Masalah Pokok Kearsipan Menurut Para Ahli

Masalah Pokok Kearsipan Menurut Para Ahli

Dalam suatu organisasi kantor berbagai masalah kearsipan sering kali muncul dan seringkali menimbulkan terhambatnya penyelesaian aktivitas surat menurat dalam lingkunagan kantor. Berkaitan dengan hal tersebut, beberapa ahli berpendapat mengenai masalah-masalah pokok yang ada kaitannya dengan kearsipan.

A.     Menurut Moekijat

Masalah-masalah yang sering dijumpai dalam administrasi kearsipan antara lain yaitu:

1)      Mengunakan sistem penggolongan (klasifikasi) yang salah

2)      Pegawai-pegawai yang tidak terlatih

3)      Organisasi yang kurang baik dalam perumusan tanggung jawab dan kekuasaan yang tidak jelas

4)      Tidak ada prosedur-prosedur kearsipan tertentu

5)      Ruang dan perlengkapan tidak sesuai dengan kegiatan

6)      Tidak ada penentuan waktu yang direncanakan untuk menyimpan dan menghapuskan warkat-warkat

7)      Kurang adanya pengawasan terhadap warkat-warkat (surat-surat) yang dipinjam atau pengembaliannya.

B.     Menurut E. Martono

Masalah yang sering timbul berkaitan dengan warkat, antara lain yakni:

1)      Warkat tidak dapat ditemukan kembali karena hilang

2)      Warkat setiap hari selalu bertambah

3)      Warkat ditemukan setelah lam mencari dan membongkari seluruh tumpukan data

4)      Peralatan penyimpanan tidak memenuhi syarat

5)      Tempat penyimpanan warkat terlalu sesak kurang tempat

6)      Pegawai di bidang penyimpanan warkat kurang terlatih

C.     Menurut The Liang Gie

Masalah-masalah pokok dalam bidang kearsipan yang pada umumnya dihadapi oleh instansi-instansi berkaitan dengan hal-hal berikut:

1)      Tidak bisa menemukan kembali secara cepat dari bagian arsip sebuah surat yang diperlukan oleh pimpinan instansi atau satuan organisasi.

2)      Bertambahnya surat-surat ke dalam bagian arsip tanpa ada penyingkirannya, sehingga tempat dan peralatan tidak mencukupi.

3)      Pinjaman atau pemakaian suatu surat oleh pimpinan atau satuan organisasi lainnya jangka waktunya sering sangat lama, bahkan terkadang tidak dikembalikan.

4)      Tata kerja dan pealatan kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan dalam ilmu kearsipan modrn, akibat dari pegawai arsip yang tidak cakap dan kurangnya bimbingan yang teratur.

Setelah mengetahui beberapa permasalahan yang berkaitan dengan kearsipan, maka tentu saja kita harus mengetahui bagaiman cara memecahkan masalah kearsipan tersebut, antara lain dengan memperhatikan langkah-langkah berikut:

1)      Petugas arsip harus memenuhi syarat

2)      Harus menggunakan sistem penyimpanan yang tepat

3)      Perlu adanya pengaturan prosedur peminjaman, disamping pengawasan atau kontrol dan pengendalian yang ketat

4)      Fasilitas kearsipan harus memenuhi syarat dan mengikuti perkembangan jaman

5)      Memperluas ruangan tempat penyimpanan dan mengefektifkan ruangan serta peralatan yang ada

6)      Secara rutin diadakan perawatan dan pencegahan kerusakan

7)      Mengikutsertakan para pengelola kearsipan dalam kursus-kursus atau diklat-diklat kearsipan dan penggunaan teknologi canggih

8)      Melakukan penyusutan dan pemusnahan secara rutin terhadap arsip-arsip yang sudah tidak terpakai.

Ruang Lingkup Kearsipan

Ruang lingkup kegiatan kearsipan antara lain yaitu:

1)      Penciptaan dan penerimaan warkat

2)      Pengumpulan dan penerimaan warkat

3)      Pengendalaian warkat

4)      Pemeliharaan dan perawatan warkat/arsip

5)      Penyimpanan warkat/arsip

6)      Pemusnahan arsip

{|CATATAN| Oleh karena pembahasan ini saling berkaitan, maka adalah salah jika Anda melewatkan 4 artikel berikut:
1) Pengertian Arsip dan Kearsipan Secara Umum
2) Jenis-Jenis Arsip, Lengkap !
3) Nilai Guna Arsip Menurut Berbagai Sumber
4) Syarat yang Harus Dimiliki Petugas Kearsipan}