Hubungan Kerja Antara Atasan dan Bawahan

Hubungan Kerja Antara Atasan dan Bawahan

A. Hanya Ada Satu Atasan

Dalam kantor atau organisasi, hanya boleh ada atasan yang memberi perintah. Atasan atau pimpinan disini ialah orang yang berkedudukan sebagai pimpinan langsung dari seorang anggota yang akan menerima perintah atau instruksi dan kepada siapa bawahan tersebut harus bertanggungjawab.

Dalam keadaan mendesak ada kemungkinan atasan dari seorang atasan langsung (misalnya kepala bagian dari kepala seksi) memberi perintah kepada seorang bawahan. Disini bawahan itu menerima perintah tersebut sama dengan perintah dari atasan langsungnya. Namun dalam kondisi seperti ini, terdapat dua langkah tambahan yang perlu ditempuh oleh pihak atasan ataupun bawahan. Dua langkah tersebut antara lain yaitu:

1)      Atasan yang memberi perintah (misalnya kepala bagian) harus segera memberitahukan kepada atasan langsung (misalnya kepala seksi) dari bawahan yang menerima perintah tersebut, bahwa dia telah memberi perintah kepada bawahannya yang bernama misalkan Ali. Lalu, atasan yang memberi perintah tersebut harus menjelaskan alasan mengapa dia memberi perintah secara langsung. Di sini sama sekali tidak boleh ada faktor pribadi yang melatar belakangi pemberian perintah tersebut.

2)      Bawahan yang menerima perintah harus segera melaporkan kepada atasan langsungnya mengenai perintah yang diterimanya dan tindakan, langkah atau usaha yang dilakukannya berkenaan dengan perintah itu.

Dengan dua langkah tambahan tersebut, maka meskipun terjadi pemberian perintah yang bukan berasal dari atasan langsung, besar kemungkinan tidak akan terjadi kekacauan pada garis koordinasi di dalam kantor. Secara singkat atasan dari seseorang bawahan benar-benar harus satu, sama dengan dalam ketentaraan bahwa komandan pemberi perintah hanya boleh ada satu.

B. Pendelegasian Wewenang dan Tanggungjawab

Pendelegasian wewenang adalah penurunan wewenang atau pemindahan wewenang dari yang satu kepada yang lain menurut garis koordinasi yang ada. Di sebuah kantor ada kalanya terjadi pendelegasian wewenang dari yang atas kepada pihak tertentu yang ada dibawahnya. Pendelegasian wewenang seperti ini harus dilakukan sepraktis mungkin dan wewenang didelegasikan oleh pimpinan yang lebih tinggi kepada pimpinan yang lebih rendah, sehingga pihak yang mendapatkan pendelegasian wewenang tersebut bisa bertindak secara lebih efisien tanpa perlu selalu minta petunjuk pada atasan dalam pelaksanaan kerjanya.

Di dalam hal pendelegasian wewenang, harus ada keseimbangan antara wewenang dan tanggungjawab. Jika terjadi kasus wewenang lebih besar dari tanggungjawabnya, ada kemungkinan terjadi penyalahgunaan wewenang yang merugikan kantor. Sebaliknya apabila terjadi tanggungjawab yang lebih besar dari wewenangnya, dalam pelaksanaan pekerjaan kemungkinan akan timbul hambatan. Oleh sebab itu, pertama-tama seluruh pihak harus memahami terlebih dulu apa yang disebut dengan ‘wewenang’ dan ‘tanggungjawab’.

Wewenang ialah hak seseorang untuk menyuruh atau melarang orang lain dalam menggunakan sesuatu alat yang lain. Sementara Tanggungjawab yaitu kewajiban untuk melaksanakan tugas dan menggunakan suatu alat atau yang lain yang sudah dipercayakan kepadanya, atau memikul suatu beban akibat dari pelaksanaan suatu tugas atau pekerjaan yang dipercayakan kepadanya.

Di dalam hubungan antara wewenang dan tanggungjawab, hanya seorang pimpinan yang bertanggungjawab atas segala sesuatu yang terjadi didalam kantor. Dalam manajemen perkantoran, pimpinan merupakan orang yang bertanggungjawab terhadap berhasil atau tidaknya pencapaian tujuan sebuah kantor. Oleh karenanya, pimpinan boleh mendelegasikan wewenangnya, bahkan mungkin memang perlu untuk mendelegasikan wewenangnya agar pencapaian tujuan kantor bisa lebih mudah tercapai, akan tetapi yang perlu dicatat adalah dia sama sekali tidak boleh mendelegasikan tanggungjawabnya.

{|CATATAN| Jangan lewatkan rekomendasi 2 artikel terkait berikut ini:
1) Tata Kerja, Prosedur Kerja, dan Sistem Kerja dalam Kantor
2) Hubungan Kerja dan Kepemimpinan}

C. Pembagian Tugas

Di setiap kantor besar, pada dasarnya terdapat tiga kelompok tenaga kerja, antara lain yaitu:

1)      Kelompok Pimpinan

Kelompok pimpinan bertugas untuk mengendalikan seluruh kegiatan kantor dan mengkoordinasikan semua perkerjaan dan kegiatan bawahan.

2)      Kelompok Pembantu Pimpinan

Kelompok pembantu pimpinan merupakan seorang pembantu pimpinan yang bertugas untk memberikan saran dan pertimbanganpelaksana.

3)      Kelompok Pelaksana

Kelompok pelaksana ialah unsur tenaga kerja yang operasional sehingga setiap kegiatannya berhubungan langsung dengan pencapaian tujuan.

Dengan begitu, pembagian pekerjaan atau pembagian tugas secara jelas dan tegas dilaksanakan sehingga tidak ada seorangpun didalam kantor yang tidak memiliki pekerjaan atau tugas. Sehingga bentrokan pekerjaan atau tugas, tumpang tindih pekerjaan atau tugas bisa dihindari.

Profesi manajer kantor berada pada kelompok (1) atau (2), dan profesi sekretaris pada umumnya masuk ke dalam kelompok (2), tetapi ada juga sekretaris yang masuk ke dalam kelompok (1). profesi pegawai administrasi sudah jelas masuk dalam kelompok (3).