Langkah-Langkah dan Pelayanan Telepon

Langkah-Langkah dan Pelayanan Telepon

Telepon berasal dari kata tele dan phone yang artinya jauh dan mendengar. Jadi, telepon yaitu berbicara dari jarak jauh. Telepon ialah alat komunikasi yang paling efektif. Oleh karena itu, permintaan akan telepon semakin meningkat. Telepon adalah bagian dari kehidupan manusia sarana penunjang bisnis. Pengguna telepon ada pada berbagai lapisan masyarakat, baik individu ataupun instansi. Sekarang ini telepon sudah banyak dimodifikasi, menjadi alat komunikasi yang multiguna serta beranekaragam model dan fungsi.

Etika Menangani Telepon

Salah satu pekerjaan sehari-hari seorang Sekretaris atau Resepsionis ialah menelepon dan menerima telepon. Sikap hormat dan ramah dalam menerima atau bertelepon sangat berpengaruh terhadap nilai seseorang. Maka bersikaplah wajar dan ramah dalam pembicaraan ditelepon.

Berbicara ditelepon harus tulus dan mau mendengarkan apa yang dikatakan oleh lawan berbicara Anda. Jika Anda berbicara ditelepon biasakan diri untuk tersenyum. Janganlah sekali-kali beranggapan bahwa orang yang menelepon tidak melihat Anda. Oleh karena itu, usahakan berikan kesan yang baik, jangan berbicara dengan tergesa-gesa atau marah. Berhati-hatilah agar nada kesal tidak sampai kentara pada suara Anda.

Suara Anda mewakili suara pimpinan dan perusahaan. Sering sekali orang yang menelepon menarik kesimpulan tentang pimpinan dan perusahaan berdasarkan relasi yang didapatkannya pada saat menelepon. Bisa saja akibat pelayanan telepon yang kurang menyenangkan dapat menghancurkan seluruh usaha perusahaan. Oleh karena itu, sikap yang baik dalam melayani telepon dapat memberikan nama baik kepada kantor dan perusahaan secara keseluruhan.

Langkah-Langkah dan Pelayanan Telepon

Berikut langkah-langkah dan pelayanan telepon yang harus dilakukan pada saat menelepon atau menerima telepon:

1)      Menyiapakan alat tulis, letakkan didekat pesawat telepon agar mudah digunakan ketika diperlukan.

2)      Catat nomor telepon penting yang sering dibutuhkan dan letakanlah dimeja kerja, hal ini untuk memudahkan apabila diperlukan.

3)      Jangan berbicara dengan orang ketiga pada saat menelepon.

4)      Dalam pembicaraan telepon, setiap kata harus diucapkan dengan jelas, perhatikan volume suara, bicaralah dengan lancar dan nada suara tidak boleh datar.

5)      Angkat gagang telepon sebelum ketiga kalinya telepon berbunyi.

6)      Jawab dengan memberikan identitas Anda, dan segera tanyakan siapa yang mengajak bicara, jika penelepon tidak menyebutkan identitas jangan dihubungkan dengan pimpinan, meskipun dalam keadaan mendesak.

7)      Jika pimpinan tidak ada ditempat, dan Anda tidak bisa membantu penelepon mengatasi persoalannya, maka jangan memberitahukan pimpinan bisa ditemui.

8)      Jika panggilan telepon datang, sementara Anda sedang melayani pembicaraan dengan telepon lain, katakan bahwa Anda harus menerima telepon lain. Minta kepada penelepon pertama agar mau menunggu, jawab panggilan penelepon kedua, minta padanya supaya dia mau menunggu sementara Anda menyelesaikan pembicaraan dengan penelepon pertama, dan minta maaf karena harus menunggu.

Sekretaris yang bertanggung jawab penuh atas kelancaran menerima telepon dan menelepon dapat membina hubungan baik antara kantor dengan kantor lain.

{|CATATAN| Karena pembahasan ini saling berkaitan, maka jangan lewatkan 7 artikel terkait berikut ini:
1) 10 Kompetensi Khusus Sekretaris
2) Membuat Surat dan Menerima Surat
3) Tata Cara Penyimpanan Arsip Kantor
4) Persiapan Penyelenggaraan Rapat
5) Cara Mempersiapkan Perjalanan Dinas Pimpinan Kantor
6) Menciptakan dan Mengembangkan Naskah Laporan
7) 10 Nilai-Nilai Moral Sekretaris}