ADMINISTRASI GUDANG

ADMINISTRASI GUDANG

Dalam pelaksanaan tanggung jawab atas barang-barang di dalam gudang, maka kepala gudang harus membuat ataupun mengadakan pembukuan barang-barang di dalam gudangnya. Kepala gudang harus membuat sistem pembukuan yang sedemikian rupa sehingga bisa diketahui bahwa catatan barang-barang tersebut cocok dengan barang-barang yang ada secara fisik. Kecocokan ini menyangkut baik jumlahnya, jenisnya, nilainya, kapan diterimanya, tempatnya di gudang, dan lain sebagainya yang dianggap perlu.

Untuk kebutuhan tersebut, maka kepala gudang harus membuat kartu gudang untuk setiap barang yang didalamnya memuat mengenai penambahan barang, pengurangan barang dan persediaan atau saldo barang di dalam gudang. Kartu gudang yang diletakkan di tumpukan barang yang bersangkutan, dinamakan juga dengan Kartu Gudang (Label). Selain kartu gudang, kepala gudang juga harus membuat buku ataupun kartu stok barang untuk setiap jenis atau ukuran barang. Kartu stok ini disimpan dalam kotak kartu, yang disusun secara alfabetis.

Dalam melakukan tugas tersebut, bendaharawan barang atau kepala gudang atau pengurus barang serta unit-unit harus menyelenggarakan administrasi pergudangan yang baik, antara lain yaitu:

a)      Menyelenggarakan tata buku penggudangan yang jelas serta mudah diperiksa.

b)      Membukukan mutasi barang setiap terjadinya mutasi.

c)      Menyelenggarakan pembukuan serta administrasi barang dalam buku-buku atau kartu-kartu barang, contohnya seperti:

1)      Buku Penerimaan

Buku penerimaan ini memuat seluruh keterangan-keterangan mengenai bukti-bukti ataupun dokumen-dokumen penerimaan barang.

2)      Kartu Persediaan Barang

Kartu persediaan barang memuat seluruh keterangan yang mencakup penambahan, pengurangan, persediaan serta harga dari suatu jenis barang (bahkan dari setiap ukuran dari jenis barang) tertentu.

3)      Buku Kekayaan Gudang

Buku kekayaan gudang memuat dan menunjukkan setiap saat serta jumlah nilai dalam uang dari seluruh barang yang disimpan di gudang.

4)      Buku Pengeluaran Gudang

Buku pengeluaran gudang memuat seluruh keterangan mengenai bukti-bukti penyerahan maupun penerimaan barang.

Itu artinya bahwa setip jenis, dan bahkan setiap ukuran tipe dari suatu jenis barang harus dibuatkan kartunya tersendiri. Kartu-kartu yang banyak jumahnya tersebut, harus disimpan dalam kotak atau peti khusus untuk itu, dengan disusun secara alfabetis.

Dasar dalam melaksanakan administrasi gudang pada perusahaan ritel ialah: Barang, PO dan Faktur.

1)      Barang yang dikirim oleh supplier diterima oleh bagian Receiving ataupun Ekspedisi kemudian akan dicek silang berdasarkan PO.

2)      PO (Purchase Order) yang dikeluarkan oleh Divisi Pembelian (Divisi Buyer) akan di periksa (chek list) pada bagian tanggal permintaan barang, kuantitas ataupun jumlah barang perunit, dan juga keadaan fisik barangnya.

Jika kondisi tersebut telah sesuai dengan permintaan, kemudian PO akan ditandatangani oleh supplier, petugas receiving dan juga bagian pembelian sebagai bukti persetujuan. Dokumen-dokumen tersebut terdiri atas tiga rangkap,1 lembar akan diberikan ke bagian EDP (Entry Data Procesing), 1 lembar ke bagian keuangan, serta 1 lembar lagi akan ke bagian gudang.

Barang dari bagian Receiving akan di distribusikan sesui dengan sifat atau kondisi barang yang bersangkutan. Barang-barang dalam jumlah banyak, susah diperoleh, barang-barang program, akan langsung dikirim ke bagian gudang, sementara barang-barang Fast Moving akan di distribusikan langsung ke area toko. Tiap-tiap counter setiap hari akan mendata barang-barang yang dijual, jika barang telah habis ataupun berkurang maka seorang pramuniaga dapat melakukan permintan barang-barang tersebut ke gudang. Pencatatan persediaan barang di gudang dapat dilakukan dengan cara manual dan juga komputerisasi.

Pencatatan Barang Secara Manual

Pada hakikatnya administrasi gudang terdiri atas dua system pencatatan, antara lain yaitu:

a.       Sistem Pencatatan Terus Menerus (Perpetual System)

Dalam “Sistem Pencatatan Terus Menerus” atau disebut juga dengan “Sistem Buku”, pencatatan persediaan barang dilaksanakan secara kontinue (terus menerus). Untuk tiap-tiap jenis barang dibuatkan perkiraan/rekening/kartu ataupun buku tersendiri. Bertambahnya suatu barang akan dicatat disebelah debet dan berkurangnya suatu barang akan dicatat disebelah kredit pada setiap saat terjadinya transaksi. Saldo dari perkiraan akan dicocokkan dengan persediaan barang yang sebenarnya ada.

b.      Sistem Pencatatan Secara Periodik (Periodic System)

Pada setiap terjadi transaksi penjualan, maka hanya penerimaan dari penjualan tersebutlah yang dicatat. Pada kasus ini tidak dibuat jurnal untuk mengkreditkan (mengurangi) perkiraan/rekening persediaan ataupun perkiraan pembelian senilai harga pokok barang yang dijual tersebut. Oleh sebab itu, harga pokok penjualan ditetapkan berdasarkan pada daftar perincian persediaan barang yang ada (disebut persediaan fisik). Dengan begitu persediaan pada akhir periode akuntansi dilaksanakan dengan cara menginventarisir ataupun menghitung persediaan secara fisik. Lalu kemudian, karena perhitungan secara fisik (Physical Inventory) dilaksanakan sebagai “Sistem Periodic” (Periodic System).

Dalam sistem pencatatan persediaan barang bisa dilakukan dengan beberapa metode. Metode pencatatan persediaan barang tersebut antara lain yaitu:

a)      First-in, First-out (FIFO)

Pencatatan dengan metode First in, First out (FIFO) ini berarti barang yang pertamakali masuk, maka barang itulah yang akan lebih dulu dikeluarkan, atau secara mudah bisa juga dikatakan masuk pertama, keluar pertama (MPKP).

b)      Last-in, First-out (LIFO)

Pencatatan dengan metode Last-in, First-out (LIFO) ini berarti barang yang paling akhir masuk, maka barang itulah yang akan lebih dulu dikeluarkan atau bisa juga dikatakan masuk akhir, keluar pertama (MAKP).

c)      Weight Average Cost (WAC) / Average Cost (AC)

Pencatatan dengan metode Average Cost (AC) ini berarti bahwa barang-barang yang dikeluarkan akan dicatat berdasarkan harga rata-ratanya. Contohnya:

Persediaan awal 100 unit produk x @ Rp. 1.000,00

Dibeli 100 unit produk x @ Rp. 1.100,00

Dijual 125 unit produk x

(1)   Maka jika transaksi tersebut dicatat dengan metode FIFO, yaitu:

Pertama diambil 100 unit dengan harga @ Rp.1.000,00

Sebagian diambil 25 unit dengan harga @ Rp.1.100,00

Jadi, sisa persediaan barang adalah 75 unit dari harga @ Rp.1.100,00

(2)   Sementara jika transaksi tersebut dicatat dengan metode LIFO, yaitu:

Pertama diambil 100 unit dengan harga @ Rp. 1.100,00

Sebagian diambil 25 unit dengan harga @ Rp. 1.000,00

Sehingga sisa persediaan barang adalah 75 unit dari harga @ Rpo 1.000,00

(3)   Dan jika transaksi tersebut dicatat dengan metode AC, maka:

Mencari harga rata-rata dari persediaan barang, yaitu:

(100 x Rp.1.000) + (100 x Rp. 1.100) / 200 = Rp. 1.050,00

Jadi sisa persediaan barang adalah 75 unit dengan harga @ Rp. 1.050,00

Adapun di dalam pencatatan ataupun administrasi gudang ini membutuhkan buku-buku, diantaranya yaitu:

a)      Buku perkiraan (general ledger).

b)      Buku pembantu (subsidiary ledger).

c)      Kartu gudang / kartu persediaan.

d)      Buku-buku perkiraan lain.

e)      Buku perkiraan pengembalian dan pengurangan harga.