Sarana Modern untuk Pengolahan Informasi

Sarana Modern untuk Pengolahan Informasi

Dalam dunia modern dengan perkembangan teknologi dan ilmu pengetahuan, pekerjaan perkantoran bisa dikatakan mengalami perubahan corak dan sifat. Kalau di dulu perlengkapan perkantoran cukup berupa lembaran kertas dan alat tulis, namun kini kertas itu dilengkapi dengan pita rekaman, layar gambar, papan magnetik dan lembar film, sementara alatnya bisa berupa berbagai macam mesin perkantoran yang sangat membantu dalam mengolah informasi. Mencatat, memberikan, dan menyebarluaskan informasi atau data kepada setiap orang, adalah salah satu bentuk dari pengolahan informasi atau data.

Mesin perkantoran yang mana sebagai sarana pembantu kegiatan manusia dalam melaksanakan kegiatan administrasi memiliki banyak jenisnya dan terus berkembang sesuai dengan perkembangan teknologi dan sangat membantu dalam pengolahan informasi atau data. Akan tetapi dalam hal ini secara umum penggunaan sarana modern dalam pengolahan informasi ialah untuk efesien tenaga, waktu dan biaya serta juga diharapkan bisa meningkatkan kinerja pegawai.

1. Otomatisasi Kantor

Dengan berkembangnya teknologi dan ilmu pengetahuan, berakibat pada pola perkembangan dan kemajuan dalam bidang perkantoran menjadi lebih baik. Kemajuan teknologi modern khususnya di bidang elektronik membawa kemudahan di dalam melaksanakan tugas-tugas perkantoran itu sendiri. Untuk kantor yang membutuhkan pelayanan yang cepat dan mempunyai volume kerja yang cukup banyak, penggunaan sarana tersebut akan sangat membantu untuk mempercepat proses kerja.

Pengaruh teknologi modern, memungkinkan pemakaian mesin-mesin serba otomatis. Salah satu dari akibat positif dari kemajuan bidang teknologi ialah dimungkinkannya pengiriman dan penyampaian informasi yang bisa dilakukan dengan lebih cepat. Kecepatan tersebut berdampak pada keputusan atau masalah-masalah yang sangat mendesak bisa segera diselesaikan.

Dengan semakin banyak atau besarnya volume data yang harus dikumpulkan, diolah, dianalisa, diinterpensikan, disimpan serta didistribusikan kepada pengguna, maka di era teknologi modern seperti sekarang, terbukti bahwa penanganan informasi akan lebih efesien jika dilakukan dengan menggunakan alat-alat elektronik. Dalam hal ini juga personil yang mengelola informasi harus memiliki sistem otomatisasi sesuai dengan tuntutan yang ada.

Otomatisasi adalah cara pelaksanaan prosedur dan tata kerja secara otomatis, dengan pemanfaatan yang menyeluruh serta seefesien mungkin penggunaan mesin, sehingga bahan dan juga sumber yang ada bisa dimanfaatkan dengan baik. Otomatisasi atau sering juga digunakan istilah mekanisasi merupakan usaha penyempurnaan pelaksanaan prosedur kerja yang dilakukan dengan cara mengurutkan masing-masing bagiannya sehingga prosedur tersebut akan berjalan “sendiri” secara otomatis.

Lebih jauh berarti juga bahwa prosedur bisa diterapkan, baik itu untuk bidang-bidang pekerjaan teknik ataupun administratif, terutama untuk pekerjaan-pekerjaan yang harus dilaksanakan secara tetap dan terus-menerus (misalnya karena adanya sistem, buku pedoman kerja, dan skema prosedur kerja).

Tujuan otomatisasi adalah:

1)      Pemanfaatan yang seefesien mungkin atas uang, waktu, tenaga kerja, material, dan mesin atau alat-alat kerja.

2)      Meningkatkan produksi.

3)      Pemeliharaan kecepatan dan ketetapan prosedur kerja.

Dalam rangka menerapkan otomatisasi, yang perlu diperhatikan antara lain yaitu:

1)      Mengenai Segi Kerjanya

a)      Tujuan dari kerja termaksud

b)      Jenis pekerjaan yang diperlukan

c)      Volume dan frekuensi kerja per hari (per minggu)

d)      Skema arus kerjanya

2)      Mengenai Segi Mesin yang Akan Digunakan

a)      Cara mendatangkan/mengadakan mesin termaksud

b)      Sistem kerja mesin (operator dan kapasitas kerja)

c)      Pemeliharaan sparepartsnya

d)      Pengadaaan atau pengisian sumber data

e)      Ruang untuk menempatkan mesin

f)       Tenaga operatornya

g)      Pengaruh bagi operator mesin atau tenaga kerja lainnya.

Penggunaan media otomatisasi bukan saja menjamin efesiensi kerja, akan tetapi juga mengurangi atau mengembangkan kebutuhan duplikasi jika hal tersebut dibutuhkan dengan bantuan mesin cetak. Oleh karena itu maka penentuan pola otomatisasi informasi perlu memperhatikan 4 hal, antara lain yaitu:

1)      Sifat pengguna informasi

2)      Tujuan pengguna informasi

3)      Cara menggunakan informasi

4)      Lingkungan informasi

Pengiriman, pemrosesan, penyimpanan dan penemuan kembali informasi bisa dilakukan melalui sistem yang bekerja secara otomatis. Jika seluruhnya sudah diperhitungkan dengan sungguh-sungguh yang kemudian secara teknis bisa memenuhi kebutuhan otomatisasi, maka berbagai kemudahan akan bisa diberikan kepada pengguna informasi baik itu dalam jumlah besar ataupun dalam jumlah kecil, atau bahkan bisa juga kebutuhan akan jenis informasi tertentu yang sangat rinci, dari sistem tangan (manual) bisa diganti dengan sistem otomatis (menggunakan mesin).

Potensi yang canggih melalui otomatisasi menjadikan pengolahan informasi bisa terjadi atas bermacam-macam pengelompokan dalam berbagai format dan dalam berbagai media penyimpanan. Dalam otomatisasi, seluruh pengelompokan bisa disatukan ke dalam satu pangkal data serta bisa ditempuh jalan pintas untuk meningkatkan kecepatan dalam mendapatkan informasi. Otomatisasi bisa memungkinkan informasi disusun dalam berbagai macam pola sesuai dengan berbagai kebutuhan calon penggunanya. Otomatisasi bisa mengumpulkan secara cepat berbagai informasi yang penyimpanannya terpisah melalui indexing yang tepat serta canggih.

Sistem pengelolaan informasi secara otomatis sudah berkembang sehingga memiliki banyak variasi, dan membawa kemudahan dalam melakukan segala tugas. Untuk kantor-kantor yang membutuhkan pelayanan yang cepat dengan volume kegiatan yang tinggi, menggunakan alat modern akan meringankan dan mempermudah proses kerja.

{|CATATAN| 2 artikel berikut sangat berkaitan dengan pembahasan ini, jadi jangan sampai dilewatkan:
1) Tata Ruang Kantor: Pengertian, Teknik, dan Macam-Macam Tata Raung Kantor
2) Sarana Modern untuk Pengolahan Informasi}

2. Pemanfaatan Komputer

Modernnya peralatan yang diciptakan oleh manusia, seperti misalnya komputer tidak lantas mengakibatkan pengetahuan dan masalah penanganan informasi dengan sistem tangan atau manual ditinggalkan begitu saja.

Komputer merupakan rangkaian peralatan elektronik yang bisa melakukan pekerjaan secara sistematis, berdasarkan instruksi atau program yang diberikan, serta bisa menyimpan dan menampilkan keterangan apabila dibutuhkan.

Ketepatan suatu komputer bekerja tergantung juga pada ketepatan manusia dalam memberi umpan informasi. Pada dasarnya komputer merupakan sebuah alat yang akan salah berfungsi jika tidak digunakan dengan benar, meskipun kesalahan bisa bersumber pada alat itu sendiri.

Penggunaan atau penerapan teknologi komputer dalam pekerjaan kantor adalah tuntutan dan kewajaran yang diperlukan, meskipun tanpa menghilangkan sistem tangan atau manual. Teknologi komputer, termasuk salah satu teknologi yang berkembang dengan pesat, oleh karena itu perlu segera dimanfaatkan. Penggunaan komputer bisa meningkatkan efesiensi kerja dalam rangka menunjang kegiatan organisasi.

Berkaitan dengan hal tersebut, yang perlu dipersiapkan serta ditingkatkan dalam proses adaptasi ini ialah bahwa penggunaan komputer membawa serta metode baru dalam pencatatan dan penyimpanan informasi, yang mempengaruhi cara bagaimana informasi dikumpulkan, dikelola, dihasilkan serta didistribusikan kepada yang membutuhkannya.

Dunia perkantoran memerlukan komputer dalam menunjang pengelolaan informasi secara terpadu, sehingga saat ini sudah waktunya untuk membekali diri dalam menghadapi tantangan teknologi yang canggih. Komputer mempengaruhi pelaksanaan kerja, secara elektronis bisa menyimpan data jika disajikan dalam suatu bentuk atau format yang bisa diinterpretasikan komputer melalui wujud baca mesin.

Kurang bisa dimanfaatkan komputer secara maksimal, bisa dikatakan sebagai pemborosan yang sulit untuk dipertanggungjawabkan, hal ini mengingat komputer adalah mesin modern yang terbilang cukup mahal. Dengan begitu dalam hal penentuan atau merencanakan penggunaan komputer, perlu mempertimbangkan hal-hal berikut ini:

1)      Apakah sudah waktunya menggunakan komputer atau penggunaan komputer hanya jadi sebuah pemborosan saja?

2)      Menentukan jenis komputer apa yang harus digunakan sesuai dengan kebutuhan.

3)      Pengadaan atau penggunaan komputer, apakah dengan cara:

a)      Membeli komputer.

b)      Memakai komputer bersama-sama dengan organisasi lain (time sharing).

c)      Menyewa komputer atau menggunakan jasa suatu pusat data.

Karena komputer merupakan sebuah alat, sehingga tidak bisa menggantikan peranan manusia dalam proses pengambilan keputusan. Komputer tidak bisa menggantikan peranan manusia sebagai mahluk yang bisa berfikir dan bisa menentukan berhasil tidaknya organisasi mencapai tujuannya dengan efesien. Dalam hal ini tegasnya, berhasil atau tidaknya proses komputerisasi, akan sangat tergantung pada manusia itu sendiri yang merupakan unsur terpenting dalam setiap organisasi.