tamu yang datang terlebih dahulu harus mengisi buku tamu. Hal ini untuk memudahkan petugas dalam menghubungi orang yang dituju oleh tamu.

Merencanakan Dan Menyusun Jadwal Penerimaan Tamu

Jadwal penerimaan tamu harus diatur secermat mungkin dan perlu dibuat catatan khusus. Buku tamu harus berisikan No, Telp, Tanggal, Waktu, Siapa, dan untuk tujuan apa tamu tersebut berkunjung. Hal ini untuk membantu mengingatkan pimpinan. Dan buatlah perjanjian atau pembatalan dengan tamu dan jika ada perubahan sampaikanlah secepatnya.

Kesalahan Yang Dihindari

Terdapat beberapa kesalahan yang harus dihindari dalam melayani tamu, antara lain yaitu:

1)      Kurang sabar dalam melayani tamu.

2)      Jangan duduk saat menerima tamu hendaklah berdiri.

3)      Hindari senda gurau, jangan berbisik-bisik ketika menerima tamu.

4)      Jangan makan pada saat menerima tamu.

5)      Janganlah berhias diri saat menerima tamu.

6)      Tidak memberikan keterangan yang lengkap kepada pimpinan tentang tamu.

2. Menerima Telepon dan Menelepon

Telepon berasal dari kata tele dan phone yang artinya jauh dan mendengar. Jadi, telepon yaitu berbicara dari jarak jauh. Telepon ialah alat komunikasi yang paling efektif. Oleh karena itu, permintaan akan telepon semakin meningkat. Telepon adalah bagian dari kehidupan manusia sarana penunjang bisnis. Pengguna telepon ada pada berbagai lapisan masyarakat, baik individu ataupun instansi. Sekarang ini telepon sudah banyak dimodifikasi, menjadi alat komunikasi yang multiguna serta beranekaragam model dan fungsi.

Etika Menangani Telepon

Salah satu pekerjaan sehari-hari seorang Sekretaris atau Resepsionis ialah menelepon dan menerima telepon. Sikap hormat dan ramah dalam menerima atau bertelepon sangat berpengaruh terhadap nilai seseorang. Maka bersikaplah wajar dan ramah dalam pembicaraan ditelepon.

Berbicara ditelepon harus tulus dan mau mendengarkan apa yang dikatakan oleh lawan berbicara Anda. Jika Anda berbicara ditelepon biasakan diri untuk tersenyum. Janganlah sekali-kali beranggapan bahwa orang yang menelepon tidak melihat Anda. Oleh karena itu, usahakan berikan kesan yang baik, jangan berbicara dengan tergesa-gesa atau marah. Berhati-hatilah agar nada kesal tidak sampai kentara pada suara Anda.

Suara Anda mewakili suara pimpinan dan perusahaan. Sering sekali orang yang menelepon menarik kesimpulan tentang pimpinan dan perusahaan berdasarkan relasi yang didapatkannya pada saat menelepon. Bisa saja akibat pelayanan telepon yang kurang menyenangkan dapat menghancurkan seluruh usaha perusahaan. Oleh karena itu, sikap yang baik dalam melayani telepon dapat memberikan nama baik kepada kantor dan perusahaan secara keseluruhan.

Sekretaris yang bertanggung jawab penuh atas kelancaran menerima telepon dan menelepon dapat membina hubungan baik antara kantor dengan kantor lain.

3. Membuat Surat

Surat adalah media komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi dari satu pihak kepada pihak lain, baik atas nama sendiri ataupun atas nama instansi/perusahaan. Isi surat atau informasi bisa berbentuk pertanyaan permintaan, saran, laporan, ataupun konsep yang disampaikan kepada pihak lain.

Lebih jauh kegiatan surat menyurat yang dilakukan secara terus-menerus antar pihak yang satu dengan pihak lain disebut dengan korespodensi. Supaya komunikasi melalui surat lebih efektif dan bisa mempelancar proses komunikasi, maka kedua belah pihak harus mempertahankan tata cara penulisan atau pembuatan surat, dalam artian bahwa:

1)      Surat memiliki tujuan dan maksud yang jelas.

2)      Isi surat harus jelas maksudnya.

3)      Surat ditulis dengan gaya bahasa yang baik dan sopan agar mudah dipahami.

4)      Pergunakanlah bahasa yang sesuai dengan pemahaman pihak penerima.

5)      Hindari penggunaan kalimat yang tidak perlu dan membingungkan.

6)      Tulis dan ketik surat dengan rapi agar si penerima surat tertarik untuk membacanya.

Bahasa surat yang ada dalam surat memegang peranan yang sangat penting dalam menentukan lancar tidaknya komunikasi. Oleh karena itu, bahasa surat adalah kunci dalam keberhasilan komunikasi dan sekaligus juga sebagai alat komunikasi yang efektif.

4. Menerima dan Menggandakan Surat

Bagi instansi atau perusahaan surat memegang peranan yang penting, hal ini karena hampir sebagian besar komunikasi dengan pihak luar maupun relasi dilaksanakan dengan surat menyurat. Surat menyurat merupakan pekerjaan kantor. Dalam hal ini istilah pekerjaan kantor pada dasarnya sama dengan tata usaha yang dalam bahasa inggris disebut sebagai office work atau clerical work, yakni seluruh rangkaian aktifitas seperti mencatat, menghimpun, mengelolah, menggandakan, mengirim, menyimpan keterangan yang dibutuhkan dalam setiap usaha dilakukan melalui surat.

Menurut GR. Terry

Pekerjaan kantor mencakup penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat tertulis dengan cepat guna menyediakan suatau landasan fakta sebagai tindakan kontrol dari pimpinan.

Menurut William Henry Leffinguell dan Edwin Robinson

Pekerjaan kantor adalah pekerjaan yang pertama-tama berkenaan dengan warkat dari badan usaha pembuatan warkat guna digunakan untuk keterangan dikemudian hari.

Dari kedua rumusan tersebut, bisa diketahui bahwa pekerjaan kantor berhubungan dengan pembuatan surat dan warkat, serta kegiatan lainnya yang bersifat memberi bantuan dan layanan kepada pihak yang mebutuhkan demi tercapainya tujuan instansi atau perusahaan.

Jadi dalam hal ini, kantor adalah pusat kegiatan pemikiran dan komunikasi yang menggerakkan seluruh jaringan. Di kantor terdapat bermacam pekerjaan yang menyangkut hidup matinya instansi atau perusahaan.

Untuk meningkatkan produktifitas pekerjaan kantor, maka perlu ditunjang oleh tenaga-tenaga yang terampil dan mempunyai kemampuan khusus agar mekanisme kerja sebuah kantor bisa berjalan secara efektif dan juga efisien.

Penanganan atau pengurusan surat ialah sentral dari kegiatan kantor. Bagian ini memegang peranan yang sangat penting dalam menggerakkan dan mengendalikan kegiatan sehari-hari yang berkaitan dengan surat menyurat.

5. Menata Arsip

Arsip sangat penting bagi tata laksana kantor baik itu dalam instansi ataupun perusahaan. Arsip disebut juga sebagai kearsipan atau filling yang merupakan bagian dari kegiatan rutin seorang sekretaris. Arsip adalah salah satu alat otentik disebuah instansi atau perusahaan, seluruh dokumen atau arsip akan dipelihara dengan baik serta akan digunakan kembali apabila suatu saat dibutuhkan, sehingga penyimpanan arsip harus disusun dengan sedemikian rupa agar mudah dicari jika dibutuhkan.

Dengan pentingnya peran arsip untuk itu, perlu dibuat sistem arsip yang sistematis menurut kebutuhan instansi atau perusahaan. Mengelola arsip bisa dilakukan dengan berbagai cara yang disesuaikan dengan besar atau kecilnya suatu instansi/perusahaan. Dalam pelaksanaannya pengelolaan arsip bisa dilaksanakan dengan dua sistem yakni sistem buku agenda dan sistem kartu kendali.

6. Mengatur Penggandaan dan Pengumpulan Dokumen Kantor

Pekerjaan perkantoran sekarang lebih efektif dan efisien hal ini karena terbantu dengan adanya alat-alat perkantoran seperti misalnya komputer, mesin cetak, foto copy, scanner, duplicator, printer, OHP dan sebagainya.

Ketika kita mempunyai peralatan penggandaan dokumen maka kita perlu memperhatikan beberapa hal, antara lain yaitu:

1)      Jumlah penggandaan yang dibutuhkan.

2)      Jenis dan kualitas kertas yang dipakai harus cocok untuk pengetikan atau tulisan tangan.

3)      Penduplikasian warna perlu dipertimbangkan untuk gambar, bagan ataupun sketsa yang diduplikasi.

4)      Volume penggandaan yang sangat besar membutuhkan mesin yang akan digunakan sepanjang hari, maka pilih mesin yang berkonstruksi kokoh serta memiliki penggerak listrik yang hemat energi.

Terdapat beberapa alat yang dipergunakan dalam penggandaan dokumen atau surat, antara lain:

1)      Penggandaan dokumen dengan duplikator stensil, mesin ini menghasilkan lembaran dalam jumlah yang banyak dengan menggunakan alat bantu kertas master yang disebut sebagai stensil atau sit stensil. Umumnya mesin ini mampu menghasilkan 100 keatas.

2)      Penggandaan dokumen dengan menggunakan duplicator hektografik dengan alkohol mesin ini cocok untuk menggandakan dokumen yang berjumlah 10 keatas.

3)      Duplikator Typeset, mesin cetak kecil yang menggunakan jenis letterpies. Mesin ini akan menghasilkan cetakan berkualitas.

4)      Duplicator Offset Litho, mesin ini bisa memproduksi ketikan tulisan tangan, gambar atau foto.

5)      Mesin Fotocopy, menghasilkan rekaman naskah yang mirip mendekati aslinya akan tetapi tulisannya bewarna hitam.

6)      Mesin Scanner, stensil sit yang diproses dengan mesin Scanner awalnya diproses dengan kertas biasa lalu diedit dengan foto, gambar, table ataupun grafik dengan bantuan mesin scanner yang bekerja secara elektronik.

7)      Alat pencetak (Printer), alat ini harus dihubungkan dengan komputer untuk pengetikan dan hasilnya akan digandakan melalui printer.

8)      LCD atau Citra Elektronis, alat ini untuk menjalin dokumen secara elektronis informasi yang disimpan, mesin ini menggunakan lasser yang dikendalikan oleh pengelola kata.

7. Mempersiapkan Rapat dan Membuat Notula

Secara singkat rapat ialah pertemuan antara sejumlah orang atau kelompok untuk membicarakan sesuatu masalah. Rapat ialah suatu alat komunikasi langsung antara pimpinan kantor dengan para staffnya. Rapat sering dilaksanakan oleh banyak instansi atau perusahaan. Jadi, rapat (conference atau meeting) adalah pertemuan antara para anggota lingkungan instansi atau perusahaan untuk merundingkan atau menyelesaiakan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama.

Rapat sangat membutuhkan tangan sekretaris yang terampil dalam rapat, terutama dalam hal mempersiapkan dan merekam serta melaporkan kegiatan rapat pimpinan. Dalam hal ini tugas sekretaris dalam rapat mencakup hal-hal sebagai berikut:

1)      Persiapan

2)      Menyusun acara

3)      Menyusun teks pidato pimpinan

4)      Membuat notula rapat

5)      Mmbuat laporan hasil rapat.

Notula Rapat

Notula ialah catatan singkat atau ringkasan hasil pembicaraan dalam sebuah rapat. Dalam pembuatan notula rapat, yang harus diperhatikan diantaranya yaitu:

1)      Mengetahui tema dan tujuan rapat

2)      Pandai dan jelas dalam memilih kata yang tepat serta bahasa yang logis dan efektif

3)      Berkonsentrasi pada pembicara yang sedang berlangsung, agar tidak terlewatkan hal-hal yang penting

4)      Pandai mengolah pendapat menjadi kesimpulan.

Catatan rapat yang dibuat selama rapat berlangsung harus segera disusun dengan rapi atau diketik. Lalu segera meminta tanda tangan dari pimpinan rapat. Setelah itu notulis ikut menandatangani dan segera memperbanyak serta mendistribusikan kepada para peserta rapat.

8. Mengatur Perjalanan Dinas atau Bisnis Pimpinan dan Kolega

Untuk meningkatkan hubungan dan mengembangkan naskah atau perluasan produktivitas. Seorang pimpinan atau pejabat sering melaksanakan perjalanan dinas diluar kota bahkan sampai keluar negeri.

Dalam hal ini pimpinan memerlukan seorang sekretaris untuk mengatur segala sesuatu yang berhubungan dengan perjalanannya itu. Persiapan perjalanan dinas yang dilakukan secara matang diharapkan akan lebih banyak memberi manfaat dalam pengembangan aktivitas instansi atau perusahaan.

Berkaitan dengan hal ini, tugas sekretaris dalam menangani perjalanan bisnis diantaranya yaitu:

1)      Mengetahui maksud tujuan perjalanan dinas.

2)      Mengatur jadwal perjalanan dan pertemuan.

3)      Mengatur tanggal keberangkatan.

4)      Mengurus akomodasi (transpotasi dan penginapan).

5)      Mempersiapkan dokumen (surat-surat) yang diperlukan.

6)      Mempersiapkan keperluan keuangan.

Perencanaan yang baik dan perhatian dari sekretaris sepenuhnya sangat mempengaruhi keberhasilan perjalanan pimpinan. Seorang sekretaris harus memberikan rencana perjalanan yang terperinci dan lengkap dengan daftar acara pertemuan. Lebih lanjut maksud dan tujuan perjalanan dinas harus jelas, sehingga bisa ditetapkan suatu rencana yang baik dalam rangka mencapai tujuan perjalanan dinas.

9. Menciptakan dan Mengembangkan Naskah untuk Dokumen (Laporan)

Laporan adalah suatu keterangan tertulis yang disampaikan oleh seorang kepada atasannya atau sebuah panitia/tim kepada yang membentuknya yang merupakan akibat dari pelaksanaan pekerjaan. Sementara menurut Prof. Dr. Prayudi Atmosudirdjo, laporan adalah setiap tulisan yang berisikan hasil pengolahan data dan informasi. Sedangkan menurut J.C. Denyern, laporan adalah suatu alat komunikasi tempat penulis membuat beberapa kesimpulan atau keadaan yang telah diselidiki.

Dari uraian tersebut, bisa disimpulkan bahwa laporan adalah suatu bahan informasi yang didapat dari hasil proses pengolahan data sebagai hasil dari suatu penelitian atau riset terhadap suatu masalah yang biasa.

Dalam hal ini laporan harus disusun dengan sempurna dan juga kumplit, tidak boleh ada satupun hal yang diabaikan apabila hal-hal tersebut dibutuhkan untuk memperkuat kesimpulan. Laporan yang baik, tidak boleh memasukkan hal-hal yang menyimpang atau dengan kata lain mengandung prasangka. Laporan harus disajikan secara menarik dan akurat.

10. Mencatat Dikte untuk Mempersiapkan Naskah (Stenografi)

Stenografi adalah tulisan pendek dan singkat untuk memepersingkat serta mempercepat pekerjaan yang berkaitan dengan tulis menulis. Stenografi berasal dari bahasa Yunani yakni dari kata stenos yang artinya singkat dan grahein artinya menulis.

Perkembangan stenogarfi secara singkat dapat diuraikan sebagai berikut:

1)      Stenografi yang dikarang oleh Timithey Bright pada tahun 1588, John Willis pada tahun 1602 dari Inggris.

2)      F.X. Gabelsbelger pada tahun 1820 dari Jerman.

3)      I. Pitman pada tahun 1837 dari Inggris.

4)      A.W. Groote pada tahun 1899 dari Belanda.

5)      Pada tahun 1925 di Indonesia terdapat pengarang Karundeng menciptakan steno nasional Karundeng.

Berdasarkan surat keputusan secara resmi pemerintah mengeluarkan surat keputusannya No.051/1968 tanggal 1 Januari 1968, bahwa telah ditetapkan sistem karundeng sebagai sistem stenografi stendar mata pelajaran dimasukan kedalam kurukulum SMK. Oleh karena itu, stenografi sistem karundeng merupakan sistem nasional.

Manfaat stenografi antara lain yaitu:

1)      Untuk mencatat notulen saat rapat

2)      Untuk mencatat atau menerima dikte

3)      Untuk membuat catatan yang bersifat rahasia.

{|CATATAN| Berikut beberapa point yang dibahas secara lebih lengkap dalam artikel terpisah:
1) Langkah-Langkah dan Pelayanan Telepon
2) Membuat Surat dan Menerima Surat
3) Tata Cara Penyimpanan Arsip Kantor
4) Persiapan Penyelenggaraan Rapat
5) Cara Mempersiapkan Perjalanan Dinas Pimpinan Kantor
6) Menciptakan dan Mengembangkan Naskah Laporan
7) 10 Nilai-Nilai Moral Sekretaris}