Manajemen Persediaan: Pengertian, Fungsi, Jenis, dan Biaya dalam Persediaan

Manajemen Persediaan: Pengertian, Fungsi, Jenis, dan Biaya dalam Persediaan

Persediaan adalah bahan baku atau barang yang disimpan, yang akan diperguakan untuk memenuhi tujuan tertentu, seperti misalnya untuk dipergunakan dalam proses produksi ataupun perakitan, untuk dijual kembali, maupun untuk suku cadang dari suatu peralatan atau mesin tertentu.

Sementara itu sistem pengendalian persediaan bisa didefinisikan sebagai serangkaian kebijakan pengendalian untuk menentukan tingkat persediaan yang harus dijaga, kapan waktu pesanan untuk menambah persediaan harus dilakukan serta seberapa besar pesanan yang harus diadakan. Sistem seperti ini menentukan serta menjamin tersedianya persediaan yang tepat dalam kuantitas serta waktu yang tepat pula.

Fungsi Persediaan

Beberapa fungsi dari persediaan dalam memenuhi kebutuhan perusahaan, antara lain yaitu:

1)      Menghilangkan risiko keterlambatan pengiriman bahan baku ataupun barang yang diperlukan oleh perusahaan

2)      Menghilangkan risiko terhadap kenaikan harga barang atau inflasi

3)      Menghilangkan risiko jika material yang dipesan tidak baik sehingga harus dikembalikan

4)      Untuk menyimpan bahan baku yang dihasilkan secara musiman sehingga perusahaan tidak akan kesulitan apabila bahan tersebut tidak tersedia di pasaran

5)      Memberikan pelayanan kepada pelanggan dengan tersedianya barang yang diperlukan

6)      Mendapat keuntungan dari pembelian berdasarkan diskon kuantitas

Jenis-Jenis Persediaan

Persediaan bisa dikelompokkan ke dalam empat jenis, antara lain yaitu:

1)      Anticipation stock, yaitu persediaan untuk menghadapi permintaan yang bisa diramalkan, contohya pada musim permintaan yang tinggi, namun kapasitas produksi pada saat itu tidak bisa memenuhi permintaan. Persediaan ini dimaksudkan juga untuk menjaga kemungkinan sulitnya memperoleh bahan baku, sehingga tidak mengakibatkan terhentinya proses produksi.

2)      Flunctuation stock, yaitu persediaan yang bertujuan untuk menjaga terjadinya fluktuasi permintaan yang tidak diperkirakan sebelumnya, serta untuk mengatasi jika terjadi kesalahan atau penyimpangan dalam prakiraan penjualan, waktu produksi, ataupun pengiriman barang.

3)      Pipeline inventory, yaitu persediaan dalam proses pengiriman dari tempat asal menuju ke tempat dimana barang tersebut akan digunakan. Seperti misalnya, barang yang dikirim dari pabrik menuju ke tempat penjualan yang bisa memakan waktu beberapa hari atau minggu.

4)      Lot-size inventory, yaitu persediaan yang diadakan dalam jumlah lebih besar dibandingkan dengan kebutuhan saat itu. Persediaan dilaksanakan untuk memperoleh keuntungan dari harga barang (berupa diskon) karena membeli dalam jumlah yang besar, atau untuk memperoleh penghematan dari biaya pengangkutan per unit yang lebih rendah.

Klasifikasi ABC dalam Persediaan

Pengendalian persediaan bisa dilaksanakan dalam berbagai cara, diantaranya dengan menggunakan analisis nilai persediaan. Dalam analisis nilai persediaan ini, persediaan dibedakan berdasarkan nilai investasi yang terpakai dalam satu periode. Pada umumnya persediaan akan dibedakan dalam tiga kelas, yaitu A, B, dan C, sehingga analisis nilai persediaan ini dikenal juga sebagai klasifikasi ABC.

Klasifikasi ABC ialah aplikasi persediaan yang mempergunakan prinsip Pareto: the critical few and the trivial many. Idenya adalah untuk memfokuskan pengendalian persediaan pada item atau jenis persediaan yang bernilai tinggi (critical) daripada yang memiliki nilai rendah (trivial).

Yang dimasuksud nilai dalam klasifikasi ABC ini bukan harga persediaan per unit, melainkan adalah volume persediaan yang diperlukan dalam satu periode (umumnya satu tahun) dikalikan dengan harga per unit. Jadi, nilai investasi ialah jumlah nilai seluruh item pada satu periode, atau juga dikenal dengan istilah volume tahunan rupiah.

Kriteria masing-masing kelas dalam klasifikasi ABC, antara lain sebagai berikut:

1)      Kelas A

Persediaan yang mempunyai nilai volume tahunan rupiah yang tinggi. Kelas A ini mewakili sekitar 70% dari total nilai persediaan, walaupun jumlahnya hanya sedikit, bisa hanya sekitar 20% dari seluruh item. Persediaan yang termasuk dalam kelas A ini membutuhkan perhatian yang tinggi dalam pengadaannya karena berdampak pada biaya yang tinggi. Pengawasannya harus dilaksanakan secara intensif.

2)      Kelas B

Persediaan yang mempunyai nilai volume tahunan rupiah yang menengah. Kelas B ini mewakili sekitar 20% dari total nilai persediaan tahunan, serta sekitar 30% dari seluruh item. Disini dibutuhkan teknik pengendalian yang moderat.

3)      Kelas C

Persediaan yang mempunyai nilai volume tahunan rupiah yang rendah, yang hanya mewakili sekitar 10% saja dari total nilai persediaan, akan tetapi terdiri dari sekitar 50% dari seluruh item. Di kelas C ini dibutuhkan teknik pengendalian yang sederhana, pengendaliannya hanya dilaksanakan sesekali saja.

Nilai presentase di atas tidaklah mutlak, tergantung dari kebijakan perusahaan itu sendiri. Demikian pula dengan jumlah kelas, tidaklah terbatas pada tiga kelas, namun bisa dilakukan untuk lebih dari tiga kelas ataupun kurang.

Biaya-Biaya dalam Persediaan

Unsur-unsur biaya yang ada dalam persediaan bisa digolongkan menjadi tiga, antara lain yaitu:

1)      Biaya Pemesanan (Ordering Costs, Procurement Costs)

Adalah biaya yang dikeluarkan sehubungan dengan pemesanan bahan atau barang, sejak dari penempatan pemesanan sampai pada tersedianya barang di gudang, mencakup: biaya administrasi dan penempatan order, biaya pemilihan vendor atau pemasok, biaya pengangkutan serta bongkar muat, biaya penerimaan dan juga pemeriksaan barang. Biaya pemesanan ini tidak tergantung dari jumlah yang dipesan, namun tergantung dari berapa kali pesanan dilaksanakan.

Jika perusahaan memproduksi persediaan sendiri, dalam artian tidak membeli dari pemasok, maka biaya ini disebut sebagai set-up costs, yakni biaya yang dibutuhkan untuk menyiapkan peralatan mesin, ataupun proses manufaktur lain dari suatu rencana produksi.

2)      Biaya Penyimpanan (Carrying Costs, Holding Costs)

Adalah biaya yang dikeluarkan sehubungan dengan diadakannya persediaan barang, mencakup: biaya sewa gudang, gaji pelaksana pergudangan, biaya administrasi pergudangan, biaya listrik, biaya asuransi, biaya modal yang tertanam dalam persediaan, biaya kerusakan, khilangan, atau penyusutan barang selama dalam masa penyimpanan.

3)      Biaya Kekurangan Persediaan (Shortage Costs, Stockout Costs)

Adalah biaya yang timbul sebagai akibat tidak tersedianya barang pada saat dibutuhkan. Biaya kekurangan persediaan ini pada hakikatnya bukan biaya nyata (riil), melainkan berupa biaya kehilangan kesempatan.