Perencanaan Kapasitas Strategis

Perencanaan Kapasitas Strategis Untuk Produk dan Jasa

Singkat cerita beberapa waktu yang lalu. Sebuah rumah sakit mempunyai apa yang diuraikan sebagai: “kelebihan fasilitas” saat ini mengalami apa yang bisa diuraikan sebagai “krisis kapasitas” dalam beberapa bidang. Dalam hal ini cara rumah sakit untuk merencanakan kapasitas akan sangat penting untuk kesuksesan pada masa yang akan datang.

Cara yang sama bisa diterapkan untuk segala jenis organisasi dan pada seluruh tingkat organisasi. Kapasitas (capacity) menace pada batas atas ataupun beban maksimun yang dapat ditangani oleh unit operasi. Beban tersebut bisa berupa jumlah atau fisik yang dihasilkan (contohnya, sepeda yang dirakit per jam) atau jumlah jasa yang dilakukan (contohnya, komputer yang diperbarui per jam). Unit operasi bisa berupa pabrik, departemen, mesin, toko, atau tenaga kerja. Kebutuhan mencakup ruang, peralatan, dan keterampilan karyawan.

Sasaran perencaan kapasitas strategi adalah untuk mencapai kesesuaian antara kemampuan pasokan organisasi jangka panjang dengan prediksi tingkat permintaan jangka panjang. Sebuah organisasi terlibat dalam perencanaan kapasitas dikarenakan berbagai alasan. Berbagai alasan utama tersebut antara lain yaitu perubahan permintaan, perubahan lingkungan, perusahaan teknologi, serta ancaman atau peluang yang dirasakan. Kesenjangan antara kapasitas saat ini dengan kapasitas yang diinginkan akan mengakibatkan kapasitas yang tidak seimbang. Kelebihan kapasitas mengakibatkan sumber daya dipaksakan dan kehilangan pelanggan/konsumen.

Beberapa pertanyaan dasar dalam perencanaan kapasitas antara lain sebagai berikut:

1)      Jenis kapasitas apa yang dibutuhkan?

2)      Berapa banyak kapasitas yang dibutuhkan?

3)      Kapan kapasitas dibutuhkan?

Pernyataan tentang jenis kapasitas apa yang dibutuhkan tergantung pada produk dan juga jasa yang ingin diproduksi ataupun disediakan oleh manajemen. Oleh karenanya, dalam pengertian yang sangat nyata, perencanaan kapasitas ditentukan melalui berbagai pilihan. Ramalan merupakan input utama yang dipergunakan untuk menjawab pertanyaan berapa banyak kapasitas yang dibutuhkan serta kapan kapasitas tersebut dibutuhkan.

Pada beberapa kasus, pilihan kapasitas sangat jarang dibuat pada kasus lain. Pilihan kapasitas dibuat secara teratur sebagai bagian dari proses tanpa henti. Dalam hal ini secara umum, faktor-faktor yang memengaruhi frekuensi ini yaitu stabilitas permintaan, tingkat perubahan teknologi dalam peralatan dan desain produk, dan faktor kompetitif. Faktor lainnya berhubungan dengan jenis produk atau jasa dan apakah perubahan gaya tersebut penting (contohnya produsen mobil dan pakaian).

Dalam setiap kasus, manajemen harus meninjau ulang pilihan produk dan jasa secara berkala agar bisa memasarkan. Perusahaan melaksanakan perubahan kapasitas pada saat dibutuhkan, baik itu untuk alasan biaya, efektivitas kompetitif, ataupun alasan lainnya.

KEPUTUSAN KAPASITAS BERSIFAT STRATEGIS

Karena sejumlah alasan kebutuhan kapasitas merupakan salah satu keputusan paling mendasar diantara semua keputusan desain yang harus dibuat oleh para manajer. Dalam hal ini faktanya, keputusan kapasitas bisa jadi sangat penting bagi sebuah organisasi, antara lain yaitu:

1)      Keputusan kapasitas akan berdampak nyata pada kemampuan organisasi untuk memenuhi permintaan produk dan jasa yang akan datang pada dasarnya, kapasitas membatasi tingkat output yang layak. Memiliki kapasitas agar bisa memenuhi permintaan sering kali mengakibatkan perusahaan dapat mengambil keuntungan dari laba yang sangat besar. Tatkala Microsoft memperkenalkan Xbox baru pada akhir tahun 2005, pasokan yang tidak mencukupi menyebabkan kehilangan penjualan dan pelanggan yang tidak puas. Selama kurun beberapa tahun, kekurangan vaksion influensa dikarenakan masalah produksi yang memengaruhi kapasitas, sehingga turut membatasi ketersediaan vaksin tersebut.

2)      Keputusan kapasitas akan memengaruhi biaya operasi. Idealnya, kebutuhan kapasitas dan permintaan akan disesuaikan, sehingga hal ini cenderung akan memperkecil biaya operasi. Dalam praktiknya, hal ini tidak selalu tercapai karena permintaan actual berbeda dengan permintaan yang diharapkan atau cenderung bervariasi (contohnya, sesuai siklus). Dalam kasus seperti itu, keputusan bisa dibuat agar berupaya menyeimbangkan biaya kelebihan kapasitas dan biaya kekurangan kapasitas.

3)      Keputusan kapasitas sering kali mencakup komitmen sumber daya jangka panjang dan fakta bahwa setelah keputusan tersebut di-implementasikan, keputusan tersebut bisa sangat sulit atau tidak mungkin diubah tanpa menimbulkan biaya yang besar.

4)      Pada umumnya, kapasitas merupakan faktor penentu utama biaya awal. Jadi, semakin besar kapasitas unit produktif, maka semakin besar pula biayanya. Hal ini tidak selalu berarti hubungan satu per satu; unit yang lebih besar cenderung mempunyai biaya yang secasra proporsional lebih kecil dari unit yang lebih kecil.

5)      Keputusan kapasitas dapat memengaruhi daya saing. Apabila perusahaan mempunyai kelebihan kapasitas, atau bisa menambah kapasitas, fakta tersebut bisa berfungsi sebagai sebagai hambatan masuk oleh perusahaan lain. Selain itu, kapasitas bisa memengaruhi kecepatan pengiriman, yang bisa menjadi sebuah keunggulan kompetitif.

6)      Globalisasi sudah meningkatkan kepentingan dan kerumitan keputusan kapasitas. Rantai pasokan yang sangat luas serta pasar yang jauh menambah ketidak pastian tentang kebutuhan kapasitas.

7)      Kapasitas memengaruhi kemudahan pengelolaan, mempunyai kapasitas yang tepat bisa membuat pengelolaan lebih mudah dibandingkan ketika kapasitas tidak seimbang.

8)      Oleh karena keputusan kapasitas sering kali mencakup sumber keuangan yang besar dan sumber lainnya, maka organisasi perlu merencanakan jauh diawal. Seperti misalnya, sebuah perusahaan memerlukan beberapa tahun untuk membangun serta mengoperasikan pabrik pembangkit tenaga listrik yang baru. Meskipun begitu, hal ini meningkatkan risiko bahwa jumlah kapasitas yang ditunjukan tidak akan memenuhi actual ketika kapasitas sudah tersedia.