Peran Administrasi Perkantoran dalam Perusahaan

Peran Administrasi Perkantoran dalam Perusahaan

Peran adalah sesuatu yang menjadi bagian atau yang memegang pimpinan. Dalam hal ini administrasi perkantoran memiliki peranan melancarkan kehidupan serta perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan, hal ini karena fungsinya yang sebagai pusat ingatan, pusat kegiatan serta sebagai sumber dokumen.

Seorang pimpinan membutuhkan informasi yang sifatnya umum, yang memberikan pengetahuan secara keseluruhan mengenai perkembangan organisasi/perusahaannya. Berdasarkan uraian tersebut, kita bisa melihat peran administrasi perkantoran dalam dua fungsi, antara lain yaitu:

1)      Bantuan Bagi Pimpinan (Staff Function)

Pekerjaan kantor terdiri atas kegiatan-kegiatan yang membantu pimpinan dalam merencanakan serta mengendalikan kegiatan perusahaan/organisasi dalam mengambil tindakan dan juga keputusan, agar tepat pada sasaran yang ingin dicapai.

2)      Pelayanan Bagi Masyarakat (Public Service)

Pekerjaan kantor, selain merupakan sebuah kegiatan yang berperan untuk membantu pimpinan dalam mengambil keputusan, juga merupakan kegiatan melayani segenap kegiatan operatif (tugas-tugas pokok kantor), baik yang sifatnya intern ataupun ekstern (pelayanan publik).

Tugas-tugas pokok kantor tidak akan berjalan tanpa ada data dan keterangan yang disiapkan oleh pekerjaan kantor. Bahkan lebih dari itu tujuan kantor tidak akan tercapai jika data dan keterangan yang disiapkan kantor tidak sesuai, atau kurang tepat dan keliru. Peranan pekerjaan atas tugas-tugas operatif pada umumnya bersifat pelayanan dalam penyajian segenap bahan keterangan ataupun warkat sebagai pusat ingatan atau sumber dukumentasi.

Berdasarkan uraian di atas bisa disimpulkan bahwa peranan pekerjaan kantor antara lain yaitu:

a)      Menyediakan keterangan bagi pimpinan organisasi untuk menetapkan keputusan ataupun melakukan tindakan yang tepat.

b)      Melayani pelaksanaan pekerjaan opersional, guna membantu melaksanakan pekerjaan induk untuk mencapai tujuan organisasi.

c)      Membantu melancarkan kehidupan serta perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.

Karakteristik Administrasi Perkantoran

Di dalam pelaksanaan administrasi perkantoran terdapat beberapa hal yang merupakan karakteristik mendasar dari administrasi perkantoran, antara lain yaitu:

1)      Bersifat Pelayanan

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, bahwa pekerjaan kantor merupakan melayani pelaksana pekerjaan operasional (tugas-tugas pokok kantor) dalam pencapaian tujuan organisasi. Dalam hal ini G.R. Terry mengatakan bahwa pekerjaan kantor sebagai pekerjaan pelayanan (service work). Yang fungsinya memudahkan dan meringankan.

Pekerjaan kantor berperan dalam membantu pekerjaan-pekerjaan lainnya, agar bisa berjalan lebih baik. Dalam hal ini Herry L. Wilie dan Robert P. Brecht menyebutkan, pekerjaan kantor berperan sebagai satuan organisasi pelayanan (service unit) yang bertujuan memberikan pelayanan kepada bagian dalam organisasi atau perusahaan.

Di dalam perusahaan, pekerjaan kantor tidak secara langsung bisa mendatangkan laba, sebagaimana yang dilakukan oleh pekerjaan operatif atau lapangan, contohnya bagian produksi atau bagian penjualan. Akan tetapi bagian produksi atau penjualan tersebut bisa berhasil dan menguntungkan, jika pekerjaan kantor berhasil melayani kebutuhan produksi atas penjualan tersebut.

2)      Merembes Segenap Bagian Organisasi

Administrasi perkantoran merembas ke segala bagian organisasi. Hal ini karena pekerjaan kantor bersifat pelayanan terhadap seluruh perkerjaan operatif. Bisa dibilang administrasi perkantoran memegang peranan penting dalam setiap bagian organisasi.

{|CATATAN| Merupakan sebuah kekeliruan jika Anda melewatkan 5 artikel terkait berikut ini:
1) Untuk Apa Kita Belajar Administrasi Perkantoran?
2) Pengertian Administrasi, Kantor, dan Administrasi Perkantoran
3) 8 Unsur Administrasi Perkantoran
4) Asas-Asas Pokok Manajemen Perkantoran

5) Apa Saja Jenis-Jenis Pekerjaan Kantor}

3)      Dilakukan Semua Pihak

Sebagai akibat dari perembetan pekerjaan kantor ke segenap bagian organisasi, maka pekerjaan tersebut akan dilakukan oleh semua orang yang ada di dalam organisasi itu sendiri. Walaupun pekerjaan kantor bisa menjadi tugas sekelompok pegawai saja (misalnya bagian tata usaha), nemun pekerjaan itu akan menjadi monopoli bagi kelompok pegawai tersebut.

Pekerjaan kantor akan dilaksanakan oleh pejabat pimpinan tertinggi (dengan tidak mengubah kedudukannya) sampai pegawai terendah. Dalam hal ini contohnya seorang direktur menelepon kantor lain untuk menghimpun data ataupun keterangan yang dibutuhkan atau bisa jadi sebaliknya menerima telepon dari kantor lain. Seorang mandor pabrik mencatat para karyawan yang tidak masuk atau yang lembur tanpa mengurangi tugas pokoknya sebagai seorang mandor. Seorang pegawai OB, selain bertugas untuk membersihkan kantor sering juga mendapatkan pekerjaan mengantar surat serta mengisi buku ekspedisi.

Jika kita lihat kembali peranan dari karakteristik pekerjaan kantor sebagaimana yang sudah bahas sebelumnya, kita akan menyadari bahwa pekerjaan kantor pada umumnya adalah suatu fungsi yang memberikan bantuan (facilitating function) dan merupakan sebagai urat nadi bagi setiap organisasi modern.

Secara umum pekerjaan kantor mencakup aktivitas manajerial mulai dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan. Sementara secara khusus (tugas operatif sehari-hari atau unit) pekerjaan kantor mencakup tugas-tugas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan.