Konfirmasi Kepada Pelanggan

Konfirmasi Kepada Pelanggan

Konfirmasi kepada pelanggan ialah meminta kepastian kepada pelanggan apakah kesepakatan pembelian akan diteruskan, dan kapan barang yang bersangkutan boleh dikirim. Sementara konfirmasi keputusan pelanggan ialah upaya yang dilaksanakan oleh perusahaan untuk menguatkan serta memastikan keputusan pembelian ataupun pembatalan pembelian dari calon pelanggan.

Konfirmasi bisa menjalin hubungan interpersonal antara perusahaan dengan pelanggan. Setelah melakukan konfirmasi, selanjutnya yang harus dilakukan oleh penjual ialah memeriksa kembali kelengkapan formulir pengiriman produk, yang harus diperiksa diantaranya ialah formulir pengiriman barang yang merupakan suatu format yang berisi mengenai keterangan-keterngan keadaan produk atas dasar order.

Keterangan-keterangan yang terdapat didalam format formulir pengiriman produk tersebut harus diperiksa ulang atau dicek ulang, cara pengecekannya bisa dilakukan dengan memberi tanda cek list apabila sudah sesuai dan beri tanda cross (x) apabila terdapat kesalahan dan selanjutnya harus segera ditindaklanjuti.

Poin-poin yang harus diperiksa pada formulir pengiman barang meliputi hal-hal antara lain sebagai berikut:

1)      Nama dan alamat produsen

2)      Tanggal pembuatan format pengiriman barang

3)      Periksa kesesuaian waktu atau tempat, tangal, bulan, serta tahun pengiriman barang yang sesuai dengan surat pesanan.

4)      Alamat yang dituju yakni perusahaan yang mengeluarka PO (Purchase Order), hal yang harus dilaksanakan ialah memeriksa alamat pelanggan yang ada pada surat pesanan dengan alamat pelanggan yang tertera pada formulir pengirimn barang, apakah alamat sudah sesuai atau tidak.

5)      Periksa kesesuain merk produk yang dipesan oleh pelanggan pada surat pesanan dengan yang tertera pada formulir pengiriman barang.

6)      Periksa kesesuain artikel spesifikasi barang yang dipesan oleh pelanggan pada surat pesanan dengan yang tertera pada formulir pengiriman barang.

7)      Hitung ulanglah kebenaran total harga yang harus dibayarkan oleh pelanggan yang tertera pada formulir pengiriman barang.

8)      Keterangan jumlah barang yang dikirim.

9)      Periksa kesesuaian harga masing-masing barang yang tertera pada PLU (Price List Unit) barang dengan harga yang tertera pada formulir pengiriman.

10)  Periksalah kembali tanda tangan penerima ataupun pelanggan sebagai bukti penerimaan barang dalam keadaan baik.

Dengan tidak adanya standar baku, maka pengecekan masing-masing isi formulir akan disesuaikan dengan keperluan, karena masing-masing perusahaan pasti terdapat perbedaan pada formulir-formulir pengiriman barang.