Perawatan Mesin Kantor

Perawatan Mesin Kantor

Dalam penggunaannya, mesin kantor harus dirawat dengan baik agar bisa digunakan secara maksimal dalam kondisi yang memuaskan. Dalam hal ini adalah pemeliharaan dan perawatan terhadap mesin-mesin kantor dalam usaha untuk mempertahankan kondisi yang baik sehingga diperoleh hasil sesuai dengan maksud dan tujuan.

Pada umumnya terdapat buku petunjuk dari mesin-mesin kantor, yang memberikan pencegahan agar tidak terlalu cepat terjadi kerusakan pada mesin tersebut, seperti misalnya cara penggunaan yang baik atau sebagainya. Akan tetapi tidak ada salahnya juga untuk membuat jadwal pemeliharaan rutin.

Diperlukan jadwal waktu untuk mengadakan service atau perbaikan dalam rangka pemeliharaan dan peningkatan penggunaan mesin-mesin kantor, antara lain yaitu:

1)      Pemeliharaan

Perawatan terhadap perlengkapan materil bertujuan agar perlengkapan tersebut bisa lebih awet (mengurangi kecepatan rusak). Dalam hal ini pemeliharaan ini lebih ditekankan pada pencegahan sebelum terlanjur rusak, dengan pertimbangan biaya yang lebih ringan.

2)      Reparasi

Reparasa adalah perbaikan terhadap perlengkapan materil, bertujuan agar bisa berfungsi lagi sebagaimana mestinya.

3)      Peningkatan

Dalam hal ini adalah mengusahakan perlengkapan materil pada kondisi yang lebih baik lagi sehingga umur dan nilainya juga bertambah.

4)      Penggantian

Adalah mengganti perlengkapan yang ada dengan perlengkapan lain yang lebih cocok/baru.

5)      Penambahan

Yakni menambah jumlah perlengkapan yang fungsinya sama sehingga nilai total dari perlengkapan yang sejenis itu akan bertambah.

Pemeliharaan barang-barang tidak bergerak relatif lebih mudah dibandingkan dengan barang yang bergerak, baik bergerak ditempat (mesin-mesin) ataupun bergerak dengan menempuh suatu jarak (mobil, kereta api, kapal, pesawat terbang dan lain-lain).

Jika jenis barang yang bergerak lebih banyak dari barang yang tidak bergerak, maka dalam pemeliharaannya lebih banyak jenis keahlian yang terlibat di dalamnya. Bukan hanya jenis barang dan keahlian saja yang banyak tetapi juga frekuensi pemeliharaan terhadap barang tersebut lebih dari frekuensi pemeliharaan terhadap barang tetap. Hal ini akan berpengaruh terdapat usaha-usaha yang efesien tentang pemeliharaannya, artinya dalam hal pemeliharaan barang-barang yang bergerak lebih membutuhkan perhatian yang sungguh-sungguh supaya lebih efesien.

Apakah dalam pemeliharaan ini terdapat juga pemborosan, sehingga dibutuhkan usaha untuk penghematan? Seperti halnya dalam pekerjaan persuratan, disinipun terdapat sebuah pemborosan. Pemborosan dalam hal ini tidak terpakainya suatu peralatan, sehingga jauh dari hasil yang bisa dicapai dalam waktu tertentu.

{|CATATAN| Karena pembahasan ini saling berhubungan, pastikan Anda juga membaca 4 artikel berikut:
1) Perabot Kantor yang Digunakan di Perusahaan-Perusahaan Indonesia
2) Jenis Pekerjaan yang Menggunakan Mesin Kantor
3) Cara Penggunaan Mesin-Mesin Kantor
4) Mesin-Mesin Kantor untuk Komunikasi}

Beberapa kelemahan atau perbuatan yang menimbulkan pemborosan, dalam pemeliharan/pemakaian barang antara lain yaitu:

1)      Kelengahan penanganan bahan atau alat-alat dalam proses produksi.

2)      Pemuatan yang berlebih, pada alat angkutan yang menyebabkan cepatnya kerusakan.

3)      Kegagalan dalam perlindungan barang terhadap udara, panas, debu, cairan yang tajam dan lain-lain.

4)      Pemakaian barang berlebih, dan kelebihan itu tidak dikembalikan ke gudang.

5)      Pemakain yang kasar atas alat-alat.

6)      Cara penggunaan atau pengoperasian mesin/alat yang tidak tepat.

7)      Kesalahan dalam batas kecepatan atau kemampuan.

8)      Pemakaian mesin atau barang yang tidak sesuai dengan tujuannya.

9)      Kehilangan atas alat-alat kecil.

10)  Keteledoran terhadap perbaikan kecil yang dapat dilakukan sendiri oleh operator.

11)  Kelalaian pengurusan atau barang-barang atau mesin yang tidak dalam pemakaian.

12)  Kelambatan dalam sistem laporan jika terjadi kerusakan pada mesin.

13)  Penghapusan barang sebelum waktunya.

Pentingnya agar tidak terjadi pemborosan atau ketidak-efesienan dalam pemeliharaan dan pemakaian, adalah seperti komputer yang merupakan mesin vital dan memegang peranan dalam seluruh sistem pengoperasian mesin-mesin kantor lain dalam pekerjaan perkantoran.