Cara Mempersiapkan Perjalanan Dinas Pimpinan Kantor

Cara Mempersiapkan Perjalanan Dinas Pimpinan Kantor

Untuk meningkatkan hubungan dan mengembangkan perluasan produktivitas. Seorang pimpinan atau pejabat sering melaksanakan perjalanan dinas ke luar kota bahkan sampai keluar negeri.

Dalam hal ini pimpinan kantor memerlukan seorang sekretaris untuk mengatur dan mepersiapkan segala sesuatu yang berhubungan dengan perjalanannya itu. Persiapan perjalanan dinas yang dilakukan secara matang diharapkan akan lebih banyak memberi manfaat dalam pengembangan aktivitas instansi atau perusahaan.

Berkaitan dengan hal ini, tugas sekretaris dalam mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan kantor diantaranya yaitu:

1)      Mengetahui maksud tujuan perjalanan dinas.

2)      Mengatur jadwal perjalanan dan pertemuan.

3)      Mengatur tanggal keberangkatan.

4)      Mengurus akomodasi (transpotasi dan penginapan).

5)      Mempersiapkan dokumen (surat-surat) yang diperlukan.

6)      Mempersiapkan keperluan keuangan.

Perencanaan yang baik dan perhatian dari sekretaris sepenuhnya sangat mempengaruhi keberhasilan perjalanan pimpinan. Seorang sekretaris harus memberikan rencana perjalanan yang terperinci dan lengkap dengan daftar acara pertemuan. Lebih lanjut maksud dan tujuan perjalanan dinas harus jelas, sehingga bisa ditetapkan suatu rencana yang baik dalam rangka mencapai tujuan perjalanan dinas.

A. Persiapan

Beberapa langkah yang harus dilakukan oleh seorang sekretaris dalam mempersiapkan perjalanan dinas pimpinannya antara lain mempersiapkan hal berikut:

1)      Surat Tugas atau Surat Perintah dari Pejabat yang Berwenang

Hal ini agar sekretaris dapat mengetahui pimpinan atau karyawan akan mengadakan perjalanan dinas, serta tujuannya dan persiapan apa yang perlu diperlukan.

2)      Paspor

Paspor merupakan dokumen perjalanan yang diberikan kepada seorang warga negara yang diberi izin untuk meninggalkan negara serta untuk pergi ke negara tertentu. Paspor ialah persyaratan pokok apabila akan berpergian keluar negeri yang merupakan tanda pengenal yang harus ditinjukkan serta distempael diperbatasan suatu negara ataupun dibandara. Paspor dibuat dikantor imigrasi.

Syarat-syarat membuat laporan antara lain:

a)      KTP ( Keterangan warga negara)

b)      Karu Keluarga

c)      Akte Kelahiran.

3)      Visa

Visa ialah tanda izin yang dicap pada lembaran-lembaran paspor untuk mengunjungi suatu negara dalam waktu tertentu. Visa bisa diperoleh dari konsulat atau kedutaan negara yang bersangkutan.

4)      Yellow Card (Kartu Kesehatan)

Yellow Card merupakan kartu kesehatan yang dikeluarkan oleh dinas kesehatan pemerintah untuk diberikan kepada warga negara yang akan pergi ke luar negeri.

5)      Keuangan

Keperluan keuangan pimpinan selama dalam perjalanan sesuai dengan mata uang negara yang akan dituju harus dipersiapkan. Selain itu juga pembayaran fiskal (pajak) untuk mereka yang berkunjung ke luar negeri harus diperhatikan.

6)      Siapkan Semua

Seluruh kebutuhan pimpinan disatukan dalam satu tempat. Serta buat check list atas barang dan dokumen yang harus dibawa agar tidak ada yang tertinggal.

B. Laporan Sekembalinya Pimpinan dari Perjalanan Dinas

Sekretaris membuat laporan pertanggungjawaban atas biaya–biaya yang dikeluartkan oleh perusahaan yang telah dikeluarkan pimpinan selama perjalanan. Semua biaya–biaya yang sudah dikeluarkan dihitung, apabila ada biaya-biaya kelebihan harus dikembalikan dan bila kekurangan maka perusahaan membayar kekurangannya.

{|CATATAN| Karena pembahasan ini saling berkaitan, maka jangan lewatkan 7 artikel terkait berikut ini:
1) 10 Kompetensi Khusus Sekretaris
2) Langkah-Langkah dan Pelayanan Telepon
3) Membuat Surat dan Menerima Surat
4) Tata Cara Penyimpanan Arsip Kantor
5) Persiapan Penyelenggaraan Rapat
6) Menciptakan dan Mengembangkan Naskah Laporan
7) 10 Nilai-Nilai Moral Sekretaris}