Menciptakan dan Mengembangkan Naskah Laporan

Menciptakan dan Mengembangkan Naskah Laporan

Laporan adalah suatu keterangan tertulis yang disampaikan oleh seorang kepada atasannya atau sebuah panitia/tim kepada yang membentuknya yang merupakan akibat dari pelaksanaan pekerjaan. Sementara menurut Prof. Dr. Prayudi Atmosudirdjo, laporan adalah setiap tulisan yang berisikan hasil pengolahan data dan informasi. Sedangkan menurut J.C. Denyern, laporan adalah suatu alat komunikasi tempat penulis membuat beberapa kesimpulan atau keadaan yang telah diselidiki.

Dari uraian tersebut, bisa disimpulkan bahwa laporan adalah suatu bahan informasi yang didapat dari hasil proses pengolahan data sebagai hasil dari suatu penelitian atau riset terhadap suatu masalah yang biasa.

1.      Fungsi Laporan

Bagi suatu instansi atau perusahaan laporan sangat besar manfaatnya. Hal ini karena laporan berfungsi sebagai:

a)      Alat untuk menyampaikan informasi

b)      Bahan penentu kebijakan

c)      Alat pertanggungjawaban kepada pemberi tugas

d)      Alat untuk memperluas ide atau tukar-menukar pengalaman

e)      Alat untuk membina kerja sama.

2.      Jenis Laporan

Dalam hal ini laporan sangat beraneka ragam corak dan bentuknya, tergantung dari sisi mana melihatnya. Berikut ini merupakan laporan sederhana dan terbatas pada taraf yang sifatnya sangat sederhana.

1)      Jenis laporan ditinjau dari segi isi dan maksudnya:

a)      Laporan informatif, yakni laporan sebagaimana adanya atau sesuai dengan kenyataan.

b)      Laporan rekomendasi, ialah laporan yang berisi penilaian sekilas tanpa analisis mendalam.

c)      Laporan analisis, yakni laporan berupa sumbangan pikiran, pendapat, dan saran yang isinya matang dan mendalam.

d)      Laporan pertanggungjawaban, adalah laporan yang berupa pertanggungjawaban, yang dapat dikerjakan dengan berpedoman kepada kedua hal yaitu: (1) Apabila proyeknya sudah selesai, (2) Jika pekerjaan bertahap/laporan kemajuan.

e)      Laporan kelayakan, adalah laporan yang bertujuan untuk menentukan mana yang terbaik setelah menganalisa suatu masalah secara mendalam untuk menuju penilaian yang bersifat pilihan layak atau tidak.

2)      Jenis laporan ditinjau dari segi bentuknya:

a)      Laporan berbentuk surat, ialah laporan yang dibuat dalam bentuk surat biasa, isinya kira-kira satu sampai tiga, paling banyak 5 halaman.

b)      Laporan berbentuk memo, yakni laporan yang biasa dipakai untuk keperluan intern organisasi atau kantor dan hanya memuat pokok-pokoknya saja (isi laporan).

c)      Laporan berbentuk naskah, adalah laporan yang berbentuk naskah pendek ataupun panjang dan penyampaiannya memerlukan memo atau surat pengantar.

3)      Jenis laporan ditinjau dari segi sifatnya:

a)      Laporan penting (rahasia)

b)      Laporan biasa.

4)      Jenis laporan ditinjau dari segi penyampaiannya:

a)      Laporan lisan

b)      Laporan tulisan

c)      Laporan visual

5)      Jenis laporan ditinjau dari segi waktu dan perodisasinya:

a)      Laporan rutin

b)      Laporan berkala

3.      Pengumpulan Data

Pengumpulan data bisa dilakukan dengan cara sebagai berikut:

1)      Observasi

Pengumpulan data dengan cara observasi didapat dengan mengadakan kegiatan penelitian ke lapangan yang mempunyai data terkait dengan masalah yang diinginkan.

2)      Angket

Pengumpulan data berupa angket bisa didapat dengan cara mengedarkan pertanyaan atau quisioner kepada responden.

3)      Wawancara

Pengumpulan data yang bersifat wawancara diperoleh dengan cara melaksanakan wawancara atau interview.

4)      Lokasi

Pengumpulan jenis ini diperoleh dari dokumen-dokumen yang dikumpulkan dari majalah, surat kabar, buku-buku, arsip dan lain sebagainya.

4.      Penyusunan Laporan

Laporan harus disusun dengan sempurna dan juga kumplit, tidak boleh ada satupun hal yang diabaikan apabila hal-hal tersebut dibutuhkan untuk memperkuat kesimpulan. Laporan yang baik, tidak boleh memasukkan hal-hal yang menyimpang atau dengan kata lain mengandung prasangka. Laporan harus disajikan secara menarik dan akurat.

{|CATATAN| Karena pembahasan ini saling berkaitan, maka jangan lewatkan 7 artikel terkait berikut ini:
1) 10 Kompetensi Khusus Sekretaris
2) Langkah-Langkah dan Pelayanan Telepon
3) Membuat Surat dan Menerima Surat
4) Tata Cara Penyimpanan Arsip Kantor
5) Persiapan Penyelenggaraan Rapat
6) Cara Mempersiapkan Perjalanan Dinas Pimpinan Kantor
7) 10 Nilai-Nilai Moral Sekretaris}