Ruang Lingkup Manajemen Kantor

Ruang Lingkup Manajemen Kantor

Manajemen kantor atau manajemen perkantoran adalah suatu kegiatan pengelolaan data dan informasi yang dilakukan secara teratur, sistematik dan terus menerus, mengikuti kegiatan organisasi dengan tujuan mencapai keberhasilan tugas organisasi yang bersangkutan. Pekerjaan kantor atau tata usaha, sering disebut juga dengan istilah office work atau clericalwork. Dalam hal ini ruang lingkup manajemen kantor mencakup beberapa hal, antara lain yaitu:

1. Aktivitas Kantor

Aktivitas manajemen kantor sangat luas dan diantara berbagai macam bentuk badan usaha tidaklah sama. Ini dipengaruhi oleh luasnya tujuan dari masing-masing badan usaha yang bersangkutan. Semakin luas tujuan yang ingin dicapai, maka semakin luas juga aktivitas manajemen perkantorannya. Selain dipengaruhi oleh faktor luasnya tujuan yang ingin dicapai, aktivitas manajemen kantor juga dipengaruhi oleh adanya suatu keseragaman serta kesepakatan antara para ahli, mengenai aktivitas apa saja yang harus menjadi funngsi seorang manajer kantor.

Dalam hal ini aktivitas pekerjaan kantor umumnya terdiri atas aktivitas-aktivitas yang berkaitan dengan perencanaan perkantoran (Office Planning), pengorganisasian perkantoran (Office Organizing), dan pengawasan perkantoran (Office Controling).

a)      Perencanaan Perkantoran (Office Planning)

Perencanaan perkantoran meliputi perencanaan mengenai:

(1)   Perencanaan gedung, yang mencakup: letak gedung dan bentuk gedung

(2)   Tata ruang kantor

(3)   Tata warna

(4)   Tata suara

(5)   Ventilasi

(6)   Penerangan / cahaya

(7)   Perlengkapan perabotan kantor dan peralatan kantor

(8)   Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

(9)   Anggaran (Budgeting) perkantoran

b)      Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing)

Pengorganisasian menghubungkan berbagai macam fungsi suatu organisasi dengan orang atau pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tersebut.

c)      Pengawasan Perkantoran (Office Controling)

Objek pengawasan dalam bidang manajemen perkantoran mencakup:

(1)   Kualitas pekerjaan kantor

(2)   Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

(3)   Waktu pekerjaan kantor

(4)   Alat perlengkapan dan perabotan kantor

(5)   Biaya perkantoran

(6)   Pelayanan kantor

(7)   Pengawasan dokumentasi.

2. Sarana / Fasilitas Kerja Perkantoran

Kantor merupakan keseluruhan ruang dalam suatu bangunan, dimana ditempat ini dilaksanakan tata usaha atau dilakukan aktivitas-aktivitas manajemen maupun barbagai tugas dinas lainnya. Berdasarkan pengertian tersebut, jika dikembangkan menjadi perkantoran berarti yang dimaksud disini ialah “kantor beserta seluruh sarana yang saling terkait didalamnya”, antara lain yaitu:

a)      Lokasi

Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor, antara lain yaitu:

(1)   Faktor lingkungan tetangga

(2)   Faktor harga

(3)   Faktor dekat

(4)   Faktor dekat labour market

(5)   Faktor keamanan

(6)   Faktor jalan keluar masuk pegawai

b)      Gedung

(1)   Dapat memberikan fasilitas

(2)   Berkesan yang baik

(3)   Menjamin kesehatan

(4)   Fleksibel

(5)   Keseimbangan biaya keuntungan

c)      Peralatan

Peralatan disini digolongkan dalam dua kelompok, antara lain yaitu:

(1)   Perabotan kantor (office furniture), contohnya seperti kursi, meja, rak, laci-laci, dan sebagainya yang terbuat dari kayu, besi maupun bahan lainnya serta memiliki peranan penting dalam setiap kantor yang khusus untuk menampung pekerjaan kantor yang bersifat administratif.

(2)   Bekal kantor (office supplies), seperti misalnya pena, kertas, tinta, pita mesin tik, penghapus serta peralatan habis pakai lainnya.

d)      Interior

Interior merupakan perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, seperti misalnya ventilasi, plafon, penerangan, jendela, hiasan kantor dan sebagainya.

e)      Mesin-Mesin Kantor

Perencanaan kegiatan kantor harus dirumuskan, mesin-mesin kantor yang akan digunakan nantinya tergantung pada prosedur kerja, metode kerja dan juga kebutuhan kantor.

{|CATATAN| Berikut beberapa rekomendasi artikel terkait:
1) Asas-Asas Pokok Manajemen Perkantoran
2) 4 Fungsi Manajemen Perkantoran}

3. Tujuan Manejemen Perkantoran

Dalam proses manajemen, sasaran yang dituju ialah tercapainya tujuan secara efisien. Yang dimaksud efisien dalam hal ini ialah memenuhi persyaratan baik ditinjau dari segi ekonomis, teknis, maupun pisikologis.

a)      Ekonomis

Ekonomis bukan berarti murah dari segi biaya, akan tetapi pantas dan sesuai. Seperti misalnya kita pergi memancing ikan dengan tujuan memperoleh ikan kakap. Agar biayanya murah lalu kita gunakan cacing untuk umpan (bahkan tanpa biaya). Pada ahkirnya hal hasil tujuan untuk mendapatkan ikan kakap tidak tercapai, malah kita bahkan sudah rugi waktu dan tenaga.

b)      Teknis

Dalam arti berdaya guna atau bermanfaat

c)      Pisikologis

Dalam artian terdapat sebuah kepuasan.

Tujuan bisa dicapai, akan tetapi jika dalam mencapai tujuan tersebut tidak sesuai dengan perncanaan dan dalam proses kegiatannya menimbulkan pemborosan, maka hal tersebut perlu dihindari. Untuk mencapai tujuan yang diinginkan, maka sumber-sumber daya (resources) yang akan dimanfatkan pada proses mencapai tujuan tersebut hendaknya dikelola dengan menerapkan fungsi-fungsi manajemen. Sumber-sumber daya dimaksud yaitu terdiri dari manusia, uang, mesin-mesin, material, metode, dan pasar.

Berdasarkan kajian di atas bisa kita ambil kesimpulan bahwa tujuan manajemen perkantoran antara lain yaitu:

(1)   Memberikan catatan dan laporan, yang bermanfaat dan biaya yang sesuai.

(2)   Memberikan  semua keterangan yang lengkap bagi yang membutuhkan, guna pelaksanaan tugas organisasi secara efisien.

(3)   Memberikan pekerjaan tata usaha yang cermat dan memberi pelayanan secara efektif kepada para langganan atau mitra kerja.

(4)   Membantu organisasi atau perusahaan, memelihara serta memenuhi kebutuhannya.

(5)   Membuat catatan secara lengkap, relevan, up to date (tidak terlambat), akurat, dan dapat dipertanggung jawabkan.