Efisiensi Dalam Kantor

Efisiensi Dalam Kantor

Secara singkat bisa dikatakan bahwa efisiensi yang dimaksud disini ialah sebuah upaya penghematan segala hal di dalam pelaksanaan kerja. Seluruh pegawai yang ada didalam kantor harus menyadari bahwa melaksanakan upaya efisiensi dalam kantor merupakan sebuah kewajiban bagi semua pegawai tanpa kecuali.

Karena para pegawai hidup dari kantor, itu berarti kantor merupakan ibarat sebuah nyawa yang amat berharga, sehingga perlu dipelihara serta dipertahankan sebagaimana mestinya. Seandainya bisa diupayakan menjadi lebih baik, mengapa tidak dilakukan? Untuk menjawab pertanyaan tersebut, maka efisiensi dalam kantor menjadi perlu untuk dibicarakan.

Berbicara mengenai efesiensi dalam kantor, itu berarti kita berbicara mengenai melakukan segala upaya penghematan untuk keperluan kantor, yang tujuannya agar beban perongkosan yang ditanggung kantor menjadi berkurang, sehingga kantor dapat tumbuh sehat. Efisiensi dalam kantor dapat dilakukan melalui segala hal, misalnya dimulai dari alat-alat tulis.

Melaksanakan penghematan terhadap alat-alat tulis kantor adalah salah satu upaya efisiensi yang bisa dilakukan dalam kantor. Misalnya dalam penggunaan kertas yang dipakai untuk naskah konsep mestinya digunakan secara bolak-balik dua muka. Jika digunakan hanya satu muka, itu tidak efisien, yang berarti tidak menjalankan efisiensi dalam kantor. Selain itu bolpen juga harus digunakan sampai habis, baru dibuang. Pensil harus digunakan sampai pendek dan tidak bisa digunakan lagi. Secara umum, penggunaan semua alat tulis tidak ada yang bisa luput dari tindakan efisiensi dalam kantor.

Lebih jauh tindakan efisiensi dalam kantor juga mencangkup peralatan mesin. Mesin-mesin kantor yang setiap harinya berfungsi sebagai alat penunjang pekerjaan kantor harus terus dipelihara dengan baik. Tanpa adanya mesin, pekerjaan kantor akan macet. Oleh karena itu, pemeliharaan dan perawatannya harus dilakukan secara rutin. Dalam hal ini perawatan harus dilakukan sendiri, kecuali jika terjadi kerusakan yang berat diluar jangkauan kemampuan karyawan kantor, baru itu harus diserahkan kepada tukang servis dari luar. Dalam hal penggandaan, selain mesin foto kopinya harus dirawat, dalam melakukan penggandaanpun diharapkan secukupnya saja, jangan sampai terjadi penggandaan yang berlebihan sehingga terjadi pemborosan.

Selain alat tulis dan perlatan kantor, efisiensi dalam kantor juga menjangkau barang-barang lainnya milik kantor baik itu yang bergerak maupun yang tidak bergerak. Benda-benda tidak bergerak seperti misalnya tanah dan bangunan lebih mudah untuk dipelihara dan dpertahankan. Contohnya bangunan, jika tidak terjadi kejadian insidental seperti bocor dan sebagainya, lebih mudah untuk dipertahankan. Selain itu benda-benda bergerak seperti mobil juga tidak luput dari pemeliharaan dan perawatan. Tanpa adanya pemeliharaan dan perawatan, benda-benda bergerak tersebut sulit untuk dipertahankan.

Beberapa kelemahan atau perbuatan yang bisa mengakibatkan pemborosan yang menjadi penghambat dari upaya efisiensi dalam kantor dalam hal pemeliharaan atau pemakai barang-barang antara lain sebagai berikut:

1)      Kelengahan terhadap bahan-bahan mentah sehingga terjadi kerusakan atau kadaluarsa

Jika di pabrik terdapat banyak bahan-bahan mentah, maka harus terus menerus diawasi dan dipantau serta diperiksa, hal ini karena jika sedikit lengah ada kemungkinan bahan mentah tersebut menjadi rusak misalnya karena kadaluarsa (sudah lewat waktu pakainya), khususnya bahan-bahan kimiawi.

2)      Kelengahan terhadap peralatan produksi

Mesin-mesin yang digunakan di pabrik harus selalu diperiksa kondisinya. Pemeriksaan rutin dalam hal ini termasuk perawatan. Contohnya minyak pelumas apakah masih bagus, suku cadang kollagernya apakah masih berfungsi normal, rantai penghubungnya apakah masih kuat, dan sebagainya. Semua itu jika lengah, bisa mengakibatkan terjadinya kerusakan mendadak yang sudah tentu akan membawa akibat pada terjadinya pemborosan yang tidak perlu.

3)      Pemuatan barang yang berlebihan pada alat angkut

Seluruh alat angkut seperti truk punya kapasitasnya sendiri. Oleh karenanya, pemuatan barang yang berlebihan pada alat angkut ini bisa berakibat pada timbulnya kerusakan pada alat angkut itu sendiri.

4)      Barang yang tidak dipakai karena kelebihan tidak dikembalikan ke tempat asal

Dalam pemakaian barang, sering kali terjadi kelebihan barang sehingga tidak digunakan. Barang-barang yang kelebihan tersebut harusnya langsung dikembalikan ke tempat asal penyimpanannya misalnya di gudang, jika tidak langsung dikembalikan ada kemungkinan barang-barang tersebut hilang, rusak atau cacat sehingga terjadi pemborosan.

5)      Cara pengoperasian peralatan yang tidak tepat

Semua alat ada cara pengoperasiannya yang sesuai dengan ketentuan dari pabrik pembuatnya. Jika cara pengoperasian tersebut tidak ditaati dengan benar maka bisa terjadi kerusakan pada peralatan tersebut.

6)      Pemakaian barang atau peralatan yang tidak sesuai dengan tujuannya

Semua barang atau peralatan mempunyai tujuan dari pemakaiannya. Tujuan pemakaian ini sudah ditentukan oleh pabrik yang memproduksinya, maka jika tidak memakai barang atau peralatan ini dengan tidak sesuai dengan tujuannya, ada kemungkinan akan menimbulkan kerusakan atau kejadian buruk lainnya.

7)      Kerusakan kecil dibiarkan

Peralatan seperti alat angkut jika digunakan secara terus menerus pada suatu saat nanti pasti akan timbul sebuah kerusakan, ada kemungkinan kerusakan itu mulanya ialah kerusakan kecil. Kerusakan kecil ini harus langsung ditangani, jika tidak kerusakan kecil ini bisa berkembang menjadi kerusakan yang besar bahkan menjadi kerusakan yang fatal sehingga terjadi pemborosan yang besar.

8)      Memakai barang berlebihan

Barang-barang yang tidak digunakan, barang apapun itu, seharusnya digunakan dalam jumlah secukupnya saja, tidak perlu berlebihan. Contohnya foto kopi, penggandaan yang dilakukan hanya sejumlah yang dibutuhkan saja, jika berlebihan ada kemungkinan menjadi pemborosan. Jadi, pemakaian barang yang berlebihan merupakan suatu tindakan yang berlawanan dengan prinsip efisiensi dalam kantor.

9)      Kelambatan dalam laporan

Apabila ada suatu kejadian dalam kantor, karyawan yang bersangkutan harus dengan cepat membuat laporan kepada atasannya, agar bisa diambil langkah-langkah yang diperlukan untuk mengatasi kejadian tersebut. Pembuatan dan penyerahan laporan yang terlambat, akan ada kemungkinan kejadian tersebut menjadi tidak bisa diatasi sehingga banyak merugikan kantor itu sendiri.

Sembilan uraian di atas hanya sebagian contoh dari yang biasanya terjadi. Sudah tentu masih banyak lagi yang belum sempat dibahas. Singkatnya seluruh kejadian buruk itu merupakan musuh dari upaya efisiensi dalam kantor.

Berbicara dalam hal penghematan. Penghematan yang dimaksud disini adalah dalam arti tindakan-tindakan ke arah berhemat, artinya tidak memakai barang secara sembarangan. Ada perbedaan antara pengertian ‘hemat’ dan ‘pelit’. Hemat ialah moral baik manusia yang bertindak untuk diri sendiri dalam menggunakan suatu barang secara secukupnya saja. Sementara ‘pelit’ adalah moral buruk manusia yang betindak tidak mau berbagi sebagian rejekinya kepada orang lain.

Contoh perbuatan tidak efisien pada efisiensi dalam kantor:

{|CATATAN| Adalah sebuah kesalahan jika Anda melewatkan 3 artikel terkait berikut ini:
1) 6 Syarat Efisiensi Kerja
2) Perencanaan Kerja, Efisiensi Kerja, dan Pekerjaan Kantor
3) Kerja Sama dalam Kantor}