Syarat yang Harus Dimiliki Petugas Kearsipan

Syarat yang Harus Dimiliki Petugas Kearsipan

Untuk mengelola dan pengurusan arsip di sebuah perusahaan diperlukan tenaga-tenaga yang trampil serta mengerti mengenai sistem kearsipan yang baik. Seorang tenaga kearsipan (arsiparis) harus mempunyai syarat-syarat sebagai berikut:

1.      Menurut Littlefield dan Peterson, seorang arsiparis harus memuhi enam syarat pokok yang mutlak dan harus dimiliki, antara lain yaitu:

1)      Memiliki kecermatan

2)      Berpendidikan sekolah menengah dan memiliki kecerdasan normal

3)      Memahami susunan abjad dengan baik dan memunyai penglihatan yang tajam untuk dapat membedakan nama kecil dan angka-angka dalam warkat

4)      Memiliki suatu pikiran yang tertarik pada perincian-perincian yang kecil

5)      Memiliki sifat pertimbangan yang baik

6)      Memiliki sifat kerapihan dalam bekeja.

2.      Menurut Drs Anhar, untuk menjadi arsiparis dibutuhkan minimal empat syarat, yaitu ketelitian, kecerdasan dan pengetahuan umum, ketrampilan dan kerapihan. Selain itu arsiparis harus memenuhi persyaratan sebagai berikut:

1)      Menguasai pengetahuan tata kearsipan

2)      Memiliki keterampilan dalam bidannya dan kepribadian yang baik

3)      Selalu mengikuti perkembangan di bidang pekerjaan, seperti memahami peralatan-peralatan baru yang lebih canggih yang akan membantu tugasnya

4)      Mengenal selukbeluk organisasi/instansi dengan tugas-tugas dan jabatan-jabatan.

Jadi dalam hal ini bisa disimpulkan bahwa syarat petugas arsip atau arsiparis antara lain sebagai berikut:

1)      Pendidikan minimal Sekolah Menengah Kejuruaan

2)      Pengetahuan dan keterampilan tentang arsip, surat-menyurat, seluk-beluk tentang organisasi/instansi dan tata kearsipan atau sistem kearsiapan

3)      Tekun, teliti, rapih, cermat dan sabar dalam menyelesaikan pekerjaan

4)      Disiplin, jujur dan tanggung jawab

5)      Cekatan, cerdas dan kreatif dalam menjalankan pekerjaan

6)      Loyal dan dapt menyimpan rahasia

7)      Ramah dan sopan dalam melayani permintaan arsip

8)      Sehat rohani dan jasmani

9)      Bekerja secara professional

{|CATATAN| Oleh karena pembahasan ini saling berkaitan, maka adalah salah jika Anda melewatkan 4 artikel berikut:
1) Pengertian Arsip dan Kearsipan Secara Umum
2) Jenis-Jenis Arsip, Lengkap !
3) Nilai Guna Arsip Menurut Berbagai Sumber
4) Masalah Pokok Kearsipan Menurut Para Ahli}

Organisasi Kearsipan, Kedudukan dan Pekerjaan dalam Organisasi

Organisasi Kearsipan Nasional di negara republik Indonesia ialah seperti yang ditetapkan dalam pasal 8 Undang-ungang Nomer 7 Tahun l971 mengenai ketentuan ketentuan Pokok Kearsipan yang terdiri dari:

1)      Unit-unit kearsipan pada lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah pusat dan daerah.

2)      Arsip Nasional di ibu kota Republik Indonesia sebagai inti organisai dan pada lembaga Kearsipan Nasipna, selajutnya disebut Arsip Nasional Pusat.

3)      Arsip Nasional di tiap-tiap ibu kota Daerah Tingkat I termasuk daerah- daerah yang setingkat dengan Daerah Tingkat I selanjutnya disebut Arsip Nasional Daerah.

Setiap kantor melihat bahwa penataan warkat-warkat sangat penting oleh karena itu perlu diselenggarakan sebaik-baikknya untuk bahan keterangan pada masa mendatang. Dalam hal ini bisa dikatakan bahwa kunci pokok dari suatu organisasi kantor tereletak pada penyelenggaraan arsip yang sederhana, sistematis serta efesien. Jika sistem kearsipan dilaksnakan dengan efesien, sudah tentu tidak akan terjadi kekeliruan administrasi dalam kantor.

Dari uraian tersebut bisa ditarik kesimpulan bahwa arsip adalah sumber informasi dan sumber dokumen. Sebagai sumber informasi arsip bisa mengingatkan dan membantu pimpinan kantor dalam membuat keputusan secara tepat dan cepat, sementara itu sebagai sumber dokumen, arsip dapat digunakan sebagai bahan pembuktian dan membantu melancarkan pekerjaan kantor serta sebagai alat untuk mengembangkan organisasi. Dengan melaksanakan kearsipan yang baik maka akan memberikan citra yang baik atas penataan kearsipan organisasi.

Kearsipan adalah suatu aktivitas atau kegiatan menata arsip dengan sistem penyimpanan yang berlaku sehinga dapat ditemukan dengan tepat dan capat. Sementara organisasi adalah suatu kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang, yang mempunyai perencanaan, terorganisasi, terlaksana, terkontrol dan terarah, sehingga mencapai tujuan yang direncanakan.

Organisasi kearsipan adalah suatu kegiatan yang terencana untuk penyusunan warkat, baik dari saat pengumpulan samapi dengan pemusnahannya. Hal ini bisa dilakukan pada masing-masng lembaga, dan lembaga itu terorganisasi, sehingga memiliki kerja sama antara unit-unit yang memelihara arsip sampai kepada orang yang mengunakan arsip tersebut.

Kedudukan dan pekerjaan kearsipan dalam organisasi memiliki peranan sangat penting. Hal ini karena seluruh permasalahan penting di kantor bisa ditemukan pada organisasi kearsiapan. Organisasi kearsipan ialah otak atau alat pengingat dalam segala urusan penting dalam kantor. Oleh karena itu organisasi kearsipan harus dikelola dengan baik, sehingga semakin terjamin keolancaran kerja organisasi itu sendiri.

Adapun dalam hal ini pekerjaan kearsipan mencakup empat macam, antara lain yaitu:

1)      Menyimpan arsip/warkat

2)      Pemeliharaan dan pengendalian arsip/ warkat

3)      Penemuan kembali arsip/warkat

4)      Pemeliharaan dan pengendalian arsip/warkat.