MELAKUKAN KONTAK DENGAN PELANGGAN

MELAKUKAN KONTAK DENGAN PELANGGAN

Pengertian Komunikasi Lisan dan Tertulis

Komunikasi lisan adalah komunikasi dengan mengucapkan kata-kata secara lisan serta langsung dilakukan kepada lawan bicara. Komunikasi lisan biasanya bisa dilakukan pada kondisi para personal atau individu berhadapan secara langsung, seperti misalnya pada saat berkomunikasi dengan tatap muka langsung ataupun dengan melaui alat berupa komputer yang memiliki fasilitas konfrensi jarak jauh (computer teleconference), dan juga tatap muka melaui televisi sirkuit tertutup (closed cirkit televisi/CCTV).

Komunikasi tertulis adalah komunikasi yang dilakukan melalui tulisan, seperti misalnya yang dilakukan dalam surat menyurat melalui pos, telexaf, telegram, fax, e-mail dan lain sabagainya.

Dalam dunia bisnis bisa dijumpai berbagai macam contoh komunikasi verbal, seperti misalnya:

a.       Membuat dan mengirim surat penawaran harga barang kepada pihak lain.

b.      Membuat dan mengirim surat teguran kepada nasabah yang menunggak pembayarannya.

c.       Membuat dan mengirim surat konfirmasi barang kepada pelanggan.

d.      Membuat dan mengirim surat aduan (claim) kepada pihak lain.

e.       Membuat dan mengirim surat pemesanan barang (order) kepada pihak lain.

f.       Membuat dan mengirim surat penolakan kerja.

g.       Membuat dan mengirim surat permintaan barang kepada pihak lain.

h.      Memberi informasi kepada pelanggan yang meminta informasi produk-produk baru.

i.        Membuat dan mengirim surat kontak kerja kepada pihak lain.

Komunikasi Lisan / Tulisan Sesuai dengan Prosedur Perusahaan

Biasanya untuk mengirimkan pesan-pesan bernada bisnis, orang lebih senang melakukan pembicaraan (speaking) dibandingkan dengan menulis (writting) suatu pesan. Alasanya adalah komunikasi lisan relatif lebih mudah, praktis (efisien), serta cepat dalam penyampaian pesan-pesan bisnis tersebut. Biasanya bagi para pelaku bisnis, penyampain pesan-pesan bisnis dengan tulisan relatif jarang untuk dilakukan. Meskipun begitu, bukan berarti bahwa komunikasi lewat tulisan ini tidak penting. Hal ini karena tidak segala hal dapat disampaikan secara lisan. Pesan yang sangat penting dan juga kompleks, lebih tepat untuk disampaikan dengan mempergunakan tulisan.

Adapun bentuk-bentuk komunikasi tertulis didalam dunia bisnis antara lain yaitu surat (mcam-macam surat bisnis), memo, serta laporan. Bentuk komunikasi dari perusahaan kepada pelangan bisa berbentuk selebaran yang disebarkan, ataupun lewat media komunikasi, diantaranya melalui internet, telepon, lisan, maupun surat atau informasi atau pemberitahuan kepada pelanggan untuk mengingatkan pelanggan atas kewajibannya, komunikasi tulisan yang berupa surat teguran piutang yang belum dibayar, surat penagihan dan lain sebagainya.