3 Ciri Pekerjaan Kantor

3 Ciri Pekerjaan Kantor

Pekerjaan kantor adalah mengatur dan mencatat kejadian-kejadian yang dijalankan sehingga menjadi sebuah keterangan yang berguna. Dalam melaksanakannya dilakukan dengan menggunakan alat, baik itu mesin maupun secara manual sehingga dapat membantu pekerjaan, memudahkan pengawasan serta menghemat waktu, biaya, dan tenaga. Dalam hal ini setidaknya ada 3 ciri pekerjaan kantor, antara lain yaitu:

1. Bersifat Pelayanan

Pekerjaan kantor ialah melayani pelaksana pekerjaan operasional (tugas-tugas pokok kantor) dalam pencapaian tujuan organisasi. G.R. Terry menyebutkan bahwa pekerjaan kantor sebagai pekerjaan pelayanan (service work), yang fungsinya memudahkan dan meringankan. Pekerjaaan kantor berperan dalam membantu pekerjaan-pekerjaan lain, agar bisa berjalan lebih berdaya guna.

Herry L. Wilie dan Robert P. Brecht menyebutkan bahwa pekerjaan kantor berperan sebagai suatu organisasi pelayanan (service unit) yang tujuannya memberikan pelayanan kepada bagian dalam organisasi atau perusahaan.

Sementara itu dalam perusahaan, pekerjaan kantor tidak secara langsung mendatangkan laba, sebagaimana yang dilakukan oleh pekerjaan operatif atau lapangan misalnya seperti bagian produksi atau penjualan. Akan tetapi bagian produksi atau penjualan tersebut bisa berhasil dan menguntungkan jika pekerjaan kantor berhasil melayani kebutuhan produksi atas penjualan tersebut.

2. Merembes Segenap Bagian Organisasi

Pekerjaan kantor berdapak pada seluruh bagian organisasi, hal ini karen pekerjaan kantor bersifat pelayanan terhadap seluruh perkerjaan operatif.

3. Dilakukan Semua Pihak

Akibat dari perembetan pekerjaan kantor ke segenap bagian organisasi, maka pekerjaan tersebut akan dilakukan oleh seluruh orang yang ada dalam organisasi. Walaupun pekerjaan kantor bisa menjadi tugas sekelompok pegawai saja (misalnya bagian tata usaha), akan tetapi pekerjaan ini akan menjadi monopoli kelompok pegawai tersebut.

Pekerjaan kantor akan dilaksanakan oleh pejabat pimpinan tertinggi (dengan tidak mengubah kedudukannay) sampai dengan pegawai terendah. Seperti misalnya seorang direktur yang menelepon kantor lain untuk menghimpun data atau keterangan yang dibutuhkan ataupun sebaiknya menerima telepon dari kantor lain. Lalu seorang mandor pabrik yang mencatat para pekerja atau karyawan yang tidak masuk atau yang lembur tanpa mengurangi tugas pokoknya sebagai seorang mandor. Selain itu seorang pegawai rendah, selain bertugas untuk membersihkan kantor sering juga memperoleh pekerjaan mengantar surat dan mengisi buku ekspedisi.

Apabila disimak kembali peranan dari ciri-ciri pkerjaan kantor sebagaimana yang sudah diuraikan, memperlihatkan bahwa pekerjaan kantor pada umumnya adalah suatu fungsi yang memberikan bantuan (facilitating function) serta merupakan urat nadi bagi setiap organisasi modern.

Secara umum pekerjaan kantor mencakup aktivitas manajerial mulai dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan juga pengawasan. Sementara secara khusus (tugas operatif sehari-hari atau unit) pekerjaan kantornya mencakup tugas-tugas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan.

{|CATATAN| Jangan lewatkan rekomendasi artikel berikut:
1) Pengertian Administrasi, Kantor dan Administrasi Perkantoran

2) 3 Peranan Pekerjaan Kantor}

Perincian Pekerjaan Kantor

Pekerjaan kantor yang mencakup aktifitas manajerial yang didalamnya terdapat 5 jenis kegiatan pokok (menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan dan menyimpan). Jika masing-masing jenis kegiatan diperinci maka ini merupakan pekerjaan kantor.

Menurut leffingwell dan EM Robinson, yang dikutip oleh Drs. Soedaryono pekrjaan kantor bisa diperinci ke dalam kegiatan sebagai berikut:

1)      Menerima pesanan-pesanan, mengantarkan dan mengirimkannya

2)      Menyimpan warkat

3)      Membuat rekening

4)      Menyampaikan utang dan mengumpulkan perhitungan yang belum selesai

5)      Memperbanyak warkat dan membetulkan alamat (duplicating and addressing work)

6)      Mengurus, membagi-bagi, mengirimkan dan menyurat pos

7)      Mengerjakan tugas-tugas khusus dengan maksud untuk menyederhanakan system dan menghapuskan pekerjaan yang tidak perlu

8)      Macam-macam pekerjaan seperti menelepon, menerima tamu, pekerjaan pesuruh (meycelianecus, such as telephone, receiving visitors, messengerservice)

9)      Surat menyurat, mendikte, mengetik

10)  Membuat warkat, mencatat data yang diinginkan.

GR. Terry mengadakan penyelidikan pada perusahaan-perusahaan yang ada di Amerika Serikat untuk mengetahui seberapa banyaknya masing-masing kegiatan pekerjaan kantor. Hasil penyelidikan tersebut menunjukan bahwa waktu kerja tersebut mempergunakan tujuh macam kegiatan pekerjaan kantor yang pokok dengan perbandinngan waktu dalam presentase antara lain sebagai berikut:

1)      Mengetik (typing) = 24,6%

2)      Memeriksa (checking) =12,3%

3)      Menghitung (calculating) = 19,5%

4)      Menyimpan warkat (filling) = 10,2%

5)      Menggandakan (duplicating) = 6,4%

6)      Menelpon (telephoning) = 8,8%

7)      Mengirim surat ( mailing ) = 5,5%

8)      Lain-lain = 12,5%

Jumlah =100%

Berdasarkan penelitian pekerjaan kantor menurut Leffing Well dan GR. Terry tersebut, jika kita menambahkan pekerjaan kantor senyatanya dengan bahan baku dan pembekalan serta hasil yang diperoleh, sbb:

1)      Pekerjaan senyatanya, antara lain meliputi:

a)      Mengetik

b)      Menyalin

c)      Menghitung

d)      Memilah-milah (sortir)

e)      Memeriksa

f)       Melekatkan

g)      Menstensil

h)      Menandai

i)        Membubuhkan cap / stempel

j)        Menyampul

k)      Menelepon

l)        Membagi-bagi

2)      Bahan baku

Bahan baku yang yang lainnya yang digunakan dalam pekerjaan kantor antara lain:

a)      Abjad / huruf

b)      Tanda baca

c)      Angka

d)      Tanda hitunng

e)      Garis

f)       Tulisan