Kemampuan Bahasa yang Harus Dimiliki Sekretaris
Kemampuan Bahasa yang Harus Dimiliki Sekretaris
Secara
singkat bahasa merupakan alat komunikasi sehari-hari yang digunakan oleh
manusia untuk menyampaikan pikiran atau perasaan kepada lawan bicara dengan
media suara atau tulisan. Bahasa yang menggunakan media suara menjadi kemahiran
mendengar dan berbicara, dan bahasa yang menggunakan media tulisan menjadi
kemahiran membaca dan menulis.
Dengan
begitu dalam hal ini, mendengar, berbicara, membaca, dan menulis merupakan
empat kemahiran bahasa manusia yang bersifat universal. Sering disingkat dan
dipasangkan menjadi dengar-bicara dan baca-tulis. Kemahiran dengar-bicara
menggunakan organ telinga dan mulut, sedangkan kemahiran baca-tulis menggunakan
organ mata dan tangan.
Karena
bahasa ialah alat komunikasi yang bersifat mutlak, maka mau tidak mau harus
dipakai, maka dalam hal ini kemahiran menggunakan bahasa menjadi dituntut
kepada orang yang berjabatan sekretaris atau menejer kantor maupun petugas
administrasi, karena ketiga profesi ini bersifat melayani orang yang memiliki
urusan atau kepentingan dengan kantor yang menjadi tempat bekerja mereka.
1. Pandai Membaca dan Menulis
Seperti
yang disebutkan di atas, membaca adalah kemahiran bahasa yang menggunakan organ
mata dan menulis adalah kemahiran bahasa yang menggunakan organ tangan. Berarti
jika kita ingin menjadi pandai dalam membaca, pertama-tama organ mata harus
dibuat menjadi sehat.
Teknik
Membaca
1)
Membaca
Cepat
Teknik
ini dibutuhkan untuk mengetahui secara cepat atau secara garis besar isi dari
bacaan yang menjadi obyek. Teknik ini merupakan cara yang menjalankan mata pada
tulisantulisan yang terdapat dalam lembaran dengan cara yang cepat tapi dengan
konsentrasi yang luar biasa sehingga daya ingat yang kuat menjadi andalan dalam
pelaksanaannya. Jika timbul kelengahan sedikit saja, cara ini tidak akan
membawa hasil. Berarti konsentrasi penuh merupakan syarat mutlak untuk menjalankan
cara tersebut.
2)
Membaca
Lengkap
Teknik
ini dibutuhkan untuk mengetahui secara lengkap isi dari bacaan yang menjadi
obyek. Pelaksanaan teknik ini memerlukan kesabaran yang mutlak,bahkan harus
diterapkan dari awal sampai dengan selesai. Namun, kecepatan membaca adalah
suka-suka, tergantung dari pembaca berikut kondisi pada saat itu. Tanpa ada
kesabaran yang cukup, target yang hendak dicapai pasti tidak akan terjadi.
3)
Membaca
Detil
Teknik
ini dibutuhkan untuk mengetahui secara mendetil isi bacaan yang menjadi obyek. Pelaksanaan
teknik ini dibarengi dengan cara pengkajian yang mutlak. Maka dari itu,
pelaksanaan teknik membaca detil pasti menyita waktu banyak karena selain
proses membaca yang dijalankan, proses mengkaji pun perlu dijalankan. Tanpa
menjalankan proses mengkaji, target yang hendak dicapai mengenai isi yang mendetil
pasti tidak akan berhasil.
4)
Membaca
Selektif
Teknik
ini dibutuhkan untuk mengetahui secara selektif sebagian dari isi bacaan yang
menjadi obyek. Pelaksanaan teknik ini tidak ada kaitan dengan kecepatan membaca
akanpun waktu yang dibutuhkan.Kaitannya hanya dengan kepentingan pembaca
sesaat. Maksudnya, kebutuhan pembaca yang terkonsentrasi pada hal-hal tertentu
yang ada di dalam keseluruhan bacaan yang menentukan pelaksanaan teknik ini.
Bagian yang menarik perhatian pembaca itulah yang dibaca, sedangkan bagian lain
diabaikan.
Menulis
Menulis
adalah kemahiran
bahasa yang sepasang dengan kemahiran membaca karena kedua kemahiran ini
menggunakan tulisan sebagai media. Kemahiran membaca adalah kemahiran yang
bersifat pasif karena ditujukan untuk diri sendiri, sedangkan kemahiran menulis
adalah kemahiran yang bersifat aktif karena ditujukan kepada lawan atau orang lain,
dalam hal ini misalnya menulis notulan rapat, menulis laporan untuk kepentingan
kantor, menulis surat untuk pelanggan dan lain sebagainya.
Menurut
Hiroaki Kitamura, menulis adalah tindakan yang mengingatkan kita terhadap
perasaan atau pikiran diri kita sendiri, berarti tindakan berbicara kepada diri
kita sendiri. Disinilah terletak daya tarik menulis.
Karena
kemahiran menulis bersifat aktif, yakni hasilnya ditujukan kepada orang lain,
maka kemahiran ini perlu didampingi dengan sejumlah pengetahuan yang
mendukungnya. Pengetahuan yang dibutuhkan pertama-tama adalah pengetahuan tentang
penyusunan 'kerangka tulis'.
Kerangka
Tulis adalah
garis besar dari isi yang akan ditulis. Kerangka Tulis terdiri atas beberapa
tahap pemikiran mengenai isi penulisan. Tahapan yang dimaksud antara lain
sebagai berikut:
1)
Pikirkan
terlebih dahulu apa yang akan ditulis
2)
Pikirkan
tema dan subtema mengenai apa yang ingin ditulis
3)
Pikirkan
jumlah paragraf berikut urutan paragraf dari tema dan subtema yang akan ditulis
4)
Kumpulkan
bahan-bahan mengenai tema dan subtema
5)
Lakukan
penulisan.
2. Pandai Mendengarkan dan Berbicara
Mendengarkan
merupakan kemahiran bahasa yang menggunakan organ telinga, sedangkan berbicara
ialah kemahiran bahasa yang menggunakan organ mulut. Kemahiran mendengarkan dan
kemahiran berbicara ialah sepasang kemahiran bahasa yang menggunakan suara
sebagai medianya.
Mendengarkan
adalah kemahiran
bahasa yang merupakan suatu usaha memperoleh suatu pemahaman atau pengertian
terhadap sesuatu pesan atau informasi atau berita yang didengar. Itu artinya mendengarkan
merupakan usaha yang dilakukan oleh pendengar dengan memberi perhatian kepada
pembicara dan berusaha menangkap pandangan atau pikiran atau informasi yang diutarakan
oleh pembicara.
Sementara
itu berbicara sama dengan menulis, yaitu kemahiran bahasa yang bersifat aktif.
Fungsi berbicara antara lain yaitu:
1)
Sebagai
Alat untuk Mengungkapkan Perasaan
Perasaan
sedih, seang, takut, aman, kasih sayang, semua bisa diungkapkan dengan
kata-kata atau ucapan-ucapan yang diutarakan dari mulut.
2)
Sebagai
Alat Komunikasi
Manusia
hidup bermasyarakat, mau tidak mau harus berhubungan dengan masyarakat di
sekitarnya. Untuk berhubungan, manusia dapat menggunakan kemahiran berbicara.
Jadi, berbicara adalah alat komunikasi dalam pergaulan masyarakat.
Lebih
jauh terdapat empat faktor yang mempengaruhi kelancaran berbicara, antara lain
yaitu:
1)
Pengetahuan
Pengetahuan
yang dikuasai oleh pembicara akan berpengaruh terhadap cara ia dalam berbicara.
2)
Pengalaman
Pengalaman
yang lebih banyak, akan menjadikan pembicara lebih lancar berbicara.
3)
Inteligensia
(Kecerdasan Otak)
Kecerdasan
otak merupakan sesuatu yang diturunkan sejak lahir. Otak yang lebih cerdas akan
membantu berbicara lebih lancar. Dalam kenyataan, seseorang yang bodoh akan
sulit berbicara.
4)
Bakat
Bakat
merupakan keterampilan yang diturunkan sejak lahir. Seseorang yang punya bakat
berbicara, akan membuat dia lebih lancar berbicara jika dibandingkan dengan
orang lain yang tidak berbakat.
Jadi
dalam hal ini, kelancaran berbicara berbanding lurus dengan pengetahuan,
pengalaman, inteligensia, dan bakat yang tinggi. Lebih banyak pengetahuan atau
pengalaman, maka akan lebih lancar berbicara, dan lebih tinggi bakat atau
inteligensia yang ada, maka akan membuat lebih lancar berbicara.
{|CATATAN| Jangan lewatkan rekomendasi artikel berikut:
3. Kemahiran Dengar - Bicara dalam Menelepon dan Menerima Tamu/Bertamu
Menelpon
merupakan pekerjaan atau komunikasi yang menggunakan pesawat telepon sebagai
medianya (perantara). Maka dari itu, dalam hal ini kemahiran bahasa yang
berfungsi ialah kemahiran dengar dan bicara.
Karena
menelpon merupakan komunikasi yang hanya menggunakan media suara, maka hal-hal
yang perlu diperhatikan dan diterapkan cukup hanya mengenai hal-hal yang
berhubungan dengan suara. Dalam hal ini kemahiran dengar-bicara yang perlu diterapkan
ketika menelpon antara lain yaitu:
1)
Tidak
berbicara ketika menerima atau mendengarkan pembicaraan lawan. Ini diperlukan
untuk memperlihatkan sikap yang serius kepada lawan.
2)
Tidak
memotong pembicaraan lawan ditengah-tengah, karena tidak etis. Memotong lawan
yang sedang berbicara meruapkan sikap yang tidak sesuai dengan etika berlaku, sehingga
terkesan tidak sopan.
3)
Jauhkan
diri dari gangguan. Pada saat menelpon, pastikan tidak ada sesuatu yang
mengganggu, seperti misalnya suara lain yang ada disekitar.
4)
Bereaksi
secara serius untuk menunjukkan perhatian dan minat yang besar. Pada saat
mendengarkan atau berbicara, tunjukanlah sikap yang serius dengan perhatian dan
minat yang besar.
5)
Bersabar
dan tidak emosi. Ketika mendengarkan suara lawan bicara maka kita harus
bersabar mendengarkannya sampai selesai, dan apabila ada pembicaraan yang tidak
cocok dengan diri sendiri maka harus bisa menahan diri untuk tidak langsung
emosi.
6)
Menggunakan
suara besar dan jelas. Ketika menelepon, gunakan suara wajar yang besar dan
jelas, agar pihak Iawan tidak harus berteriak-teriak karena suara yang kecil.
7)
Bertanya
pada saat yang tepat. Jika ingin bertanya, maka lihat situasinya, sebab kalau
tidak akan menjadi gangguan bagi lawan bicara yang sedang menelepon. Dalam hal
ini situasi yang tepat misalnya ketika ada interval (berhenti sebentar di tengah-tengah)
atau sesudah lawan selesai bicara.
8)
Bersikap
melayani kebutuhan lawan. Ketika menelepon, baik waktu mendengarkan atau pada
saat berbicara, tunjukkan sikap bersedia melayani dan memenuhi kebutuhan lawan.
4. Kemahiran Baca-Tulis Dalam E-mail, Faksimili dan Korespondensi
Sarana
E-mail, faksimil dan korespondensi memiliki satu kesamaan, yaitu merupakan
sarana surat-menyurat. Kemahiran membaca yang dibutuhkan dalam membaca surat yang
masuk baik melalui E-mail, faksimil, ataupun korespondensi yaitu teknik membaca
lengkap dan teknik membaca detil.
E-mail
bisa dicetak keluar melalui printer, faksimil sudah keluar dalam bentuk lembar
kertas sedangkan korespondensi sudah pasti dalam bentuk kertas lembar kertas. Karena
ketiga sarana ini bisa menyajikan surat dalam bentuk kertas lembar yang dapat
dipegang tangan dalam waktu yang lama.
Pertama-tama
dibutuhkan teknik membaca lengkap, membaca surat dari awal sampai selesai untuk
mengetahui keseluruhan isi surat. Setelah itu, jika perlu, bisa dilakukan
teknik membaca detil terhadap bagian surat yang dianggap perlu, agar dapat
diketahui secara lebih mendalam mengenai informasi yang hendak digarap. Setelah membaca lengkap dan membaca detil
terhadap surat yang masuk, berikutnya yaitu menulis surat jawaban yang
diperlukan.
Kemahiran
Dalam SMS Ponsel
Kemahiran
membaca yang dibutuhkan dalam membaca SMS ponsel yang masuk antara lain yaitu:
1)
Teknik
membaca cepat
2)
Teknik
membaca lengkap
3)
Teknik
membaca detil.
SMS
ponsel tidak bisa menyajikan isi pesan dalam bentuk kertas lembar yang bisa
dipegang tangan dalam waktu yang lama. SMS ponsel menampilkan isi pesan dari
pengirim dalam bentuk layar kecil pada ponsel yang hanya bisa dibaca dalam
waktu yang singkat. Oleh karena itu, teknik membaca cepat dibutuhkan disini.
Selain itu, diperlukan teknik membaca lengkap dan membaca detil untuk
mengetahui dengan jelas isi pesan secara akurat. Setelah mengetahui secara jelas
isi pesan, maka jawaban perlu dirancang.
5. Kemahiran Tulis Dalam Membuat Notula dan Laporan
Notula
atau risalah
rapat adalah catatan singkat mengenai hasil suatu pembicaraan di dalam rapat. Notula
rapat ditulis oleh anggota rapat yang ditunjuk serta disahkan oleh ketua rapat,
kemudian hasilnya diarsipkan untuk bahan pertimbangan yang lebih lanjut.
Laporan
adalah suatu
bentuk penyampaian informasi atau hasil pemikiran atau hasil kerja secara
tertulis (ada juga yang secara lisan tapi tidak dipermasalahkan di sini) dari
seorang bawahan kepada seorang atasan sesuai dengan hubungan wewenang serta
tanggung jawab diantara keduanya, atau merupakan suatu cara pelaksanaan
komunikasi dari pihak yang satu kepada pihak yang lain.
6. Kemahiran Dengar dan Tulis Dalam Mencatat Dikte dengan Steno
Steno
merupakan sistem mencatat secara cepat, sedangkan dikte adalah satu cara
penyampaian informasi secara lisan. Oleh karena itu, kemahiran bahasa yang
berfungsi pada Steno yaitu kemahiran menulis dan pada dikte ialah kemahiran mendengarkan.
Kemahiran
bahasa yang berfungsi pada dikte yaitu kemahiran mendengarkan aktif.
Mendengarkan aktif meruakan kemahiran mendengarkan sesuatu suara yang
mengandung informasi secara aktif dari dalam diri sendiri sehingga ada usaha
dari pendengar untuk memahami apa yang diucapkan lawan. Mendengarkan aktif
seperti ini, sangat diperlukan untuk mendengarkan dikte.
Pada
pelaksanaan mendengarkan aktif, pendengar harus berkonsentrasi dengan sungguh-sungguh
mendengarkan dan menangkap apa yang diucapkan oleh lawan bicara dalam dikte.
Setelah menangkap secara tepat, hasil penyimakan (pemahaman) tersebutlah yang
dicatat. Seandainya mendengarkan aktif tidak membuahkan hasil yang tepat, maka
pada gilirannya pencatatan steno juga akan ikut membawa hasil yang tidak tepat.
Posting Komentar untuk "Kemampuan Bahasa yang Harus Dimiliki Sekretaris"
Berkomentarlah sesuai topik pembahasan artikel, dan jangan ragu untuk menegur kami apabila ada kesalahan dalam artikel. Terima kasih.