Administrasi Pembayaran

Administrasi Pembayaran

Dalam prakteknya sering dijumpai penjualan kredit dengan pembayaran angsuran, seperti misalnya syarat pembayaran dalam 10 angsuran bulanan. Penjualan barang dengan angsuran bisa disebut dengan penjualan angsuran, penjualan angsuran pada umumnya didukung dengan surat perjanjian kredit yang memuat hak-hak serta kewajiban-kewajiban antara penjual dan pembeli serta tanggal jatuh tempo pembayaran angsuran.

Dari penjelasan diatas bisa disimpulkan bahwa dalam penjualan kredit syarat pembayaran akan ditetapkan oleh pihak penjual dan harus dipatuhi oleh pihak pembeli. Oleh pihak penjual khususnya pada bagian piutang syarat pembayaran dipakai untuk menentukan tanggal jatuh tempo pembayaran piutang, dalam artian kapan suatu piutang bisa ditagih, dalam syarat pembayaran ditetapkan 2/10, n/30, syarat pembayaran dipakai juga untuk menentukan apakah pembayaran akan dilakukan dalam periode potongan sehingga perusahaan harus memberi potongan (potongan penjualan) atau sudah lewat periode potongan.

Sebagai bukti bahwa pembeli sudah melaksanakan pembayaran, pada umumnya penjual akan menyerahkan nota atau faktur penjualan kepada pembeli tersebut. Nota ataupun faktur penjualan ini umumnya dibuat dalam beberapa rangkap, yang asli diserahkan untuk pembeli dan yang salinannya akan digunakan untuk arsip penjual. Khusus untuk pembayaran secara kredit, nota ataupun faktur penjualan yang asli baru diberikan atau diserahkan kepada pembeli jika pembeli sudah melunasi harga barang yang sudah disepakati. Selama pembeli tersebut belum melunasi pembayaran tersebut, ia hanya akan menerima salinan nota atau faktur penjualan.

a.       Nota Penjualan

Nota penjualan yang dibuat oleh petugas penjualan memiliki fungsi yaitu sebagai:

1)      Tanda terima pembayaran atau kuitansi.

2)      Alat untuk mengambil barang yang sudah dibeli, apabila sudah dicap oleh kasir bahwa barang tersebut sudah dibayar.

3)      Alat untuk mengetahui banyaknya barang yang dibeli dan jumlah barang yang dibeli.

4)      Faktur.

Nota biasanya akan dibuat rangkap dua atau tiga, yakni:

1)      Nota asli untuk pembeli

2)      Salinan pertama nota untuk kasir sebagai dokumen pembukuan.

3)      Salinan kedua nota sebagai arsip untuk pengecekan persediaan.

b.      Memo Kredit

Barang yang sudah dijual bisa saja dikembalikan (diretur) oleh pembeli mungkin karena beberapa alasan seperti misalnya jenis atau model tidak cocok, barang rusak, harga tidak sesuai dengan persetujuan, jika penjual mengalami hal seperti ini maka yang harus dilakukan ialah membuat memo kredit.

Memo kredit dibuat untuk memberikan otorosasi pada bagian penerimaan untuk menerima kembali barang yang telah dikembalikan oleh pembeli, tembusan bukti ini nantinya akan dikirimkan kepada debitur sebagai pemberitahuan mengenai pengurangan utangnya kepada perusahaan, disisi lain tembusan juga akan dikirimkan ke pada bagian piutang sebagai dokumen sumber pencatatan ke kartu piutang. Memo kredit bisa berbentuk seperti halnya berikut ini:

c.       Pembelian dan Penyelesaian Pembayaran

Umumnya dalam pembelian biaya perolehan barang ataupun jasa akan dibebankan pada pembeli, seperti misalnya biaya angkut, biaya notaris, dan biaya premi asurasi. Dengan begitu, harga pembelian yang harus dibayar oleh pihak pembeli yaitu harga barang ditambah dengan biaya-biaya tersebut, jika ada potongan atau diskon maka yang dibayarkan yaitu harga barang setelah dikurangi dengan diskon.

Kemudian tentang pajak yang harus dibayar (PPNatau PPn-BM), pembayaran yang harus dibayar oleh pembeli yaitu semua harga barang setelah diskon ditambah dengan pajak, jumlah pajak yang dibayarkan adalah pajak masukkan yang bisa dikreditkan pada pajak keluaran saat barang yang dibeli tersebut dijual kembali.

Jika pembelian barang atau jasa disepakati dengan cara pembayaran tunai maka alat pembayaran yang bisa dipakai untuk membayar bisa berupa uang tunai, cek tunai, ataupun pemindah bukuan dengan menggunakan bilyet giro bertanggal jatuh tempo sesuai dengan transaksi tunai ataupun cara transfer sesuai dengan tanggal tunai yang dijanjikan. Kemudian apabila perusahaan memakai fasilitas kartu bayar, maka pembeli bisa mempergunakan credit card, debit card ataupun vocher pembayaran.