Fungsi-Fungsi Manajemen dan Proses-Proses Manajemen

Fungsi-Fungsi Manajemen dan Proses-Proses Manajemen

Seorang industriawan Perancis pada awal abad ke-20 yang bernama Henry Fayol mengusulkan bahwa seluruh manajer melakukan 5 (lima) fungsi manajemen, anatara lain yaitu: “merancang, mengorganisasikan, memerintah, mengkoordinasi, dan mengendalikan”.

Lalu pada pertengahan tahun 1950-an, dua professor UCLA memanfaatkan karya Henry Fayol tersebut dan meringkas fungsi manajemen tersebut menjadi 4 (empat) fungsi, yaitu Planning (Perencanaan), Organizing (Mengorganisasikan), Actuating (Memimpin), dan Controlling (Mengendalikan). Berikut ini adalah fungsi-fungsi manajemen dan proses-proses manajemen:

1)      Fungsi Perencanaan (PLANNING)

Fungsi perencanaan ini diperlukan untuk memberikan kepada organisasi tujuan-tujuan dan menetapkan prosedur terbaik untuk dapat pencapaian tujuan-tujuan tersebut. Dengan adanya rencana ini, maka akan menungkinkan untuk:

a)      Organisasi bisa mendapatkan dan mengikat sumber daya-sumber daya yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan-tujuan yang ditetapkan.

b)      Para anggota organisasi untuk melakukan kegiatan-kegiatan sercara konsisten dengan berbagai tujuan dan prosedur yang sudah ada.

c)      Kemajuan bisa terus dimonitoring dan diukur, sehingga tindakan korektif bisa diambil apabila tingkat kemajuan tidak memuaskan.

Kegiatan-kegiatan dalam fungsi perencanaan ini bisa dilihat pada gambar di atas. Seluruh fungsi manajemen sangat tergantung terhadap fungsi perencanaan ini, karena fungsi lain tidak akan berhasil tanpa adanya perencanaan dan pembuatan keputusan yang tepat, cermat, dan berkelanjutan. Namun sebaliknya juga, fungsi perencanaan yang baik akan tergantung dari pelaksanaan efektif dari fungsi-fungsi manajemen yang lain.

2)      Fungsi Pengorganisasian (ORGANIZING)

Fungsi pengorganisasian ini menciptakan struktur formal dimana pekerjaan akan ditetapkan, dibagi, serta dikoordinasikan. Seperti yang tertera pada gambar, bahwa pengorganisasian merupakan sebuah fungsi manajemen yang didalamnya terdiri dari:

a)      Penentuan sumber daya dan kegiatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi.

b)      Perancangan serta pengembangan suatu organisasi yang akan membawa hal-hal tersebut mencapai tujuan.

c)      Penugasan tanggung jawab tertentu.

d)      Pendelegasian wewenang kepada individu-individu tertentu untuk melakukan tugas-tugasnya.

3)      Fungsi Pengarahan (ACTUATING)

Setelah rencana disusun dan mengorganisir sumber daya yang ada maka fungsi selanjutnya ialah menggerakkan ataupun mengarahkan para anggota organisasi untuk bergerak dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Fungsi pengarahan ini secara sederhana ialah bagaimana membuat para anggota organisasi mau melaksanakan apa yang diinginkan oleh organisasi. Dengan demikian fungsi pengarahan ini sangat melibatkan kualitas, gaya kepemimpinan, komunikasi, motivasi, dan budaya organisasi. Dalam hal ini fungsi manajemen seperti perencanaan dan pengorganisasi menyangkut aspek-aspek yang abstrak di dalam organisasi, sementara fungsi pengarahan sangat berkaitan langsung dengan para anggota dalam organisasi.

4)      Fungsi Pengawasan (CONTROLLING)

Semua fungsi yang sudah disebutkan sebelumnya tidak akan berjalan efektif dan efisien tanpa adanya sebuah pengawasan (controlling). Fungsi pengawasan ini merupakan penerapan suatu cara ataupun tools yang mampu menjamin bahwa rencana yang sedang dilaksanakan telah sesuai dengan yang ditetapkan sebelumnya.

Pengawasan bisa terjadi dalam dua sisi, yakni pengawasan positif dan pengawasan negatif. Pengawasan fositif adalah mencoba untuk mengetahui apakah tujuan organisasi dicapai dengan efektif dan efesien. Sementara pengawasan negataif mencoba menjamin bahwa kegiatan yang tidak diinginkan ataupun dibutuhkan tidak akan terjadi kembali dikemudian hari.

Pada fungsi pegawasan ini, terdapat empat (4) unsur yang harus dilaksanakan, antara lain yaitu:

a)      Penetapan standar pelaksanaan.

b)      Penentuan ukuran-ukuran pelaksanaan.

c)      Pengukuran pelaksanaan nyata dan membandingkannya dengan standar yang sudah ditetapkan.

d)      Pengambilan tindakan koreksi yang diperlukan apabila pelaksanaan menyimpang dari standar.

Seluruh fungsi-fungsi manajemen di atas harus dilaksanakan oleh manajer kapan saja dan dimana saja kelompok organisasi meskipun terjadi tekanan tipe organisasi, jabatan fungsional serta tingkatan manajemen yang berbeda. Kegagalan ataupun kesuksesan suatu organisasi sangat amat tergantung dari kemampuan seorang manajer untuk melaksanakan fungsi-fungsi manajeman tersebut dengan efektif dalam satu tujuan organisasi.