Tantangan Perencanaan Kapasitas Jasa

Tantangan Perencanaan Kapasitas Jasa

Dalam perencanaan kapasitas jasa kita perlu memerhatikan bahwa perencanaan kapasitas jasa bisa menghadapi tantangan istimewa yang disebabkan oleh sifat jasa itu sendiri. Tiga faktor terpenting dalam perencanaan kapasitas jasa antara lain yaitu (1) kebutuhan untuk dekat dengan pelanggan, (2) ketidak mampuan untuk menyimpan jasa, dan (3) tingkat perubahan permintaan.

Kenyamanan pelanggan/konsumen sering kali merupakan aspek terpenting jasa, pada umumnya jasa harus terletak dekat dengan pelanggan. Contohnya seperti misalnya kamar hotel yang harus terletak dimana pelanggan ingin tinggal, sehingga mempunyai kamar kosong dikota lain tidak akan membantu. Dengan begitu kapasitas dan lokasi terkait erat.

Selain itu juga kapasitas harus disesuaikan dengan penentuan waktu permintaan. Tidak seperti halnya barang, jasa tidak bisa dihasilkan dalam satu periode serta disimpan untuk dipergunakan pada periode berikutnya. Dengan begitu kursi kosong di pesawat terbang, kereta api atau bus tidak bisa disimpan untuk dipergunakan pada perjalanan berikutnya.

Demikian juga dengan persediaan barang memungkinkan pelangga untuk segera memuaskan keinginannya, sementara pelanggan yang menginginkan jasa mungkin harus menunggu. Hal ini bisa menyebabkan berbagai dampak negatif bagi organisasi/perusahaan yang menyediakan jasa. Oleh karena itu, kecepatan pengiriman atau waktu pelanggan untuk menunggu, harus menjadi perhatian utama perencanaan kapasitas jasa. Seperti contohnya, memutuskan jumlah polisi dan truk pemadam kebakaran yang bertugas pada waktu tertentu akan memengaruhi kecepatan merespons serta membawa ke masalah biaya untuk mempertahankan kapasitas tersebut.

Perencana kapasitas mengalami masalah perubahan permintaan. Perubahan permintaan ini cenderung lebih tinggi pada jasa dibandingkan yang terjadi pada barang. Tidak hanya di dalam penentuan waktu permintaan, akan tetapi juga dalam jumlah waktu yang dibutuhkan oleh setiap pelanggan jasa. Seperti contohnya, perbankan cenderung mengalami volume permintaan yang lebih tinggi pada saat hari-hari tertentu dalam 1 minggu, dan jumlah serta sifat transaksinya sebagian besar cenderung bervariasi untuk individu-individu yang berbeda-beda. Lalu kemudian, berbagai faktor sosial, budaya, bahkan cuaca juga bisa menyebabkan puncak dan lembah permintaan yang besar.

Fakta bahwa jasa tidak bisa disimpan itu berarti sistem jasa tidak bisa berubah menjadi persediaan untuk memperlancar kebutuhan permintaan sistem yang mampu menghasilkan barang. Sebaliknya, perencanaan harus merencanakan metode lain untuk dapat mengatasi perubahan permintaan dan permintaan siklis. Seperti misalnya guna mengatasi periode permintaan puncak, perencana bisa mempertimbangkan merekrut tenaga kerja tambahan, mengalihdayakan beberapa ataupun seluruh jasa, serta menggunakan penentuan harga dan promosi untuk mengalihkan beberapa permintaan ke permintaan dalam periode lambat.

Pada beberapa kasus, strategi manajemen permintaan bisa dipergunakan untuk menyeimbangkan keterbatasan kapasitas. Taktik penentuan harga, diskon, promosi, dan taktik serupa bisa membantu mengalihkan beberapa permintaan periode puncak menuju ke periode lambat, memperbolehkan organisasi untuk mencapai keseimbangan penawaran yang lebih dekat.

Membuat atau Membeli?

Setelah kita menentukan kebutuhan kapasitas, organisasi harus dapat memutuskan untuk menghasilkan barang atau menyediakan jasa sendiri, mengalihdayakan (outsource) ataupun membeli dari organisasi lain. Terdapat banyak organisasi membeli suku cadang maupun memborong jasa karena berbagai alasan. Faktor-Faktor tersebut antara lain yaitu:

1)      Kapasitas Tersedia

Jika organisasi mempunyai peralatan yang siap dipergunakan, keterampilan yang dibutuhkan, dan juga waktu, sering kali masuk akal untuk menyediakan objek ataupun menyelenggarakan jasa sendiri. Biaya tambahan yang dikeluarkan nantinya akan relatif lebih kecil daripada biaya yang dibutuhkan untuk membeli objek ataupun mensubkontrakan jasa.

2)      Pertumbuhan Mutu

Perusahaan yang berspesialisasi pada umumnya dapat menawarkan mutu yang lebih tinggi dibandingkan dengan mutu yang dicapai organisasi sendiri. Sebaliknya, kebutuhan mutu yang unik ataupun keinginan untuk memantau mutu secara teliti bisa mengakibatkan organisasi melaksanakan pekerjaannya sendiri.

3)      Keahlian

Apabila perusahaan tidak mempunyai keahlian untuk melaksanakan pekerjaannya secara memuaskan, membeli mungkin menjadi alternatif yang layak untuk dicoba.

4)      Biaya

Setiap penghematan biaya yang diraih dari membeli maupun membuat harus dibandingakan dengan faktor-faktor sebelumnya. Penghematan biaya bisa berasal dari objek itu sendiri ataupun dari penghematan biaya transportasi. Jika terdapat biaya tetap terkait membuat objek yang tidak bisa direlokasikan jika jasa atau produk dialihdayakan, biaya tersebut harus diakui di dalam analisis. Sebaliknya bisa membantu perusahaan menghindari biaya tetap yang timbul.

5)      Sifat Permintaan

Ketika permintaan suatu objek tinggi dan tetap, organisasi/perusahaan sering kali lebih baik untuk melakukan pekerjaannya sendiri. Akan tetapi demikian, fluktuasi permintaan yang luas ataupun pesanan yang kecil biasanya lebih baik ditangani oleh spesialis yang dapat mengombinasikan pesanan dari berbagai sumber, yang menyebabkan volume lebih besar cenderung mengimbangi setiap fluktuasi pembeli.

6)      Risiko

Pengalihdayaan bisa melibatkan risiko tertentu. Salah satu risikonya ialah kehilangan kendali operasi. Risiko lainnya yaitu kebutuhan untuk menyingkapkan informasi yang dimiliki.

Dalam beberapa kasus, perusahaan bisa memilih untuk melaksanakan bagian dari pekerjaan itu sendiri serta membiarkan perusahaan lain untuk menangani sisanya agar bisa mempertahankan fleksibilitas dan juga lindung nilai terhadap kerugian subkontraktor. Jika bagian atau seluruh pekerjaan akan dilaksanakan “sendiri”, alternatif kapasitas akan perlu dikembangkan. Pengalihdayaan membawa alternatif kapasitas tersebut serta sejumlah pertimbangan rantai pasokan.