Nilai Guna Arsip Menurut Berbagai Sumber

Nilai Guna Arsip Menurut Berbagai Sumber

Arsip memiliki beberapa nilai guna dan bisa menjadi beberapa jenis nilai guna. Berikut ini adalah nilai guna arsip menurut berbagai sumber ahli:

1.      Menurut The Liang Gie

Menurut The Liang Gie, nilai guna arsip adalah:

1)      Nilai Kegunaan Administrasi

Seorang pimpinan hendaknya bisa mengurus atau menyelesaikan setiap persoalan dan membuat keputusan yang tepat dengan sebaik-baiknya. Untuk dapat membuat keputusan dengan tepat maka diperlukan catatan-catatan atas peristiwa yang telah terjadi. Dengan tersedianya warkat yang diperlukan untuk menyelesaikan sesuatu persoalan, itu berarti warkat tersebut memiliki nilai kegunaaan administrasi.

2)      Nilai Kegunaan Keuangan

Warkat memiliki nilai kegunaan keuangan apabila sesuatu warkat tersebut dapat menimbulkan akibat atau menyangkut keuangan.

3)      Nilai Kegunaan Hukum

Jika timbul persoalan dan perlu diselesaikan menurut hukum maka suatu warkat dapat digunakan sebagai bahan pembuktian hukum.

4)      Nilai Kegunaan Organisasi

Suatu warkat bisa juga digunakan untuk dasar pelaksanaan suatu pekerjaaan.

5)      Nilai Kegunaan Haluan Organisasi

Suatu warkat bisa berguna sebagai landasan untuk mengambil kebijakan atau haluan sesuatu organisasi dalam mencapai tujuannya.

6)      Nilai Kegunaan Penelitian

Warkat bisa digunakan sebagai bahan untuk pengembangan ilmu pengetahuan lebih lanjut atau bahan penelitian.

7)      Nilai Kegunaan Sejarah

Warkat berguna pula sebagai bahan sejarah karena warkat dapat menerangkan peristiwa yang terjadi pada masa lalu.

8)      Nilai Kegunaan Penerangan

Warkat bisa berguna sebagai bahan untuk memberikan penerangan kepada khalayak ramai.

2.      Menurut Ensiklopedia Administrasi

Pada dasarnya sesuatu warkat memiliki empat macam kegunaan, antara lain yaitu:

1)      Guna informative, yaitu memberikan sesuatu keterangan mengenai sesuatu hal atau suatu peristiwa.

2)      Guna Yuridis, yaitu menjadi bahan pembuktian dalam sesuatu proses.

3)      Guna ilmiah, yaitu sebagai catatan hasil-hasil pemikiran seseorang sarjana atau penemuan-penemuan sesuatu eksperimen ilmiah.

4)      Guna histories, yaitu mengambarkan keadaan atau peristiwa pada masa yang lampau agar tidak terlupakan sepanjang masa sebagai peristiwa sejarah.

3.      Menurut Arsip Nasional Republik Indonesia

Ditinjau dari kepentingan penggunaan arsip maka nilai guna arsip didasarkan pada kegunaan nilai guna primer dan nilai guna sekunder. Apa itu? antara lain sebagai berikut:

1)      Nilai Guna Primer

Nilai guna primer, yaitu arsip yang didasarkan pada kegunaan pelaksanaan tugas serta fungsi lembaga atau instansi pencipta arsip. Dalam hal ini nilai guna primer meliputi:

a)      Nilai guna hukum, yaitu memiliki nilai guna hukum apabila berisikan bukti-bukti yang memiliki kekuasaan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah.

b)      Nilai guna administrasi, yaitu nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga atau instansi pencipta arsip.

c)      Nilai guna ilmiah dan teknologi, yaitu mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat hasil penelitian murni atau terapan.

d)      Nilai guna keuangan, yaitu yang memiliki nilai guna keuangan, berisi segala hal hal yang menyangkut keuangan.

2)      Nilai Guna Sekunder

Nilai guna sekunder, yaitu arsip yang memiliki pengertian atau sebagai tolak ukur apakah berkas, data atau dokumen tersebut bernilai bagi kepentingan negara dan ilmu pengetahuan di kemudian hari. Dalam hal ini nilai guna sekunder meliputi:

a)      Nilai guna pembuktian, yaitu mengandung fakta dan keterangan yang bisa digunakan untuk menjelaskan mengenai bagaimana instansi tersebut diciptakan, dikembangkan, diatur fungsi dan kegiatannya.

b)      Nilai guna informasional, yaitu arsip yang memiliki nilai guna informasional ditentukan oleh isi atau informasi yang terkandung dalam arsip itu bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan kesejarahan tanpa dikaitkan dengan lembaga ataupun instansi penciptanya, seperti mengenai orang, benda, tempat, fenomena, masalah dan sejenisnya.

{|CATATAN| Oleh karena pembahasan ini saling berkaitan, maka adalah salah jika Anda melewatkan 4 artikel berikut:
1) Pengertian Arsip dan Kearsipan Secara Umum
2) Jenis-Jenis Arsip, Lengkap !
3) Syarat yang Harus Dimiliki Petugas Kearsipan
4) Masalah Pokok Kearsipan Menurut Para Ahli}