FUNGSI MANAJEMEN

Fungsi manajemen merupakan elemen-elemen dasar yang melekat dalam setiap proses manajemen dan menjadi sebuah acuan maupun pedoman bagi manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan organisasi. (Bagi Anda yang belum mengetahui proses manajemen, silahkan kunjungi artikel berikut karena saling berhubungan dengan pembahasan ini. Proses Manajemen dalam Perusahaan).

Menurut G. R Terry, setidaknya ada 4 fungsi manajemen yang selalu ada dalam proses manajemen yaitu planning, organizing, actuating dan controlling. Keempat elemen tersebut merupakan elemen dasar dalam manajemen yang membentuk suatu proses yang saling berintegrasi dan berkesinambungan.

1.      Planning (Perencanaan)

Planning atau perencanaan merupakan fungsi pertama dalam manajemen. Perencanaan berhubungan dengan konsep atau gambaran bagaimana suatu kegiatan akan berlangsung. Perencanaan ini nantinya akan dijadikan suatu acuan untuk menjalankan kegiatan organisasi.

Membuat perencanaan berarti memikirkan apa yang akan dibuat dengan sumber daya yang dimiliki. Dalam membuat perencanaan yang baik terlebih dahulu harus ada sebuah keputusan sebagai dasar petunjuk langkah selanjutnya. Keputusan tersebut mencakup beberapa hal, yaitu:

a)      Analisis, yaitu berhubungan dengan perhitungan dan perkiraan masa depan.

b)      Sasaran, yakni perincian mengenai sasaran yang hendak dicapai, hasil yang diinginkan serta penetapkan tujuan akhir.

c)      Kebijakan, berkaitan dengan rumusan cara kerja atau metode kerja yang akan dilaksanakan.

d)      Program, menyangkut urutan langkah-langkah yang akan dilakukan agar sasaran tercapai.

e)      Skedul waktu, yaitu menetapkan jadwal pekerjaan yang harus dilaksanakan.

f)       Anggaran keuangan, berkaitan dengan penetapan sumber-sumber keuangan yang digunakan untuk melaksanakan proyek yang direncanakan.

Selain sebuah keputusan, perencanaan yang baik dan efektif harus selalu memenuhi format 5W + 1H, yaitu:

a)      What (apa tujuan yang ingin dicapai?).

b)      Why (mengapa hal tersebut perlu dilaksanakan?).

c)      Where (dimana hal tersebut akan dilaksanakan?).

d)      When (kapa hal tersebut akan dilaksanakan?).

e)      Who (siapa yang akan melaksanakan hal tersebut?).

f)       How (bagaimana cara melakukan hal tersebut?).

Perlu diketahui bahwa fungsi perencanaan bukan hanya sekedar fungsi, melainkan mempunyai sebuah manfaat yang besar. Manfaat tersebut adalah sebagai berikut:

a)      Mengimbangi ketidakaturan perubahan.

b)      Memusatkan perhatian pada sasaran yang hendak dicapai.

c)      Memperoleh pengelolaan yang efisien dan efektif.

d)      Memudahkan dalam pengawasan.

e)      Mendorong orang untuk memberikan prestasi.

f)       Mengukur hasil yang dicapai seseorang.

g)      Membantu manajer dalam mencapai status.

 2.      Organizing (Pengorganisasian)

Organizing atau pengorganisasian dapat diartikan sebagai kegiatan menciptakan suatu struktur dengan bagian-bagian yang terintegrasi sedemikian rupa sehingga hubungan antara bagian-bagian tersebut saling berpengaruh satu sama lain. Pengorganisasian sangat penting, mengingat setelah perencanaan dibuat yang harus dilakukan seorang manajer adalah membuat bentuk organisasi yang paling tepat untuk melaksanakan perencanaan tersebut karena bentuk organisasi yang dipilih akan berpengaruh terhadap hasil yang nantinya akan diperoleh.

(Ada beberapa tingkatan dalam manajemen, untuk lebih jelasnya simak pada artikel berikut ini: Tingkatan Manajemen)

Pengorganisasian bertujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan yang lebih kecil dan membuat manajer lebih mudah dalam melaksanakan pengawasan dan memilih orang-orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas kegiatan yang telah dibagi.

Proses organizing harus dibuat sesuai dengan rencana kerja atau petunjuk pelaksanaan kerja. Proses tersebut dilaksanakan dengan langkah-langakah sebagai berikut:

a)      Membagi pekerjaan yang akan dilaksanakan, menetapkan tugas-tugas serta tanggung jawab.

b)      Membuat susunan jabatan dan perannya dengan dilengkapi nama.

c)      Membentuk sistem kekuasaan dan status formal.

d)      Membuat struktur organisasi untuk membentuk komunikasi-komunikasi internal.

Fungsi organisasi merupakan proses yang untuk menyusun atau membentuk suatu organisasi. Organisasi akan menciptakan hubungan yang harmonis dalam suatu kelompok yang terdiri dari berbagai macam tipe individu serta berbagai macam kepentingan. Hal ini terlihat dalam bagan struktur organisasi yang membantu menjelaskan struktur garis wewenang, batas wewenang serta koordinasi antara satuan organisasi.

Berbicara mengenai bentuk-bentuk struktur organisasi, setidaknya ada 3 bentuk struktur organisasi yaitu:

1)      Organisasi Garis

Organisasi garis ini diciptakan oleh Henry Fayol. Ciri-ciri struktur organisasi ini adalah sebagai berikut:

a)      Bentuk organisasi masih kecil, praktis serta sederhana.

b)      Jumlah karyawan relatif sedikit.

c)      Pimpinan dan karyawan saling mengenal.

d)      Spesialisasi kerja belum tinggi.

e)      Hanya ada satu komando.

f)       Struktur organisasi sangat sederhana.

g)      Gari komando dimulai dari atas ke bawah dan tanggung jawab dimulai dari bawah ke atas.

Bentuk struktur organisasi garis memiliki kebaikan, yaitu sebagai berikut.

a)      Karena pimpinan berada di satu tangan maka kesatuan komando akan terjamin dengan baik.

b)      Tidak membingungkan karyawan karena hanya mengenal satu komando.

c)      Proses dalam pengambilan keputusan relatif cepat.

d)      Rasa solidaritas dan kekeluargaan antar karyawan sangat tinggi karena jumlah karyawan sedikit.

e)      Pembagian kerja sangat jelas dan mudah dilakukan.

Selain itu bentuk struktur organisasi garis memiliki kelemahan, yaitu sebagai berikut.

a)      Tugas serta tanggung jawab pimpinan sangat berat.

b)      Organisasi cenderung tergantung pada satu orang yaitu pimpinan.

c)      Ada kecenderungan pimpinan untuk bertindak otokrasi.

d)      Sistem kerja pada tiap bagian struktur bersifat individual.

e)      Kesempatan karyawan untuk berkembang terbatas.

f)       Tidak semua pimpinan serba bisa sehingga kemungkinan terjadi kesalahan cukup besar.

2)      Organisasi Garis dan Staf

Harrington Emerson adalah orang yang menciptakan struktur organisasi ini. Yang mempunyai ciri-ciri sebagai berikut.

a)      Digunakan dalam organisasi yang sifatnya kompleks.

b)      Jumlah karyawan banyak dan daerah kerjanya luas.

c)      Terdapat dua kelompok karyawan, yaitu kelompok staf sebagai penasihat dan kelompok garais sebagai pelaksana.

d)      Memiliki bidang-bidang yang beraneka ragam dan rumit.

Sementara itu kebaikan dari struktur organisasi garis dan staf ini yaitu:

a)      Bisa digunakan pada organisasi besar.

b)      Pengambilan keputusan yang sehat dan efektif dapat diperoleh karena memiliki staf ahli.

c)      Pembagian tugas sangat jelas.

d)      Prinsip the right man in the right place dapat diterapkan.

Dilain sisi kelemahan organisasi garis dan staf yaitu:

a)      Diperlukan jumlah tenaga kerja yang cukup banyak.

b)      Karyawan cenderung tidak saling mengenal satu sama lain karena perusahaan sangat besar.

c)      Solidaritas antar karyawan sangat kurang.

d)      Koordinasi cukup sulit diterapkan karena susunan organisasi rumit dan kompleks.

3)      Organisasi Fungsional

Pencipta struktur organisasi fungsional adalah F. W. Taylor. Struktur organisasi ini memiliki ciri-ciri sebagai berikut.

a)      Setiap pimpinan dapat memberikan perintah pada setiap bawahan sepanjang itu ada hubungan dengan fungsi atasan tersebut.

b)      Setiap pemimpin dapat menerima perintah dari pemimpin mana saja yang lebih tinggi kedudukannya.

c)      Tidak menekankan pada struktur hirarki.

d)      Tanggung jawab pelaksanaan berada pada lebih dari satu pimpinan.

Organisasi fungsional memiliki kebaikan sebagai berikut:

a)      Terdapat spesialisasi dalam pekerjaan sehingga dapat dikembangkan semaksimal mungkin.

b)      Pembagian tugas sangat jelas.

c)      Koordinasi mudah dilakukan dalam satu fungsi.

d)      Memakai tenaga ahli dalam setiap bidang sesuai dengan fungsi-fungsinya.

Kelemahannya adalah sebagai berikut:

a)      Pimpinan tidak mempunyai bawahan yang jelas sangat mungkin terjadi.

b)      Sulit mengadakan tour of duty karena adanya spesialisasi.

c)      Keterampilan karyawan terbatas pada satu bidang.

d)      Tidak ada koordinasi yang sifatnya menyeluruh.

e)      Sifat individual cukup terasa karena setiap karyawan lebih mementingkan bidangnya sendiri.

 3.      Actuating (Menggerakan)

Actuating atau menggerakan adalah suatu tindakan mengusahakan agar seluruh anggota kelompok berusaha mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan dan usaha-usaha organisasi. Dengan kata lain actuating adalah menggerakan seseorang agar mau bekrja dengan kesadaran pribadi dan bersama-sama mencapai tujuan yang ditetapkan secara efektif dan efisien.

Actuating merupakan penerapan dari rencana yang sudah ditetapkan dan diorganisasikan sebelumnya. Dalam pelaksanaannya kegiatan actuating membutuhkan leadership (kepemimpinan), dalam artian sebuah kemampuan untuk mempengaruhi orang lain agar mau bekerja dengan tulus sehingga sebuah pekerjaan dapat berjalan dengan lancar dan mencapai tujuan. Kepemimpinan merupakan salah satu alat efektif fungsi actuating.

Untuk menggerakan karyawan, seorang pemimpin harus mempunyai pendekatan yang kahs. Seorang pemimpin diharapkan dapat berkomunikasi, berpikir kreatif, memberikan nasehat serta petunjuk, berinisiatif dan dapat memberi stimulus pada karyawan. Dalam memimpin karyawan seorang pemimpin perlu beberapa hal yaitu:

1)      Komunikasi

Komunikasi berarti usaha seseorang untuk menciptakan rasa saling mengerti diantara dirinya dan orang lain. Setidaknya ada 3 macam komunikasi.

a)      Komunikasi ke bawah (downward communication), merupakan komunikasi yang dilakukan seorang pemimpin pada bawahannya seperti petunjuk, perintah, keterangan umum, intruksi, pujian, serta teguran.

b)      Komunikasi ke atas (upward communication), yakni komunikasi yang dilakukan oleh seorang bawahan pada atasanya. Biasanya berupa laporan, pendapat, keluhan, serta saran.

c)      Komunikasi horizontal (horizontal communication), adalah komunikasi yang dilakukan oleh anggota organisasi dengan anggota lain, biasanya berupa pemerikasaan ulang secara berturut-turut untuk mendapat persetujuan dan pemerikasaan ulang secara bersama untuk mendapat persetujuan.

2)      Motivasi

Motivasi merupakan proses pembarian dorongan agar karyawan bekerja sesuai dengan seharusnya sehingga tujuan organisasi tercapai secara efektif dan efisien. Motivasi ada 2 jenis, yaitu:

a)      Motivasi positif, yaitu proses mempengaruhi orang lain dengan cara memberikan stimulus berupa hadiah untuk tingkat kepuasan tertentu. Misalnya memberikan tambahan penghasilan, promosi jabatan dll.

b)      Motivasi negatif, yaitu proses mempengaruhi orang lain dengan cara memberikan tekanan berupa menakut-nakuti. Misalnya memberikan penurunan pangkat, pemotongan gaji, pemecatan dll.

3)      Mengembangkan Karyawan

Seorang pemimpin harus bisa mengembangkan bawahannya. Pengembangan ini bisa berupa mengembangkan kecakapan, memprbaiki sikap, memupuk keahlian, atau menambah pengetahuan karyawan. Mengembangkan karyawan merupakan sebuah tanggung jawab untuk pemimpin.

 4.      Controlling (Pengawasan)

Controlling atau pengawasan merupakan fungsi ke empat dari fungsi manajemen. Pengawasan ini diperlukan mengukur apakah rencana yang telah dibuat dilakukan dengan baik atau tidak. Selain itu pengawasan juga diperlukan untuk melihat apakah seluruh anggota organisasi terlibat penuh dalam pelaksanaan rencana dan apakah hasil yang dicapai sesuai dengan tujuan yang sudah ditetapkan.

Pengawasan adalah begian dari tindakan manajer untuk menilai serta mengendalikan jalannya kegiatan untuk memastikan ketercapaian tujuan. Tujuan dari pengawasan ini adalah untuk mencegah dan memperbaiki penyimpangan, kesalahan, penyelewengan serta kegiatan lain yang tidak sesuai dengan rencana awal. Langkah-langkah dalam proses pengawasan terdiri:

a)      Menetapkan standar dan metode pengukuran prestasi.

b)      Mengukur prestasi kerja.

c)      Menentukan apakah prestasi kerja sesuai standar.

d)      Mengambil tindakan perbaikan.

Selain itu keberhasilan controlling tergantung pada beberapa hal yaitu:

a)      Harus ada rencana yang dilakukan, khususnya standar prestasi yang akan dihasilkan.

b)      Adanya ketegasan manajer dalam mengontrol kegiatan.

c)      Bagaimana proses kontrol dilakukan.

d)      Menetapkan strategi posisi.

e)      Manajer harus mempunyai kehlian dalam melakukan observasi untuk menetapkan permulaan kesalahan seta melakukan koreksi.

f)       Manajer harus mempunyai kewenangan secara resmi dalam melakukan pengawasan.

g)      Manajer harus bersemangat dan berkemauan untuk melakukan pengawasan.

Hambatan Fungsi Manajemen

Pada implementasinya penerapan fungsi-fungsi manajemen tidaklah mudah sebab selalu ada hambatan dalam pengerjaannya. Hambatan tersebut yaitu:

1)      Hambatan dari dalam organisasi

a)      Manajer belum sepenuhnya memahami berbagai aspek yang berkaitan dengan penerapan fungsi manajemen.

b)      Manajer belum sepenuhnya mampu menjabarkan fungsi manajemen secara operasional.

c)      Organisasi belum siap melakukan fungsi manajemen yang telah ditetapkan manajer.

d)      Sarana dan prasarana yang mendukung pelaksanaan fungsi manajemen belum tersedia.

e)      Selalu ada faktor risiko serta ketidakpastian dalam pelaksanaan kegiatan.

2)      Hambatan dari luar organisasi

a)      Terdapat berbagai ketentuan, peraturan, atau undang-undang pemerintah yang menghambat kegiatan organisasi.

b)      Adanya dampak negatif yang timbul dari pengembangan organisasi lain yang sejenis.

c)      Infrastruktur yang ada diluar organisasi tidak mendukung.