Jenis-Jenis Peralatan dan Perlengkapan Penyimpanan Kearsipan

Jenis-Jenis Peralatan dan Perlengkapan Penyimpanan Kearsipan

Sistem penyimpanan arsip atau warkat adalah suatu proses kegiatan atau proses pengaturan yang dimulai dari penerimaan, pencatatan, dan penyimpanan dengan menggunakan sebuah sistem tertentu, serta menemukan kembali dengan cepat dan tepat, penggunaan, pemeliharan, penyusutan dan pemusnahan suatu arsip. Dalam hal ini peralatan dan perlangkapan penyimpanan kearsipan adalah berbagai benda atau alat yang dapat menunjang penyimpanan arsip.

A. Jenis dan Kegunaan Peralatan Kearsipan

Secara umum peralatan kearsipan yang digunakan untuk pengurusan arsip antara lain yaitu:

1.      Guide

Yaitu guide atau sekat petunjuk karton/kertas tebal dengan ukuran tertentu yang memuat kode pada tabnya yang berfungsi sebagai pembatas kelompok sekaligus sebagai folder yang ada di belakangnya.

Macam-macam Guide :

1)      Menurut ukurannya Guide dibedakan menjadi:

(a)    Guide kecil berukuran 16 x 11 cm, dipakai untuk menyimpan kartu berukuran 15 x 10, seperti kartu-kartu indeks, kartu kendali, lembar pengantar, dan sebagainya.

(b)   Guide besar berukuran 36 x 25 cm, diergunakan untuk menyimpan surat-surat dalam folder ukuran folio.

2)      Menurut fungsinya Guide dibedakan menjadi:

(a)    Guide posisi pertama, yaitu guide yang digunakan sebagai pembatas dan petunjuk antar caption/subjek.

(b)   Guide posisi kedua, yaitu yang dipakai sebagai pembatas dan petunjuk atar sub caption/sub

(c)    Guide posisi ketiga, yaitu guide yang digunakan sebagai pembatas dan petunjuk sub caption/sub sub subjek.

2.      Folder

Folder adalah berkas lipata yang biasanya dibuat dari kertas tebal atau plastik tebal untuk menyimpan sebuah arsip. Pengertian Folder ada dua macam, dimana:

1)      Sebagai nama induk dari jenis berkas lipatan yang terdiri dari:

(a)    Brief ordner, yakni berkas lipatan besar yang terbuat dari karton tebal, yang didalamnya terdapat penjepit arsip yang terbuat dari logam. Menurut ukurannya brief ordner ada 2 macam yakni Brief Ordner Folio untuk menyimpan surat dan Brief Ordner Kuarto untuk menyimpan bukti-bukti keuangan serta kuitansi, faktur dan sebagainya.

(b)   Snelhecter, yaitu berkas lipatan yang terbuat dari kertas tebal atau plastik tebal dengan berbagai variasi alat penjepit yang terbuat dari logam didalamnya. Snelhecter yang terbuat dari kertas tebal biasanya berukuran follio, sementara yang terbuat dari plastik tebal terdiri dari ukuran folio dan setengah folio.

(c)    Stofmap folio, adalah lipatan berdaun yang terbuat dari kertas tebal atau plastik tebal.

(d)   Map tanpa daun, ialah berkas lipatan yang terbuat dari 3 kertas tebal dan menggunakan tab.

(e)    Portepel, adalah berkas lipatan yang terbuat dari katon tebal dengan tali sebagai alat pengikat.

2)      Sebagai nama dari salah satu jenis lipatan yang berupa map tanpa daun

Saat ini istilah folder lebih dikenal untuk memberi nama jenis map. Folder ini ada dua macam, yaitu folder biasa dan folder gantung. Folder gantung ini untuk diletakkan dalam laci filing cabinet yang bergawang. Kecuali tempat penyimpanan arsip berupa folder di atas, sekarang banyak sekali dipergunakan kardus/doos/box yang terbuat dari karton untuk menyuman arsip in aktif. Kardus/doos/box arsip ini ada yang berukuran tebal 37, 5 x 26,5 x 9 cm, keduanya menggunakan tutup.

3.      Tempat Menyimpan Arsip

Berikut ini beberapa tempat penyimpanan arsip:

1)      Lemari Arsip (Cup Board)

Lemari adalah tempat penyimpanan arsip berbagai bentuk, terbuat dari kayu, besi, baja dan berdaun pintu. Jenis lemari paling banyak dikenal karena dapat untuk menyimpan arsip dengan berbagai macam cara, diantaranya yaitu:

(a)    Sliding door cupboard (lemari pintu dorong)

(b)   Swing door cupboard (lemari pintu engsel)

(c)    Retracting door cupboard (lemari pintu tarik kembali atau lemari dengan daun pintu yang masuk ke sisi samping).

2)      Filing Cabinet

Filing cabinet merupakan tempat penyimpanan folder secara tegak (vertikal) yang terbuat dari besi baja dan terdiri dari beberapa laci. Setiap laci pada bagian dalam biasanya berukuran 50 x 38 x 24 cm, jenis lacinya ada yang bergawang dan ada juga yang tanpa gawang. Filing cabinet biasanya digunakan untuk menyimpan folder berisi arsip aktif.

3)      Lemari Gambar

Lemari gambar ialah tempat penyimpanan gambar bangunan atau peta yang terbuat dari besi baja. Setidaknya terdapat 2 macam lemari gambar, antara lain yaitu:

(a)    Lemari gambar dengan tempat penyimpanan tegak, terbuka, dan mengantung (vertical suspension).

(b)   Lemari gambar dengan laci-laci mendatar, digunakan untuk menyimpan gambar secara terbuka, mendatar, dan ditumpuk/flat.

4)      Rak Arsip

Rak Arsip merupakan tempat penyimpanan brief ordner atau box arsip secar terbuka, yang terbuat dari besi baja. Ada 2 macam rak arsip, yakni:

a)      Rak Bergerak (Mobile stacks/Roll-0-Pack)

Rak ini merupakan tempat penyimpanan yang besar, terbuat dari besi baja dan memakai roda kecil sehingga bisa digerakan. Menurut besar kecilnya dan tenaga penggeraknya, rak ini bisa dibedakan menjadi 4 jenis, yaitu:

(1)   Roll-0-Pack yang dilengkapi dengan elektro motor ditiap kereta untuk menyimpan arsip seberat 8 ton dengan bebelnya.

(2)   Roll-0-Pack yang didorong untuk menyimpan arsip dengan berak mebelnya tidak lebih dari lima ton tiap bloknya.

(3)   Roll-0-Pack atau mobile straks biasanya digunakan untuk menyimpan arsip inaktif dan arsip statis di gudang arsip.

(4)   Roll-0-Pack yang digerakan secara mekanis (dilengkapi dengan alat untuk memutar roda bergigi yang berhubungan dengan rantai yang dipasang pada lantai), untuk menyimpan arsip sampai 20 ton beserta mebelnya.

b)      Rak Tidak Bergerak (Stationary Stacks)

Jenis rak ini paling banyak dikenal dibuat dari besi berlubang dan ada pula yang bentuknya seperti lemari tanpa daun pintu.

5)      Kotak atau Lemari Kartu

Kotak/lemari kartu berfungsi untuk menyimpan kartu kendali, kartu indeks dan sebagainya, terbuat dari kayu atau besi baja. Beberapa macam tempat penyimpanan kartu ini antara lain:

a)      Card Indexs Cabinet (cardex)

Cardex merupakan tempat penyimpanan kartu horizontal, yang terbuat dari besi baja yang terdiri dari laci-laci (8 atau 15 laci). Setiap lacinya sudah dilengkapi dengan pocket untuk diisi dengan warkat yang berpa kartu. Karena kartu diletakkan secara horizontal dan laci cardex bisa dikeluarkan dari lemarinya maka kita bisa membaca bahkan menulis diatas kartu yang bersangkutan tanpa mengeluarkan kartu tersebut.

b)      Card Cabinet

Card cabinet ialah tempat penyimpanan kartu secara vertikal yang terbuat dari besi baja atau kayu. Card cabinet terdiri dari dua macam, yaitu:

(1)   Card cabinet yang bentuknya menyerupai filing cabinet akan tetapi laci-lacinya kecil berada dibagian atas dan dibagian bawah berupa rak berdaun pintu kecil.

(2)   Card cabinet seperti lemari dengan daun pintu untuk menutup laci-lacinya.

c)      Kotak Kartu

Kotak kartu ini sebagai card cabinet kecil dengan dua laci untuk menyimpan kartu secara vertikal, terbuat dari bahan besi baja. Karena bentuknya yang kecil biasanya diletakkan diatas meja atu filing cabinet.

d)      Ticler File

Ticler file meruapakan kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja yang berisi lembar/kartu vertikal yang menunjukan tanggal (31 lembar), bulan (12 lembar), serta tahun. Setiap pagi lembaran yang menunjukkan tanggal digeser sehingga untuk yang didepan menunjukkan tanggal dan bulan pada hari itu. Ticler file biasanya digunakan untuk menyimpan lembar dispoisi, bon pinjam arsip ataupun kartu lainnya yang memuat tanggal jatuh tempo, diletakkan di dapan kartu tanggal yang bersangkutan untuk diketahui pada waktunya. Karena bentuknya kecil ticler file biasanya akan diletakkan diatas meja.

{|CATATAN| Karena pembahasan ini berkaitan, jangan lupa baca juga 3 artikel berikut:
1) Pengertian Arsip dan Kearsipan Secara Umum
2) Masalah Pokok Kearsipan Menurut Para Ahli
3) Cara Memilih Sistem Kearsipan yang Sesuai}

B. Jenis dan Kegunaan Perlengkapan Arsip

Terdapat beberapa jenis dan kegunaan perlengkapan Arsip yang diperlukan untuk proses penyimpanan warkat atau surat, diantaranya yaitu:

1)      Lembar Disposisi, dipakai untuk mengatur proses pengolahan surat yang selanjutnya menjadi alat pengendali lalu lintas persuratan serta sebagai sarana monitor dalam mekanisme persuratan. Sarana ini ialah gambaran dari jalur kedinasan antara atasan dan bawahan, atar pejabat secara horizonal. Kegiatan ini memperlihatkan gambaran peranan dan partisipasi aktif dari staf dalam proses pengolahan surat.

2)      Kartu Tunjuk Silang, berfungsi hampir sama dengan kartu kendali yang diberkaskan atau difile yang fungsinya untuk mengganti ataupun mewakili permasalahan (subjek) dari sebuah surat, tidak dengan surat aslinya. Pada kartu silang ini dituliskan dimana adanya surat asli disimpan.

3)      Kartu Kendali, dipergunakan sebagai alat pencatat surat, alat pelacak untuk menemukan atau menetapkan lokasi dan tempat suatu surat. Kartu kendali ini sangat perlukan untuk alat pengukur/alat penyampai surat dan sebagai arsip pengganti dari surat dinas penting.

4)      Lembar Penerus, dipakai sebagai pengganti buku ekspedisi, sebagai alat pengendali dan memonitor surat dilingkungan unit pengolah.

5)      Kartu/Lembar Pinjam arsip, digunakan untuk meminjam arsip seorang pejabat. Yang akan meminjam arsip harus mengisi catatan pada katu lembar yang dimaksud. Kartu/lembar ini dipakai untuk mempertanggungjawabkan siapa yang meminjam arsip, sekaligus juga berfungsi sebagai pengganti sementara arsip yang dipinjam atau arsip yang pindah dari kedudukannya.

6)      Kotak penyimpan/pengikat (Tier File), kota yang berukuran sedang untuk menyimpan lembar disposisi, kartu/lembar pinjam a5sip dan lembar penerus. Kotak ini pula berfungsi sebagai pengingat bagi pengola arsip.

7)      Sekat Petunjuk (Guide), Guide disimpan dan diatur didepan folder sebagai penunjuk pembatasan simpanan arsip untuk membedakan atau memisahkan antara masalah utama, masalah dan sub masalah.

8)      Map Gantung atau Folder, map khusus yang menggunakan gantungan berfungsi untuk menempatkan arsip atau sekelompok arsip. Map ini berisi himpunan arsip tentang satu persoalan atau permasalahan. Map folder tersebut merupakan bentuk fisik dan file atau berkas.

9)      Perlengkapan lain, berupa:

(a)    Cap derajat surat, yaitu sebuah cap untuk memberitahukan bahwa surat perlu ditangani dengan kecepatan tertentu (segera atau amat segera).

(b)   Cap tanggal, yaitu cap yang memuat angka dan singkatan nama bulan, yang setiap kali bisa diubah menurut tanggal, bulan serta tahun yang dikehendaki atau sesuai dengan keperluannya.

(c)    Cap sifat surat, yaitu cap yang dapat menetapkan apakah surat bersifat rahasia, penting dan sebagainya.

(d)   Alat tulis kantor, misalnya berupa spidol, bolpen, lem, pensil, perporater, paper clips, penggaris, cutter, gunting dan sebagainya.