Kemampuan Bahasa yang Harus Dimiliki Sekretaris

Kemampuan Bahasa yang Harus Dimiliki Sekretaris

Secara singkat bahasa merupakan alat komunikasi sehari-hari yang digunakan oleh manusia untuk menyampaikan pikiran atau perasaan kepada lawan bicara dengan media suara atau tulisan. Bahasa yang menggunakan media suara menjadi kemahiran mendengar dan berbicara, dan bahasa yang menggunakan media tulisan menjadi kemahiran membaca dan menulis.

Dengan begitu dalam hal ini, mendengar, berbicara, membaca, dan menulis merupakan empat kemahiran bahasa manusia yang bersifat universal. Sering disingkat dan dipasangkan menjadi dengar-bicara dan baca-tulis. Kemahiran dengar-bicara menggunakan organ telinga dan mulut, sedangkan kemahiran baca-tulis menggunakan organ mata dan tangan.

Karena bahasa ialah alat komunikasi yang bersifat mutlak, maka mau tidak mau harus dipakai, maka dalam hal ini kemahiran menggunakan bahasa menjadi dituntut kepada orang yang berjabatan sekretaris atau menejer kantor maupun petugas administrasi, karena ketiga profesi ini bersifat melayani orang yang memiliki urusan atau kepentingan dengan kantor yang menjadi tempat bekerja mereka.

1. Pandai Membaca dan Menulis

Seperti yang disebutkan di atas, membaca adalah kemahiran bahasa yang menggunakan organ mata dan menulis adalah kemahiran bahasa yang menggunakan organ tangan. Berarti jika kita ingin menjadi pandai dalam membaca, pertama-tama organ mata harus dibuat menjadi sehat.

Teknik Membaca

1)      Membaca Cepat

Teknik ini dibutuhkan untuk mengetahui secara cepat atau secara garis besar isi dari bacaan yang menjadi obyek. Teknik ini merupakan cara yang menjalankan mata pada tulisantulisan yang terdapat dalam lembaran dengan cara yang cepat tapi dengan konsentrasi yang luar biasa sehingga daya ingat yang kuat menjadi andalan dalam pelaksanaannya. Jika timbul kelengahan sedikit saja, cara ini tidak akan membawa hasil. Berarti konsentrasi penuh merupakan syarat mutlak untuk menjalankan cara tersebut.

2)      Membaca Lengkap

Teknik ini dibutuhkan untuk mengetahui secara lengkap isi dari bacaan yang menjadi obyek. Pelaksanaan teknik ini memerlukan kesabaran yang mutlak,bahkan harus diterapkan dari awal sampai dengan selesai. Namun, kecepatan membaca adalah suka-suka, tergantung dari pembaca berikut kondisi pada saat itu. Tanpa ada kesabaran yang cukup, target yang hendak dicapai pasti tidak akan terjadi.

3)      Membaca Detil

Teknik ini dibutuhkan untuk mengetahui secara mendetil isi bacaan yang menjadi obyek. Pelaksanaan teknik ini dibarengi dengan cara pengkajian yang mutlak. Maka dari itu, pelaksanaan teknik membaca detil pasti menyita waktu banyak karena selain proses membaca yang dijalankan, proses mengkaji pun perlu dijalankan. Tanpa menjalankan proses mengkaji, target yang hendak dicapai mengenai isi yang mendetil pasti tidak akan berhasil.

4)      Membaca Selektif

Teknik ini dibutuhkan untuk mengetahui secara selektif sebagian dari isi bacaan yang menjadi obyek. Pelaksanaan teknik ini tidak ada kaitan dengan kecepatan membaca akanpun waktu yang dibutuhkan.Kaitannya hanya dengan kepentingan pembaca sesaat. Maksudnya, kebutuhan pembaca yang terkonsentrasi pada hal-hal tertentu yang ada di dalam keseluruhan bacaan yang menentukan pelaksanaan teknik ini. Bagian yang menarik perhatian pembaca itulah yang dibaca, sedangkan bagian lain diabaikan.

Menulis

Menulis adalah kemahiran bahasa yang sepasang dengan kemahiran membaca karena kedua kemahiran ini menggunakan tulisan sebagai media. Kemahiran membaca adalah kemahiran yang bersifat pasif karena ditujukan untuk diri sendiri, sedangkan kemahiran menulis adalah kemahiran yang bersifat aktif karena ditujukan kepada lawan atau orang lain, dalam hal ini misalnya menulis notulan rapat, menulis laporan untuk kepentingan kantor, menulis surat untuk pelanggan dan lain sebagainya.

Menurut Hiroaki Kitamura, menulis adalah tindakan yang mengingatkan kita terhadap perasaan atau pikiran diri kita sendiri, berarti tindakan berbicara kepada diri kita sendiri. Disinilah terletak daya tarik menulis.

Karena kemahiran menulis bersifat aktif, yakni hasilnya ditujukan kepada orang lain, maka kemahiran ini perlu didampingi dengan sejumlah pengetahuan yang mendukungnya. Pengetahuan yang dibutuhkan pertama-tama adalah pengetahuan tentang penyusunan 'kerangka tulis'.

Kerangka Tulis adalah garis besar dari isi yang akan ditulis. Kerangka Tulis terdiri atas beberapa tahap pemikiran mengenai isi penulisan. Tahapan yang dimaksud antara lain sebagai berikut:

1)      Pikirkan terlebih dahulu apa yang akan ditulis

2)      Pikirkan tema dan subtema mengenai apa yang ingin ditulis

3)      Pikirkan jumlah paragraf berikut urutan paragraf dari tema dan subtema yang akan ditulis

4)      Kumpulkan bahan-bahan mengenai tema dan subtema

5)      Lakukan penulisan.

2. Pandai Mendengarkan dan Berbicara

Mendengarkan merupakan kemahiran bahasa yang menggunakan organ telinga, sedangkan berbicara ialah kemahiran bahasa yang menggunakan organ mulut. Kemahiran mendengarkan dan kemahiran berbicara ialah sepasang kemahiran bahasa yang menggunakan suara sebagai medianya.

Mendengarkan adalah kemahiran bahasa yang merupakan suatu usaha memperoleh suatu pemahaman atau pengertian terhadap sesuatu pesan atau informasi atau berita yang didengar. Itu artinya mendengarkan merupakan usaha yang dilakukan oleh pendengar dengan memberi perhatian kepada pembicara dan berusaha menangkap pandangan atau pikiran atau informasi yang diutarakan oleh pembicara.

Sementara itu berbicara sama dengan menulis, yaitu kemahiran bahasa yang bersifat aktif. Fungsi berbicara antara lain yaitu:

1)      Sebagai Alat untuk Mengungkapkan Perasaan

Perasaan sedih, seang, takut, aman, kasih sayang, semua bisa diungkapkan dengan kata-kata atau ucapan-ucapan yang diutarakan dari mulut.

2)      Sebagai Alat Komunikasi

Manusia hidup bermasyarakat, mau tidak mau harus berhubungan dengan masyarakat di sekitarnya. Untuk berhubungan, manusia dapat menggunakan kemahiran berbicara. Jadi, berbicara adalah alat komunikasi dalam pergaulan masyarakat.

Lebih jauh terdapat empat faktor yang mempengaruhi kelancaran berbicara, antara lain yaitu:

1)      Pengetahuan

Pengetahuan yang dikuasai oleh pembicara akan berpengaruh terhadap cara ia dalam berbicara.

2)      Pengalaman

Pengalaman yang lebih banyak, akan menjadikan pembicara lebih lancar berbicara.

3)      Inteligensia (Kecerdasan Otak)

Kecerdasan otak merupakan sesuatu yang diturunkan sejak lahir. Otak yang lebih cerdas akan membantu berbicara lebih lancar. Dalam kenyataan, seseorang yang bodoh akan sulit berbicara.

4)      Bakat

Bakat merupakan keterampilan yang diturunkan sejak lahir. Seseorang yang punya bakat berbicara, akan membuat dia lebih lancar berbicara jika dibandingkan dengan orang lain yang tidak berbakat.

Jadi dalam hal ini, kelancaran berbicara berbanding lurus dengan pengetahuan, pengalaman, inteligensia, dan bakat yang tinggi. Lebih banyak pengetahuan atau pengalaman, maka akan lebih lancar berbicara, dan lebih tinggi bakat atau inteligensia yang ada, maka akan membuat lebih lancar berbicara.

{|CATATAN| Jangan lewatkan rekomendasi artikel berikut:

1) Pengertian dan Penggunaan Istilah Sekretaris

2) Jenis-Jenis Jabatan Sekretaris

3) 10 Kompetensi Khusus Sekretaris

4) 10 Nilai-Nilai Moral Sekretaris}

3. Kemahiran Dengar - Bicara dalam Menelepon dan Menerima Tamu/Bertamu

Menelpon merupakan pekerjaan atau komunikasi yang menggunakan pesawat telepon sebagai medianya (perantara). Maka dari itu, dalam hal ini kemahiran bahasa yang berfungsi ialah kemahiran dengar dan bicara.

Karena menelpon merupakan komunikasi yang hanya menggunakan media suara, maka hal-hal yang perlu diperhatikan dan diterapkan cukup hanya mengenai hal-hal yang berhubungan dengan suara. Dalam hal ini kemahiran dengar-bicara yang perlu diterapkan ketika menelpon antara lain yaitu:

1)      Tidak berbicara ketika menerima atau mendengarkan pembicaraan lawan. Ini diperlukan untuk memperlihatkan sikap yang serius kepada lawan.

2)      Tidak memotong pembicaraan lawan ditengah-tengah, karena tidak etis. Memotong lawan yang sedang berbicara meruapkan sikap yang tidak sesuai dengan etika berlaku, sehingga terkesan tidak sopan.

3)      Jauhkan diri dari gangguan. Pada saat menelpon, pastikan tidak ada sesuatu yang mengganggu, seperti misalnya suara lain yang ada disekitar.

4)      Bereaksi secara serius untuk menunjukkan perhatian dan minat yang besar. Pada saat mendengarkan atau berbicara, tunjukanlah sikap yang serius dengan perhatian dan minat yang besar.

5)      Bersabar dan tidak emosi. Ketika mendengarkan suara lawan bicara maka kita harus bersabar mendengarkannya sampai selesai, dan apabila ada pembicaraan yang tidak cocok dengan diri sendiri maka harus bisa menahan diri untuk tidak langsung emosi.

6)      Menggunakan suara besar dan jelas. Ketika menelepon, gunakan suara wajar yang besar dan jelas, agar pihak Iawan tidak harus berteriak-teriak karena suara yang kecil.

7)      Bertanya pada saat yang tepat. Jika ingin bertanya, maka lihat situasinya, sebab kalau tidak akan menjadi gangguan bagi lawan bicara yang sedang menelepon. Dalam hal ini situasi yang tepat misalnya ketika ada interval (berhenti sebentar di tengah-tengah) atau sesudah lawan selesai bicara.

8)      Bersikap melayani kebutuhan lawan. Ketika menelepon, baik waktu mendengarkan atau pada saat berbicara, tunjukkan sikap bersedia melayani dan memenuhi kebutuhan lawan.

4. Kemahiran Baca-Tulis Dalam E-mail, Faksimili dan Korespondensi

Sarana E-mail, faksimil dan korespondensi memiliki satu kesamaan, yaitu merupakan sarana surat-menyurat. Kemahiran membaca yang dibutuhkan dalam membaca surat yang masuk baik melalui E-mail, faksimil, ataupun korespondensi yaitu teknik membaca lengkap dan teknik membaca detil.

E-mail bisa dicetak keluar melalui printer, faksimil sudah keluar dalam bentuk lembar kertas sedangkan korespondensi sudah pasti dalam bentuk kertas lembar kertas. Karena ketiga sarana ini bisa menyajikan surat dalam bentuk kertas lembar yang dapat dipegang tangan dalam waktu yang lama.

Pertama-tama dibutuhkan teknik membaca lengkap, membaca surat dari awal sampai selesai untuk mengetahui keseluruhan isi surat. Setelah itu, jika perlu, bisa dilakukan teknik membaca detil terhadap bagian surat yang dianggap perlu, agar dapat diketahui secara lebih mendalam mengenai informasi yang hendak digarap. Setelah membaca lengkap dan membaca detil terhadap surat yang masuk, berikutnya yaitu menulis surat jawaban yang diperlukan.

Kemahiran Dalam SMS Ponsel

Kemahiran membaca yang dibutuhkan dalam membaca SMS ponsel yang masuk antara lain yaitu:

1)      Teknik membaca cepat

2)      Teknik membaca lengkap

3)      Teknik membaca detil.

SMS ponsel tidak bisa menyajikan isi pesan dalam bentuk kertas lembar yang bisa dipegang tangan dalam waktu yang lama. SMS ponsel menampilkan isi pesan dari pengirim dalam bentuk layar kecil pada ponsel yang hanya bisa dibaca dalam waktu yang singkat. Oleh karena itu, teknik membaca cepat dibutuhkan disini. Selain itu, diperlukan teknik membaca lengkap dan membaca detil untuk mengetahui dengan jelas isi pesan secara akurat. Setelah mengetahui secara jelas isi pesan, maka jawaban perlu dirancang.

5. Kemahiran Tulis Dalam Membuat Notula dan Laporan

Notula atau risalah rapat adalah catatan singkat mengenai hasil suatu pembicaraan di dalam rapat. Notula rapat ditulis oleh anggota rapat yang ditunjuk serta disahkan oleh ketua rapat, kemudian hasilnya diarsipkan untuk bahan pertimbangan yang lebih lanjut.

Laporan adalah suatu bentuk penyampaian informasi atau hasil pemikiran atau hasil kerja secara tertulis (ada juga yang secara lisan tapi tidak dipermasalahkan di sini) dari seorang bawahan kepada seorang atasan sesuai dengan hubungan wewenang serta tanggung jawab diantara keduanya, atau merupakan suatu cara pelaksanaan komunikasi dari pihak yang satu kepada pihak yang lain.

6. Kemahiran Dengar dan Tulis Dalam Mencatat Dikte dengan Steno

Steno merupakan sistem mencatat secara cepat, sedangkan dikte adalah satu cara penyampaian informasi secara lisan. Oleh karena itu, kemahiran bahasa yang berfungsi pada Steno yaitu kemahiran menulis dan pada dikte ialah kemahiran mendengarkan.

Kemahiran bahasa yang berfungsi pada dikte yaitu kemahiran mendengarkan aktif. Mendengarkan aktif meruakan kemahiran mendengarkan sesuatu suara yang mengandung informasi secara aktif dari dalam diri sendiri sehingga ada usaha dari pendengar untuk memahami apa yang diucapkan lawan. Mendengarkan aktif seperti ini, sangat diperlukan untuk mendengarkan dikte.

Pada pelaksanaan mendengarkan aktif, pendengar harus berkonsentrasi dengan sungguh-sungguh mendengarkan dan menangkap apa yang diucapkan oleh lawan bicara dalam dikte. Setelah menangkap secara tepat, hasil penyimakan (pemahaman) tersebutlah yang dicatat. Seandainya mendengarkan aktif tidak membuahkan hasil yang tepat, maka pada gilirannya pencatatan steno juga akan ikut membawa hasil yang tidak tepat.