Pengertian dan Penggunaan Istilah Sekretaris

Pengertian dan Penggunaan Istilah Sekretaris

Setiap profesi, termasuk sekretaris harus dijabat oleh seorang yang mempunyai pengetahuan, kemampuan, dan kepribadian yang sesuai dengan profesinya. Seluruh persyaratan yang harus dimiliki seorang sekretaris sebenarnya bisa dipelajari, dilatih, dan dikembangkan sehingga siap untuk digunakan. Citra dan syarat klasifikasi kepribadian dan kecakapan serta bekal-bekal yang perlu untuk jabatan sekretaris akan dicoba diuraikan di sini.

Di dunia perkantoran baik itu kantor pemerintah ataupun swasta, penggunaan istilah sekretaris sudah umum dikenal masyarakat. Akan tetapi bagi sorang sekretaris, mengenal istilah saja belum cukup memadai, perlu kiranya untuk menelusuri jauh lebih dalam lagi akan pengertian istilah sekretaris tersebut, sehingga seorang sekretaris akan memiliki pegangan yang kuat sebagai titik tolak dalam melaksanakan tugas pekerjaannya.

Dalam bahasa latin kata sekretaris dikenal dengan dengan kata Secretum yang artinya rahasia. Sementara istilah dalam bahasa Belanda yaitu Secretaries, sedangkan dalam dalam bahasa Inggris Secretary. Dalam hal ini pengertian rahasia atau kerahasiaan merupakan tugas yang harus dilaksanakan oleh seorang sekretaris.

Seorang sekretaris diharapkan bisa memegang rahasia dalam menjalankan tugasnya sehari-hari. Oleh karenanya, mereka harus melaksanakan tugas pekerjaan dengan penuh rasa tanggung jawab, dapat berdiri sendiri dan penuh daya kreasi, agar bisa membantu pimpinan menyelesaikan masalah yang sedang dihadapi.

Lebih jauh di lingkungan sosial atau perkumpulan kemasyarakatan istilah sekretaris sering juga disebut sebagai penulis. Sementara dikalangan pengadilan negeri dipergunakan panitera sebagai pengganti istilah sekretaris. Baik penulis ataupun panitera tugas pekerjaan serta tanggung jawabnya tidak jauh berbeda. Yang berbeda hanyalah bobot berat ringan tanggung jawab dan corak ragam pekerjaannya.

Sepintas memang nampak bahwa tugas sorang sekretaris banyak berkecimpung dalam bidang tulis menulis. Tugas ini mencakup antara lain: surat menyurat, pembuatan notula, pencatatan pembicaraan, laporan rapat, pembuatan statistik, penyimpanan warkat, dan masih banyak tugas yang bersifat tulis menulis lainnya.

Meskipun tugas pekerjaan sekrataris berkisar pada bidang tulis menulis, akan tetapi perlu ditegaskan bahwa bukan hanya tilis menulis saja tugas pekerjaannya. Masih banyak tugas lainnya yang jauh lebih penting yang harus diselesikan oleh seorang sekretaris.

Lebih jauh pengguna kata penulis sepertinya juga diambil dari kenyataan bahwa pekerjaan sekretaris kebanyakan merupakan pekerjaan tulis menulis dengan segala seluk beluknya. Kata sekretaris juga dikenal dipemerintahan sebagai suatau predikat tertentu dan identitas yang memiliki arti khusus. Contohnya seperti diwilayah pemerintah daerah (SEKWILDA), sekretaris presiden, sekretaris negara, sekretaris menteri, dan sebagainya. Tentunya tugas dan tangggung jawab setiap sekeretaris berbeda-beda, begitu juga dengan aktufitas, ruang lingkup wewenang dan tanggung jawabnya.

Sekretaris disamping sering disebut sebagai penulis atau panitera ada juga yang disebut secretariat yang dalam hal ini sudah tentu pengertian secretariat sangat berbeda. Seorang sekretaris dalam melaksanakan tugas sehari-hari membutuhkan sebuah tempat sebagai pusat kegiatan. Tempat inilah yang biasanya disebut kantor secretariat.

Kegiatan di sekretariat meliputi pekerjaan rutin perkantoran seperti menghubungi pihak yang akan berhubungan dengan pimpinan dan untuk hubungan ini dibutuhkan sarana-sarana seperti: telepon, faks, surat, dan sebagainya. Di sekretariat seorang sekretaris mempersiapkan konsep surat pengetikan, lalu kemudian menyerahkannya kepada pimpinan untuk ditanda tangani. Sekretaris menerima tamu dan menghubungkannya dengan pimpinan ataupun pejabat yang berkepentingan.

Tempat sekretaris bekerja disebut sebagai secretariat atau kantor, selain itu secretariat juga berarti tata usaha. Secretariat sebagai bagian dari tata usaha bisa mudah dipahami dengan contoh seperti secretariat Universitas Indonesia, secretariat UPI, dan sebagainya. Aktifitas secretariat ialah dibidang ketatausahaan yang menjadi intisari tugas perkantoran. Secara garis besar pekerjaan tata usaha mencakup pekerjaan pencarian, pencatatan, pengolahan, penggandaan, penyimpanan dan pemusnahan data.

{|CATATAN| Karena pembahasan ini saling berkaitan, maka adalah keliru jika Anda melewatkan 6 rekomendasi artikel berikut:
1) Jenis-Jenis Jabatan Sekretaris
2) Sekretaris Sebagai Pimpinan Kantor
3) Sekretaris Politik di Jepang
4) Tugas Sekretaris Sebagai Manajer Kantor
5) Profesi Sebagai Pegawai Administrasi
6) Tugas Pegawai Administrasi di Berbagai Bidang}

Pekerjaan kesekretariatan atau tata usaha pada umumnya bersifat pemberian jasa, pemberian kerja, dan pelayanan oprasional, seperti diantaranya:

a)      Pekerjaan yang berhubungan dengan penyelenggaraan surat menyurat

b)      Pekerjaan tulis menulis seperti mengetik, menghitung, steno, dikte, dan lainnya

c)      Pekerjaan pengurusan arsip, dokumentasi, dan ekspedisi

d)      Persiapan rapat dan pertemuan

e)      Pekerjaan pengaturan penerimaan tamu dengan segala tata caranya

f)       Pekerjaan pengaturan komunikasi baik horisontal maupun vertikal, intern maupun ekstern

g)      Penyajian angka, statistik, gambar yang memberi petunjuk kerja, pembuatan formulir dan lain-lain.

Seorang sekretaris bekerja di sekretariat dan pekerjaannya dikenal dengan istilah kesekretariatan. Dalam hal ini kesekretariatan itu adalah isi atau jiwa dari secretariat. Apabila dibuat perumpamaan, maka secretariat adalah wadah aktivitas atau isinya. Meskipun tidak serupa istilah kesekretariatan hampir sama dengan perkantoran.

Kesekretariatan akan membahas mengenai aktivitas kantor yang menjadi intinya yakni ketatausahaan. Maka bisa ditarik kesimpulan, bahwa kesekretariatan merupakan aktifitas ketatausahaan juga. Pekerjaan kesekretariatan akan membantu memberi pelayanan kerja operasional yang direncanakan dan mendukung keberhasilan organisasi.

Pekerjaan kesekretariatan dari yang sifatnya sederhana sampai dengan yang menentukan kebijaksanaan pimpinan akan diolah dikantor yang merupakan pusat pengendalian usaha, oleh karenanya pekerjaan kesekretariatan selalu ada pada suatu organisasi, baik itu pada tingkat bawah, menengah, ataupun tinggi. Dengan kata lain pekerjaan kesekretariatan itu mencakup secara keseluruhan horizontal maunpu vertikal.