Pengolahan dan Layanan Informasi Arsip dengan Menggunakan Media Komputer

Pengolahan dan Layanan Informasi Arsip dengan Menggunakan Media Komputer

Perkembangan teknologi informasi di bidang elektronik terutama komputer saat ini sangat pesat. Komputer dipakai hampir diseluruh aspek kehidupan, mulai dari hal yang rumit seperti program ruang angkasa hingga urusan rumah tangga, dan tentu saja untuk keperluan administrasi. Baik administrasi dalam arti luas ataupun dalam arti sempit yakni ketatausahaan tempat kearsipan menjadi tulang penopangnya.

Dalam hal ini penggunaan komputer sebagai alat bantu ketatausahaan antara lain digunakan untuk:

1)      Pengolahan kata atau Word Processor yang digunakan untuk kepentingan pembuatan surat, dokumen dan sebagainya

2)      Sebagai sarana penyimpanan data atau informasi sebagai arsip dari surat/dokumen (E-mail) yang telah dikirim

3)      Sarana pengirim informasi termasuk pengiriman surat dan dokumen atau yang biasa disebut dengan E-mail atau surat elektronik.

Dari uraian tersebut bisa disimpulkan bahwa komputer merupakan sarana yang ideal untuk dipergunakan dalam kegiatan ketatausahaan. Hal ini karena alasan:

1)      Menghemat tenaga, komputer bisa mengerjakan gabungan pekerjaan yang biasanya dikerjakan oleh beberapa orang, seperti misalanya Tiker/juru tik, agenda serta unit kearsipan sekaligus.

2)      Menghemat biaya, hal ini karena pekerjaan tata usaha menjadi tidak diperlukan banyak pegawai karana adanya komputer

3)      Menghemat waktu untuk penataan dan penemuan kembali arsip

4)      Tidak mudah dijangkau oleh orang atau pihak yang tidak berhak, sehingga akan terhindar dari hal-hal yang tidak diinginkan

5)      Tidak mudah rusak baik sarana penyimpanannya, maupun isi (data/informasi) yang ada di dalamnya.

Akan tetapi tentu saja selain keunggulan, penggunaan komputer sebagai sarana penunjang ketatausahaan ada kelemahannya pula, antara lain yaitu:

1)      Membutuhkan biaya besar untuk pengadaannya, baik itu pembelian Hardwarenya, ataupun softwarenya, terutama apabila menggunakan sistem Local Area Net Work (LAN).

2)      Adanya hacker, yakni oknum yang berusaha untuk menyusup ke dalam sistem komputer untuk mengambil, mengacaukan ataupun menghapus data yang berada dalam harddisk.

3)      Terdapat ribuan jenis virus komputer yang mungkin bisa mengacaukan bahkanan menghapuskan data/informasi yang ada dalam tempat penyimpanan data (Hardisk). Virus tersebut dapat ditularkan melalui disket yang sudah tercemar, bisa juga dari microchip yang tercemar saat masih berada dipabrik pembuatannya atau bisa juga ditularkan melalui internet.

4)      Sering terjadi gangguan pasokan aliran listrik yang disebabkan oleh banyak hal.

Oleh karena itu berdasarkan uraian tersebut maka perlu dilaksanakan tindakan-tindakan pengamanan untuk mengamkan data atau informasi yang ada dalam komputer.

Pengolahan Arsip yang Berasal dari Pekerjaan dengan Mengunakan Komputer

Komputer bisa melakukan pekerjaan ketatausahaan secara gabungan dari pengolah sampai dengan pengiriman, oleh karena itu komputer bisa menghasilkan produk berupa arsip untuk disimpan, yakni berupa:

1)      Soft copy, yakni produk arsip yang bukan berupa print out tetapi data tersimpan dalam bentuk magnetic yang disimpan dalam disket atau harddisk pada komputer Stand alone atau dalam hard disk pada server untuk menggunakan sistem LAN

2)      Selain berbentuk software, produk komputer juga menghasilkan produk berbentuk soft copy maupun dalam bentuk hard copy, oleh karena itu harus dilaksanakan pengolahan penyimpanannya agar mudah ditemukan kembali saat diperluakan.

Pengolahan Arsip Eks Komputer yang Berbentuk Hard Copy

Pengolahan arsip eks komputer yang berbentuk hard copy dilakuakan seperti sistem kearsipan surat/warkar/dokumen yang bukan hasil dari pekerjaan komputer, yakni bisa menggunakan sistem pengarsipan dengan cara sistem kartu kendali dan sistem agenda. Mulai dari penciptaannya, pengolaannya, pengiriman atau penerimannya, penyimpanaannya, pengendaliannya dan penyusutannya.

{|CATATAN| Berikut rekomendasi 2 artikel terkait:

1) Tugas Pokok Kearsipan dalam Suatu Organisasi

2) 5 Macam Sistem Penyimpanan Arsip}

Pengolahan Arsip Eks Komputer yang Berbentuk Soft Copy

Sementara itu untuk pengolahan arsip eks komputer yang berbentuk soft copy, perlu penanganan yang lebih khusus mengingat rawannya gangguan terhadap sistem komputer. Dalam hal ini beberapa hal yang perlu dilakukan dalam rangka pengarsipan arsip soft copy, antara lain yaitu:

a.      Perlu Adanya Pengaman Terhadap Virus Komputer

Antara lain dengan cara:

1)      Membuat sebuah peraturan untuk tidak menggunakan disket dalam pembuatan surat, dokumen, dan lainnya, kecuali dalam keadaan terpaksa dan disket tersebut telah diyakini tidak mengandung virus.

2)      Menciptakan benteng pertahanan sistem dan data pada komputer dengan cara mengunakan password, pengunaan firewall, menginstal program anti virus serta selalu melaksanakan pengecekan setiap kali ada penggunaan diskit dan melaksanakan update program anti virus secara berkala. Selain itu diperlukan untuk memonitor perkembangan virus baru melalui media informasi yang disimpan dalam harddisk, melalui pembatasan serta penyaringan dalam pemberian password untuk mengakses komputer hanya kepada orang-orang yang berkepentingan saja.

b.      Pemeliharaan Arsip Soft Copy

Data atau informasi yang berbentuk soft copy, seperti arsip-arsip, perlu pemeliharaan agar data ataupun informasi dalam arsip soft copy tersebut selalu bisa ditemukan dengan mudah dan dalam keadaan yang baik dan utuh. Caranya bisa dengan hal berikut:

1)      Membuat daftar file yang sedikitnya memuat: nama file, subjek file, tanggal pembuatan, nama bagian/direktorat/badan yang menciptakan file tersebut, dan petugas entry yang mengentry data atau mengolah pembuatan arsip.

2)      Membuat back-up data dengan cara:

(a)    Merekam atau mengcopy data ke dalam disket

(b)   Menyimpan disket ke dalam boks yang khusus didesain untuk penyimpanan disket

(c)    Memberikan lebel indentifikasi yang datanya diambil dari daftar file di atas

(d)   Disusun didalam lemari penyimpanan, sesuai sistem filling yang dianut

(e)    Tempat penyimpanan arsip harus selalu terjaga kebersihan, suhu, kelembabannya, tidak langsung terkena sinar matahari dan jauh dari peralatan daya magnet tinggi.

c.       Penyusutan Arsip Soft Copy

Seperti halnya arsip hard copy, baik yang diolah melalui komputer ataupun non komputer, perlu dilaksanakan penyusutan. Hal ini untuk menghindari tidak tersedianya lagi space (ruang) yang cukup dalam harddisk sebagai akibat terlalu banyaknya data berupa file yang disimpan padahal sebenarnya beberpa diantaranya sudah tidak diperlukan lagi. Hal ini bisa karena tujuan telah tercapai, masalah telah terpecahkan, tidak ada kaitan dengan file lain, dan bukan data/informasi yang termasuk kategori arsip permanen.

Maka dalam hal ini penyusutan dapat dilaksanakan dengan cara menghapus/mendelete arsip/file data dari direktori penyimpanannya pada harddisk, serta menghapus nama file data yang bertalian dari daftar file.