Tugas Sekretaris Sebagai Manajer Kantor

Tugas Sekretaris Sebagai Manajer Kantor

Di dalam organisasi seorang sekretaris yang berfungsi sebagai manajer, non manajer, ataupun sekretaris yang bertindak sebagai pegawai memiliki wewenang dan tanggung jawab masing-masing yang berbeda-beda. Dalam tubuh organsasi ada pegawai yang bertindak sebagai pimpinan, pengawas, staf, dan pegawai biasa atau pelaksana.

Sekretaris yang menjabat sebagai manajer menjabat kepala sekretariat. Kedudukannya di dalam organisasi adalah sebagai pimpinan. Sementara sekretaris pribadi merupakan staf. Typist secretary, dan stenographer secretary bertindak sebagai pegawai biasa atau pelaksana.

Karena sekretaris adalah orang yang tugas pekerjaannya berfungsi sebagai tenaga bantuan baik itu untuk seluruh organisasi ataupun khusus pimpinan dan ada yang juga berfungsi sebagai pegawai biasa, maka sekretaris bisa menjabat baik dalam top organization, middle organization, maupun lower organization. Dengan kata lain jabatan sekretaris ada pada tingkat bawah sampai dengan tingkat atas.

Tugas Manajer Kantor

1.      Pemahaman informasi:

a)      Proses mendapatkan informasi tentang cara melaksanakan tugas-tugas manajerial (seperti inisiatif atau kreativitas sendiri, pengalaman kerja sebelumnya, pelatihan, dan sebagainya).

b)      Kemampuan menghimpun dan mendistribusikan informasi bisnis, serta kemampuan mengantisipasi sekarang dan dimasa mendatang.

c)      Jenis tugas-tugas kepemimpinan yang dilaksanakan secara intern.

2.      Informasi mengenai kemampuan bekerja:

a)      Kemampuan mengambil keputusan dan mempartisipasikan bawahan.

b)      Kemampuan menyelesaikan pekerjaan yang menggunakan pemikiran.

c)      Kemampuan mempertahankan produktivitas dan mewujudkan keamanan, keselamatan, dan kepuasan kerja serta kebersihan lingkungan kerja.

d)      Kemampuan membuat perencanaan, mengorganisasikan dan mempartisipasikan bawahan, serta penjadwalan pelaksanaanya.

e)      Kemampuan melakukan pencatatn dan menyusun laporan kerja.

3.      Informasi mengenai hubungan kerja dengan pihak luar:

a)      Kemampuan menyelesaikan masalah dan negosiasi dengan berbagai pihak luar perusahaan.

b)      Kemampuan mempromosikan dan menjual atau memasarkan produk atau pelayanan perusahaan.

c)      Kemampuan mendapatkan bahan baku dan perbekalan lainnya.

4.      Hasil Kerja:

a)      Prestasi kerja sebagai inisiatif, kretivitas dan prakarsa sendiri sebagai eksekutif.

b)      Hasil kerja yang dicapai melalui bekerja didalam tim.

5.      Hubungan dengan para pekerja:

a)      Tugas-tugas kepemimpinan yang telah dilaksanakan.

b)      Kemampuan mempengaruhi dalam melaksanakan pekerjaan.

6.      Konteks pekerja lainnya:

a)      Disiplin

b)      Loyalitas

c)      Kepemimpinan dalam tim kerja

d)      Kemandirian

7.      Karakteristik jabatan yang menyangkut syarat-syarat formal dan informal sebagai seorang manajer seperti sertifikat, tanggung jawab, penampilan sabagi eksekutif, kontinyuitas dalam bekerja dan sebagainya.

{|CATATAN| Karena pembahasan ini saling berkaitan, maka adalah keliru jika Anda melewatkan 6 rekomendasi artikel berikut:
1) Pengertian dan Penggunaan Istilah Sekretaris
2) Jenis-Jenis Jabatan Sekretaris
3) Sekretaris Sebagai Pimpinan Kantor
4) Sekretaris Politik di Jepang
5) Profesi Sebagai Pegawai Administrasi
6) Tugas Pegawai Administrasi di Berbagai Bidang}

Informasi-informasi untuk menyusun deskripsi pekerjaan ataupun jabatan manajerial seperti diketengahkan di atas, bukan kriteria jabatan manajerial (bukanlah kategori yang mati) hal ini karena pekerjaan atau jabatan tersebut sifatnya kulitatif dan dinamis.

Selanjutnya untuk melaksanakan analisis pekerjaan atau jabatan yang penting dilingkungan suatu perusahaan, seperti pekerja manajerial, staf, pekerja-pekerja kunci dalam garis lini dan lain sebagaina. Yang berhubungan dengan produk dan pelayanan perusahaan, diperlukan pengguna metode relevan.

Selain tenaga sekretaris sebagai tenaga staff ahli pada bidangnya masih banyak jasa sekretaris yang dapat membantu pejabat pimpinan secara umum berupa petugas rutin dari pejabat pimpinan. Namun tidak jarang juga ia dimintai pendapat ataupun ide-ide rutin dan bahkan sampai hal yang amat pribadi sifatnya.

Kehadiran sekretaris pembantu umum pimpinan ini tidak kalah penting, dalam hal ini agar pejabat pimpinan benar-benar bisa berkonsentrasi dalam menghadapi masalah pokok yang menjadi tugasnya. Jangan kemudian pejabat pimpinan direpotkan dengan masalah-masalah kecil baik rutin ataupun insidental.

Fungsi dari sekretaris pribadi baik itu tenaga staf ahli ataupun sebagai pembantu umum pimpinan ialah membantu sekelompok atau seorang pejabat pimpinan tingkat atas dengan tujuan agar pekerjaan kantor rutin bisa berjalan dengan sebaik-baiknya. Selain itu juga harus bertanggung jawab atas pekerjaan utama yang dibebankan kepadanya dan bertanggung jawab akan lancarnya pekerjaan kantor.

Sekretaris sebagai pembantu pimpinan sering juga disebut sebagai sekretaris senior. Selain membantu pimpinan tingkat atas bagi sekretaris yang befungsi sebagai tenaga staf ahli juga berfungsi untuk menyelenggarakan dan mengganti fungsi pimpinan dalam mengambil sebuah keputusan, membantu mengadakan bimbingan, membuat perencana, dan melaksanakan aktivitas manajemen.

Lebih jauh masih ada jenis sekretaris dalam jenjang organisasi yang tidak menjabat sebagi pimpinan sekretariat, pembantu pimpinan, tenaga staf ahli ataupun pembantu umum, namun sebagai tenaga karyawan biasa. Sekretaris seperti ini berstatus sebagai karyawan dalam jenjang organisasi.