EFISIENSI DALAM BEKERJA

EFISIENSI DALAM BEKERJA

Efisiensi berhubungan dengan menghasilkan sesuatu atau produksi yang optimal dengan tidak membuang sumber daya dalam proses pengerjaannya. Dalam hal ini bekerja dengan efisien adalah bekerja dengan gerakan, usaha, waktu serta tenaga yang dibuat sedikit mungkin dengan hasil yang tetap sama.

Cara bekerja yang efisien bisa diterapkan oleh seluruh karyawan untuk setiap pekerjaan yang kecil ataupun yang besar sehingga dapat membantu mempercepat penyelesaian tugas dengan menghemat bahan, tenaga, biaya, waktu, dan lainnya.

Jika seorang karyawan harus segera menyelesaikan pekerjaan dalam waktu yang singkat, maka karyawan tersebut harus bisa meningkatkan kecepatannya dalam bekerja, dengan tetap menjaga mutu hasil kerjanya. Oleh karena itu dalam hal ini karyawan yang tidak efisien akan kekurangan waktu dalam menyelesaikan pekerjaannya, sementara karyawan yang efisien akan kekurangan pekerjaan untuk menghabiskan waktunya.

Berkaitan dengan hal ini dengan begitu, efisiensi kerja merupakan pelaksanaan kerja dengan cara tertentu tanpa mengurangi tujuan yang telah ditetapkan. Cara pelaksanaan kerja dalam hal ini merupakan cara termudah mengerjakannya, tersingkat waktunya, termurah biayanya, teringan bebannya dan terpendek jaraknya.

Karyawan yang efisien tidak akan mengeluh meskipun yang harus dikerjakannya banyak, sedangkan karyawan yang tidak efisien akan mengeluh meskipun pekerjaannya sedikit. Cara kerja yang efisien sudah seharusnya diterapkan secara terus-menerus agar karyawan memiliki jiwa efisiensi dan diterapkan dalam melaksanakan pekerjaannya.

A.     Azas-Azas Efisiensi Kerja

Untuk menerapkan efisiensi dalam bekerja, karyawan perlu mengetahui asas-asas efisiensi bagi pekerjaan, dalam hal ini yaitu:

1)      Azas Perencanaan

Perencanaan ialah menggambarkan suatu tindakan yang akan dilakukan dalam rangka mencapai suatu tujuan. Perencanaan sangat penting agar efisiensi bisa dilakukan karena tindakan apa yang akan dilakukan sudah direncanakan sebelumnya.

2)      Azas Penyederhanaan

Menyederhanakan disini dalam arti membuat suatu system yang rumit atau pekerjaan yang sukar menjadi lebih mudah atau ringan.

3)      Azas Penghematan

Menghemat artinya mencegah penggunaan benda atau bahan secara berlebihan sehingga biaya pekerjaan menjadi lebih minim.

4)      Azas Penghapusan

Menghapuskan disini ialah meniadakan kegiatan yang mempunyai persamaan kegiatan atau bahan yang mungkin bisa dikerjakan sekaligus dalam satu langkah sehingga dapat menghemat waktu kerja.

5)      Azas Penggabungan

Menggabungkan yaitu menyatukan pekerjaan yang mempunyai persamaan kegiatan atau bahan yang mungkin dapat dikerjakan sekaligus dalam satu langkah sehingga bisa menghemat waktu kerja.

B.     Syarat Efisensi Kerja

Untuk mencapai efisiensi kerja maka diperlukan beberapa syarat, antara lain sebagai berikut:

1)      Berhasil Guna atau Efektif

Syarat ini yaitu bahwa kegiatan sudah dilaksanakan dengan tepat, dalam artian bahwa target tercapai sesuai dengan waktu yang sudah ditetapkan.

2)      Ekonomis

Syarat ekonomis yaitu bahwa dalam usaha mencapai sesuatu telah menggunakan hal yang efektif biaya, tenaga kerja, peralatan, material, waktu, dan ruangan serta telah dimanfaatkan dengan tepat.

3)      Pelaksanaan Kerja yang Dapat Dipertanggungjawabkan

Syarat ini dimaksudkan untuk membuktikan bahwa dalam pelaksanaan kerja sumber-sumber yang ada dimanfaatkan dengan tepat serta dapat dipertanggungjawabkan dengan baik.

4)      Pembagian Kerja yang Nyata

Manusia memiliki kemampuan yang terbatas sehingga tidak mungkin mengerjakan seluruh macam pekerjaan dengan baik. Maka dalam hal ini hendaknya ada pembagian kerja yang nyata berdasarkan beban kerja, ukuran kemampuan kerja, serta waktu yang tersedia.

5)      Rasionalitas Wewenang dan Tanggung Jawab

Wewenang harus seimbang dengan tanggung jawab seseorang, dalam arti jangan sampai terjadi seseorang memiliki wewenang yang lebih besar dari tanggung jawabnya ataupun sebaliknya jangan sampai ada wewenang yang lebih kecil dari tanggung jawabnya.

6)      Prosedur Kerja yang Praktis

Dalam hal ini bahwa peleksanaan kerja harus merupakan kegiatan operasional yang bisa dilakukan dengan lancar, dapat dipertanggungjawabkan serta pelayanan kerja yang memuaskan.

C.     Pedoman Efisiensi Kerja

Dalam rangka membantu menciptakan cara kerja yang efisien, maka dibutuhkan beberapa pedoman untuk menunjang hal tersebut. Dalam hal ini pedoman tersebut yaitu:

1)      Mengubah pekerjaan rutin atau pekerjaan otak menjadi pekerjaan otomatis

2)      Mempunyai tempat tertentu untuk benda atau catatan

3)      Membiasakan tangan untuk bekerja dengan tanpa bantuan mata

4)      Menyimpan benda yang benar-benar penting saja

5)      Menyusun pekerjaan menurut rangkaian kerja yang tepat

6)      Bekerja menurut rencana untuk mencapai hasil

7)      Membiasakan mengambil keputusan seketika

8)      Menggunakan catatan untuk membantu ingatan

9)      Membiasakan memulai dan menyelesaikan pekerjaan seketika

10)  Menggunakan tenaga lain atau pembantu untuk membantu menyelesaikan pekerjaan.

{|CATATAN| Akan lebih sempurna jika Anda juga membaca 2 artikel berikut ini:
1) Perencanaan: Pengertian, Syarat-Syarat, Prinsip-Prinsip, dan Langkah-Langkah Perencanaan
2) 3 Sumber Efisiensi Kerja}

D.     Efisiensi Kerja di Kantor

Dalam menciptakan efisien kerja, ada baiknya diteliti terlebih dahulu dan ditemukan tempat atau bagian-bagian yang sering mengalamai inefisiensi sehingga efisiensi bisa diterapkan pada bagian-bagian yang mengalami inefisiensi ini. Dalam pekerjaan sehari-hari dikantor, biasanya inefisiensi terjadi dalam alat tulis kantor serta pemeliharaan dan pemakaian barang kantor. Oleh karenanya, pada kedua bagian ini perlu diterapkan efisiensi.

Efisiensi dalam Pemakaian Alat tulis kantor

Efisiensi dalam pemakaian alat tulis kantor dapat dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut:

1)      Memelihara alat kerja seperti komputer sesuai dengan kemampuan, seperti misalnya dengan cara menggunakan alat kerja tersebut sesuai dengan tujuannya

2)      Jangan mudah membuang bahan, kecuali benar-benar tidak bisa dipakai lagi. Contohnya kertas yang terbuang percuma setiap hari karena kebiasaan membuang kertas padahal kertas tersebut masih bisa digunakan untuk kebutuhan lain

3)      Pakailah kertas konsep secara timbal balik

4)      Hindarkan membuat tembusan surat dan lainnya yang berlebihan

5)      Pergunakan karbon dengan cermat

6)      Menggandakan surat secukupnya saja.

Efisiensi dalam Pemeliharaan serta Pemakaian Barang Kantor

Pemeliharaan adalah merawat benda atau barang agar benda/barang tersebut tetap berada dalam kondisi yang terbaik dalam hal pemanfaatannya sehingga didapatkan hasil yang sesuai dengan fungsinya.

Memelihara barang tidak bergerak lebih mudah dibandingkan dengan memelihara barang yang bergerak, baik bergerak di tempat (berupa mesin) ataupun bergerak dengan menempuh suatu jarak tertentu (motor, mobil, sepeda dll).

Pemeliharaan barang bergerak memerlukan keahlian khusus dan frekuensi pemeliharaannya melebihi frekuensi barang yang bergerak. Dalam artian bahwa frekuensi pemeliharaan barang yang bergerak lebih banyak jika dibandingkan dengan barang tidak bergerak sehingga berpengaruh terhadap besarnya biaya pemeliharaan yang diperlukan.

Untuk menanggulangi besarnya biaya pemeliharaan tersebut, maka perlu diketahui beberapa hal yang mengakibatkan terjadinya pemborosan dalam pemeliharaan barang sehingga meningkatkan jumlah biaya pemeliharaan, antara lain yaitu:

1)      Kelengahan pengelolaan bahan atau alat dalam proses produksi

2)      Cara penggunaan atau pengoperasian mesin/alat yang tidak tepat

3)      Kelengahan dalam perlindungan barang terhadap udara, panas, debu, cairan dan lain-lain

4)      Pemakaian mesin/barang yang tidak sesuai dengan tujuan

5)      Pemakaian yang kasar dan ceroboh

6)      Pemakaian barang yang berlebihan dan kelebihan itu tidak dikembalikan atau dilaporkan

7)      Kesalahan dalam batas kecepatan atau kemampuan

8)      Kelalaian pengurusan barang atau mesin yang tidak dipakai

9)      Beban yang berlebih pada alat angkut yang menyebabkan alat cepat rusak

10)  Kelalaian terhadap perbaikan kecil yang sebenarnya dapat dilakukan sendiri

11)  Hilangnya alat-alat kecil

12)  Penghapusan barang sebelum waktunya

13)  Kelambatan dalam system laporan jika terjadi kerusakan pada mesin.

E.     Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Efisiensi Kerja

Dalam mewujudkan efisiensi kerja terdapat beberapa faktor yang memengaruhinya. Menurut Ralph M. Barnes setidaknya terdapat 3 faktor yang mempengaruhi efisiensi kerja, yaitu gerakan tubuh, pengaturan tempat kerja, dan penggunaan alat kerja.

Sementara menurut The Liang Gie juga terdapat 3 faktor yang memengaruhi efisiensi kerja, yaitu kemauan, kemampuan, dan kemahiran. Lebih jauh dalam hal ini secara lebih terperinci faktor yang mempengaruhi seseorang untuk dapat bekerja dengan efisien, antara lain yaitu:

1)      Bentuk dan Susunan serta Permukaan Meja Kerja

Bentuk dan susunan serta permukaan meja kerja perlu dirancang dengan baik, agar bisa menghemat tenaga, usaha serta waktu. Contoh meja yang berbentuk L atau U dengan tempat mesin ketik atau komputer disebelah kiri. Selain itu, permukaan meja harus halus sehingga karyawan bisa bekerja dengan aman dan nyaman.

2)      Kursi

Kursi hendaknya yang bisa berputar dan memiliki sandaran tegak, tujuannya agar karyawan dapat duduk dan mudah berputar jika harus mengetik, mengangkat telepon ataupun menulis di atas meja tulisnya.

3)      Posisi Benda/Barang

Posisi benda atau barang yang sering dipakai di atas meja harus dalam posisi yang mudah dijangkau dan segera simpan semua peralatan atau berkas yang tidak dibutuhkan lagi agar meja tetap rapi dan dapat digunakan untuk mengerjakan pekerjaan lain dengan efisien.

4)      Laci

Barang atau benda yang ada didalam laci hendaknya disusun dengan penuh pertimbangan disesuaikan dengan kepentingan masing-masing peralatan agar dapat digunakan secara efisien.