3 Ciri Pekerjaan Kantor
3 Ciri Pekerjaan Kantor
Pekerjaan
kantor adalah mengatur dan mencatat kejadian-kejadian yang dijalankan sehingga
menjadi sebuah keterangan yang berguna. Dalam melaksanakannya dilakukan dengan
menggunakan alat, baik itu mesin maupun secara manual sehingga dapat membantu
pekerjaan, memudahkan pengawasan serta menghemat waktu, biaya, dan tenaga. Dalam
hal ini setidaknya ada 3 ciri pekerjaan kantor, antara lain yaitu:
1. Bersifat Pelayanan
Pekerjaan
kantor ialah melayani pelaksana pekerjaan operasional (tugas-tugas pokok kantor)
dalam pencapaian tujuan organisasi. G.R. Terry menyebutkan bahwa pekerjaan
kantor sebagai pekerjaan pelayanan (service
work), yang fungsinya memudahkan dan meringankan. Pekerjaaan kantor
berperan dalam membantu pekerjaan-pekerjaan lain, agar bisa berjalan lebih
berdaya guna.
Herry
L. Wilie dan Robert P. Brecht menyebutkan bahwa pekerjaan kantor berperan
sebagai suatu organisasi pelayanan (service
unit) yang tujuannya memberikan pelayanan kepada bagian dalam organisasi
atau perusahaan.
Sementara
itu dalam perusahaan, pekerjaan kantor tidak secara langsung mendatangkan laba,
sebagaimana yang dilakukan oleh pekerjaan operatif atau lapangan misalnya seperti
bagian produksi atau penjualan. Akan tetapi bagian produksi atau penjualan
tersebut bisa berhasil dan menguntungkan jika pekerjaan kantor berhasil
melayani kebutuhan produksi atas penjualan tersebut.
2. Merembes Segenap Bagian Organisasi
Pekerjaan
kantor berdapak pada seluruh bagian organisasi, hal ini karen pekerjaan kantor
bersifat pelayanan terhadap seluruh perkerjaan operatif.
3. Dilakukan Semua Pihak
Akibat
dari perembetan pekerjaan kantor ke segenap bagian organisasi, maka pekerjaan
tersebut akan dilakukan oleh seluruh orang yang ada dalam organisasi. Walaupun
pekerjaan kantor bisa menjadi tugas sekelompok pegawai saja (misalnya bagian
tata usaha), akan tetapi pekerjaan ini akan menjadi monopoli kelompok pegawai
tersebut.
Pekerjaan
kantor akan dilaksanakan oleh pejabat pimpinan tertinggi (dengan tidak mengubah
kedudukannay) sampai dengan pegawai terendah. Seperti misalnya seorang direktur
yang menelepon kantor lain untuk menghimpun data atau keterangan yang
dibutuhkan ataupun sebaiknya menerima telepon dari kantor lain. Lalu seorang
mandor pabrik yang mencatat para pekerja atau karyawan yang tidak masuk atau
yang lembur tanpa mengurangi tugas pokoknya sebagai seorang mandor. Selain itu
seorang pegawai rendah, selain bertugas untuk membersihkan kantor sering juga
memperoleh pekerjaan mengantar surat dan mengisi buku ekspedisi.
Apabila
disimak kembali peranan dari ciri-ciri pkerjaan kantor sebagaimana yang sudah
diuraikan, memperlihatkan bahwa pekerjaan kantor pada umumnya adalah suatu
fungsi yang memberikan bantuan (facilitating
function) serta merupakan urat nadi bagi setiap organisasi modern.
Secara
umum pekerjaan kantor mencakup aktivitas manajerial mulai dari perencanaan,
pengorganisasian, penggerakan dan juga pengawasan. Sementara secara khusus
(tugas operatif sehari-hari atau unit) pekerjaan kantornya mencakup tugas-tugas
menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan.
{|CATATAN| Jangan lewatkan rekomendasi artikel berikut:
1) Pengertian Administrasi, Kantor dan Administrasi Perkantoran
2) 3 Peranan Pekerjaan Kantor}
{|CATATAN| Jangan lewatkan rekomendasi artikel berikut:
1) Pengertian Administrasi, Kantor dan Administrasi Perkantoran
2) 3 Peranan Pekerjaan Kantor}
Perincian Pekerjaan Kantor
Pekerjaan
kantor yang mencakup aktifitas manajerial yang didalamnya terdapat 5 jenis
kegiatan pokok (menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan dan menyimpan).
Jika masing-masing jenis kegiatan diperinci maka ini merupakan pekerjaan kantor.
Menurut
leffingwell dan EM Robinson, yang dikutip oleh Drs. Soedaryono pekrjaan kantor
bisa diperinci ke dalam kegiatan sebagai berikut:
1)
Menerima
pesanan-pesanan, mengantarkan dan mengirimkannya
2)
Menyimpan
warkat
3)
Membuat
rekening
4)
Menyampaikan
utang dan mengumpulkan perhitungan yang belum selesai
5)
Memperbanyak
warkat dan membetulkan alamat (duplicating
and addressing work)
6)
Mengurus,
membagi-bagi, mengirimkan dan menyurat pos
7)
Mengerjakan
tugas-tugas khusus dengan maksud untuk menyederhanakan system dan menghapuskan
pekerjaan yang tidak perlu
8)
Macam-macam
pekerjaan seperti menelepon, menerima tamu, pekerjaan pesuruh (meycelianecus, such as telephone, receiving
visitors, messengerservice)
9)
Surat
menyurat, mendikte, mengetik
10) Membuat warkat, mencatat data
yang diinginkan.
GR.
Terry mengadakan penyelidikan pada perusahaan-perusahaan yang ada di Amerika
Serikat untuk mengetahui seberapa banyaknya masing-masing kegiatan pekerjaan
kantor. Hasil penyelidikan tersebut menunjukan bahwa waktu kerja tersebut
mempergunakan tujuh macam kegiatan pekerjaan kantor yang pokok dengan perbandinngan
waktu dalam presentase antara lain sebagai berikut:
1)
Mengetik
(typing) = 24,6%
2)
Memeriksa
(checking) =12,3%
3)
Menghitung
(calculating) = 19,5%
4)
Menyimpan
warkat (filling) = 10,2%
5)
Menggandakan
(duplicating) = 6,4%
6)
Menelpon
(telephoning) = 8,8%
7)
Mengirim
surat ( mailing ) = 5,5%
8)
Lain-lain
= 12,5%
Jumlah
=100%
Berdasarkan
penelitian pekerjaan kantor menurut Leffing Well dan GR. Terry tersebut, jika
kita menambahkan pekerjaan kantor senyatanya dengan bahan baku dan pembekalan
serta hasil yang diperoleh, sbb:
1)
Pekerjaan
senyatanya, antara lain meliputi:
a)
Mengetik
b)
Menyalin
c)
Menghitung
d)
Memilah-milah
(sortir)
e)
Memeriksa
f)
Melekatkan
g)
Menstensil
h)
Menandai
i)
Membubuhkan
cap / stempel
j)
Menyampul
k)
Menelepon
l)
Membagi-bagi
2)
Bahan
baku
Bahan
baku yang yang lainnya yang digunakan dalam pekerjaan kantor antara lain:
a)
Abjad
/ huruf
b)
Tanda
baca
c)
Angka
d)
Tanda
hitunng
e)
Garis
f)
Tulisan
Posting Komentar untuk "3 Ciri Pekerjaan Kantor"
Berkomentarlah sesuai topik pembahasan artikel, dan jangan ragu untuk menegur kami apabila ada kesalahan dalam artikel. Terima kasih.