Tata Kerja, Prosedur Kerja, dan Sistem Kerja dalam Kantor

Tata Kerja, Prosedur Kerja, dan Sistem Kerja dalam Kantor

Apa itu tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja? Berikut kami uraikan pengertiannya. Tata Kerja adalah cara-cara melaksanakan kerja yang efisien mengenai sesuatu pekerjaan dengan mempertimbangkan tujuan, tenaga kerja, fasilitas, waktu dan lain sebagainya yang tersedia.

Sedangkan Prosedur Kerja adalah rangkaian tata kerja yang saling berhubungan sehingga menunjukkan adanya suatu urutan tahap demi tahap yang harus dikerjakan dalam rangka penyelesaian suatu pekerjaan. Sementara Sistem kerja adalah rangkaian tata kerja dan prosedur kerja yang membentuk satu kebulatan pola dalam rangka melaksanakan satu pekerjaan.

Manfaat dan Asas-Asas Tata Kerja, Prosedur Kerja dan Sistem Kerja

Manfaat dari tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja, antara lain yaitu:

1)      Tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja adalah penjabaran dari tujuan, sasaran, program kerja dan sebagainya ke dalam kegiatan-kegiatan pelaksanaan yang nyata.

2)      Dengan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja yang bagus, maka bisa dilakukan pengendalian kerja dengan baik.

3)      Tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja bisa dijadikan sebagai pedoman kerja untuk semua orang yang terlibat didalamnya.

Manfaatnya adalah:

1)      Pengendalian kerja bisa dilakukan

2)      Menjadi kegiatan pelaksanaan yang nyata

3)      Menjadi pedoman kerja

4)      Dengan tata kerja dan sebagainya yang dibuat bagus, pengendalian kerja menjadi bisa dilakukan

5)      Tata kerja dan sebagainya menjabarkan kebijaksanaan dan perencanaan menjadi pelaksanaan kerja yang kongkrit

6)      Tata kerja dan sebagainya yang dibuat dengan bagus dapat dijadikan sebagai pedoman kerja.

Asas-asas penyusunan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja antara lain yaitu:

1)      Harus Disusun Secara Sistematis (Teratur)

Sistematis dalam arti segala sesuatunya tersusun dengan teratur dan rapi.

2)      Harus Diberitahukan Kepada Semua Pihak yang Bersangkutan

Semua pihak dan semua orang yang dimaksud harus diberitahu sehingga menjadi tahu dan memahami.

3)      Harus Sejalan dengan Kebijaksanaan Pimpinan yang Berlaku

Yakni harus dibuat sejalan dengan kebijaksanaan yang sudah ada dan digariskan oleh pimpinan.

4)      Harus dapat Mendorong Pelaksanaan Pekerjaan Menjadi Efisien

Dalam arti harus dibuat menjadi sesuatu yang bisa mendorong pelaksanaan kerja menjadi efisien.

5)      Harus Bisa Ditinjau dan Dievaluasi

Yaitu harus bisa diperiksa, kemudian dinilai, apakah benar-benar baik atau belum baik.

6)      Harus Bisa Direvisi untuk Disesuaikan dengan Keadaan

Setelah dinilai ternyata masih ada yang kurang, maka harus bisa diperbaiki menjadi sesuatu yang lebih baik dan cocok.

Pengaturan Pokok Tata Kerja, Prosedur Kerja, dan Sisitem Kerja

Umumnya pengaturan pokok untuk tata kerja, prosedur kerja dan system kerja di dalam organisasi ialah sebagai berikut:

1)      Setiap pimpinan wajib menerapkan prinsip koordinasi di dalam tempat kerja masing-masing.

Dalam bentuk kongkritnya ialah pemberian petunjuk, perintah serta instruksi kepada para bawahan masing-masing yang bekerja mengikuti tata kerja, prosedur kerja dan system kerja yang sedang dilaksanakan.

2)      Setiap bawahan wajib menyampaikan laporan kepada atasan masing-masing.

Laporan dalam hal ini sudah tentu tentang pelaksanaan kerja beserta hasilnya dengan berpedoman pada tata kerja, prosedur kerja dan system kerja yang sedang dilakukan.

3)      Setiap pimpinan wajib memanfaatkan laporan.

Laporan yang masuk harus wajib dipelajari oleh setiap pimpinan, kemudian dijadikan sebagai bahan pertimbangan untuk pengambilan keputusan berikutnya.

4)      Setiap laporan harus punya tembusan kepada bagian atau lembaga yang berkaitan.

Laporan yang dibuat wajib memberikan tembusan kepada semua bagian atau lembaga lain yang memiliki hubungan kerja.

Pengaturan pokoknya amat sederhana, hanya antara atasan dan bawahan.

{|CATATAN| Jangan lewatkan rekomendasi 2 artikel terkait berikut ini:
1) Hubungan Kerja dan Kepemimpinan
2) Hubungan Kerja Antara Atasan dan Bawahan}

Prinsip-Prinsip dan Cara Penyusunan Tata Kerja, Prosedur Kerja, dan Sistem Kerja

Cara-cara penyusunan tata kerja, prosedur kerja dan system kerja seharusnya mengikuti prinsip-prinsip berikut ini:

1)      Tata kerja, prosedur kerja dan system kerja harus disusun dengan memperhatikan sifat dari pekerjaan yang dikerjakan.

2)      Tata kerja, prosedur kerja system kerja harus disusun dengan memperhatikan fasilitas dan bahan yang tersedia.

3)      Tata kerja, prosedur kerja dan system kerja harus disusun dengan memperhatikan tujuan, biaya dan waktu yang tersedia.

4)      Tujuan pokok organisasi, susunan organisasi, dan klasifikasi jabatan harus dijelaskan terlebih dahulu.

5)      Perlu ditetapkan kecakapan dan ketrampilan tenaga kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan yang bersangkutan.

6)      Harus ada buku pedoman untuk menerapkan tata kerja, prosedur kerja dan system kerja yang dimaksud.

7)      Dalam pentahapan rangkaian pekerjaan, tahap yang satu dengan tahap berikutnya harus ada hubungan yang sangat erat dan berkesinambungan.

8)      Setiap tahap harus merupakan suatu kerja nyata.

9)      Penyusunan tata kerja, prosedur kerja dan system kerja harus selalu disesuaikan dengan perkembangan teknologi.

Prinsip-prinsip pada cara penyusunan tata kerja, prosedur kerja dan system kerja:

1)      Memperhatikan tujuan, biaya, waktu yang tersedia

2)      Memperhatikan fasilitas, bahan yang tersedia

3)      Memperhatikan sifat dari pekerjaan

4)      Tujuan organisasi dll harus dijelaskan

5)      Pentahapan harus berkesinambungan

6)      Setiap tahap adalah kerja nyata

7)      Kecakapan dan ketrampilan perlu ditetapkan

8)      Perkembangan teknologi perlu diterapkan

9)      Harus punya buku pedoman