Untuk Apa Kita Belajar Administrasi Perkantoran?

Untuk Apa Kita Belajar Administrasi Perkantoran?

Saat pertama kali kita mempelajari administrasi, pertanyaan pertama yang biasanya timbul adalah mengapa dan untuk apa kita harus mempelajari administrasi? Maka jawabannya adalah bahwa kita senantiasa berada di dalam ruang lingkup suatu organisasi dan dalam hal ini kita mempunyai kepentingan untuk terlibat maupun memperbaiki cara-cara pengelolaan organisasi tempat kita bekerja atau bekerjasama.

Kita sering mendengar istilah administrasi, dan sebagian besar dari  kita beranggapan bahwa administrasi terbatas pada berkas. Padahal pada kenyataannya apabila dikaji lebih dalam peran administrasi begitu melekat dalam kehidupan kita sehari-hari. Mulai dari lingkungan keluarga, masyarakat hingga tempat kita bekerja. Ketika kita mengunjungi sekolah, kampus, instansi pemerintah, bank ataupun lembaga resmi lainnya, administrasi senantiasa menjadi bagian dalam proses pelayanannya.

Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

1. Kegiatan Kantor

Berikut ini ruang lingkup kegiatan kantor:

a.      Perencanaan perkantoran (office planning)

1)      Perencanaan gedung

2)      Tata ruang kantor

3)      Penerangan/cahaya

4)      Ventilasi

5)      Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor

6)      Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

7)      Anggaran (budgeting) perkantoran

8)      Standar kualitas kerja

9)      Sistem informasi dan telekomunikasi

b.      Pengorganisasian perkantoran (office organizing)

1)      Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi/perusahaan

2)      Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun bawahan

3)      Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan

c.       Pengarahan perkantoran (office actuating)

1)      Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan

2)      Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan

3)      Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan

4)      Penyatuan visi, misi karyawan dan organisasi

5)      Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar komunikasi antara atasan dengan bawahan dapat berjalan lancar

6)      Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan

d.      Pengawasan perkantoran (office controlling)

1)      Penggunaan peralatan dan perabot kantor

2)      Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

3)      Kualitas pekerjaan kantor

4)      Pelayanan kantor

5)      Waktu

6)      Biaya perkantoran

{|CATATAN| Merupakan sebuah kekeliruan jika Anda melewatkan 5 artikel terkait berikut ini:
1) Pengertian Administrasi, Kantor, dan Administrasi, Perkantoran
2) 8 Unsur Administrasi Perkantoran
3) Peran Administrasi Perkantoran dalam Perusahaan
4) Asas-Asas Pokok Manajemen Perkantoran
5) Apa Saja Jenis-Jenis Pekerjaan Kantor}

2. Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran

Berikut ini sarana dan fasilitas kerja kantor yang perlu diperhatikan:

a.      Lokasi Kantor

Faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor:

1)      Faktor lingkungan

2)      Faktor keamanan

3)      Faktor harga

b.      Gedung

Faktor yang perlu diperhatikan:

1)      Memiliki fasilitas yang memadai

2)      Menjamin keamanan dan kesehatan karyawan

3)      Harga gedung yang kompetitif (seimbang dengan biaya dan keuntungan)

c.       Peralatan

1)      Perabotan kantor (office furniture): meja, kursi, rak, laci-laci, dll

2)      Perbekalan kantor (office supplies): kertas, pena, tinta printer, penghapus dan peralatan habis pakai lainnya

d.      Interior

Yaitu tatanan perabot atau perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, seperti ventilasi, penerangan, plafon, jendela, dan hiasan kantor.

e.       Mesin-Mesin Kantor

Disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan kantor