Administrasi Barang Gudang

Administrasi Barang Gudang

Administrasi barang dilaksanakan oleh Divisi Gudang (Warehouse Goods). Seperti yang telah diuraikan pada artikel sebelumnya bahwa barang-barang dari Divisi Receiving Goods, barang-barang yang berjumlah banyak, susah diperoleh, serta barang-barang program akan dialokasikan ke gudang, tetapi barang-barang yang penjualannya cepat (Fast Moving) akan langsung dikirim ke toko.

Adapun cara mengadministrasikan data-data barang dagangan yaitu dengan cara memasukkan data-data ke dalam elemen-elemen antara lain sebagai berikut:

1)      Nama barang

2)      Saldo awal

3)      Barang keluar

4)      Barang masuk

5)      Saldo akhir, baik secara fisik maupun yang tertera pada kartu

6)      Validatas nilai barang plus ataupun minus

7)      Nilai beli

8)      Tanda tangan administrasi gudang, Stock Control Supervisor, Chief Operation, Depatemen Supervisor, Inventory Control, dan Store Manager.

Pada administrasi barang akan bisa diketahui nilai barang dari saldo awal, mutasi keluar, mutasi masuk, stok kartu, stok fisik, dan total pembelian secara keseluruhan.

SOP Perusahaan untuk Pengiriman Produk

Pengiriman barang dari Supllier kepada konsumen terdiri atas beberapa tingkatan, diantaranya yaitu:

1)      Pengiriman barang dari Principle ke Distributor

2)      Pengiriman barang dari Distributor ke Retail

3)      Pengiriman barang dari Distributor ke Star outlet

4)      Pengiriman barang dari Distributor ke Grosir

5)      Pengiriman barang dari Retail ke Konsumen

6)      Pengiriman barang dari Star outlet ke Konsumen

7)      Pengiriman barang dari Grosir ke Konsumen

Pengiriman barang dari Supplier kepada konsumen bisa dilaksanakan apabila bila ada agreement dari kedua belah pihak yakni pada saat proses tawar-menawar. Jika yang telah menjadi kesepakatan harga franco gudang, maka pihak Supllier tidak melaksanakan pengiriman barang, dan apabila Supllier mengirimkan barang pesanannya kepada konsumen, maka biaya pengangkutan barang akan  ditanggung oleh pembeli/konsumen. Serta sebaliknya jika dalam perjanjian penjualan (Agreement to Sale) kedua belah pihak sudah ada kata kesepakatan bahwa barang akan diterima di gudang pembeli maka penjual (Supllier) berkewajiban untuk mengirimkan barang pesanan pembelian (Purchase Order).

Keterangan:

1)      Distributor mengirim PO kepada Pinciple untuk nanti diproses dalam hal pengiriman barang.

2)      Principle melakukan Delevary sesudah PO diproses.

3)      Distributor melakukan T/O (Taking Order) ke Grosir, Retail, Star Outlet.

4)      Sesudah T/O (Taking Order) dilakukan dan diproses oleh bagian Administrasi (Distributor) maka segera distributor melakukan delevary.

5)      Grosir, Retail, Star Outlet, menjual barang kepada konsumen.

Formulir Pengiriman dan Penerimaan Barang

Jika ditinjau dari segi ketersediannya barang-barang dagangan, proses kegiatan pengadaan barang dagangan pertama-tama diawali oleh pembuatan Surat Pesanan (Order Letter/OL ataupun Delevary Order/DO) atau biasa disebut juga dengan Pesanan Pembelian (PO). Kegiatan ini dilaksanakan oleh Divisi Buyer. PO tersebut bisa dikirim melalui kurir, pos ataupun bisa lewat e-mail. Apabila sudah ada persetujuan dari Supplier maka barulah barang pesanan bisa dikirim.

a.      Formulir Pengiriman

Formulir pengiriman barang dagangan ialah berupa Faktur ataupun Nota Penjualan yang fungsinya sebagai Surat Jalan serta merupakan bukti Penerimaan Barang dan Penyerahan Barang. Faktur ataupun Nota Penjualan ini berisi keterangan-keterangan, antara lain yaitu:

1)      Nama dan alamat lengkap pelanggan

2)      Nama dan alamat lengkap supllier

3)      Syarat pembayaran

4)      Nomor faktur atau nota penjualan

5)      Nama produk atau barang dagangan

6)      Nomor urut barang dagangan

7)      Jumlah atau banyaknya barang dagangan karton atau pcs

8)      Harga satuan barang

9)      Discount

10)  Jumlah harga serta bonus

11)  Nama jelas salesman dan pelanggan yang bersangkutan serta tanda tangan.

Faktur tersebut harus diisi berdasarkan PO dari pelanggan dan pengiriman barang akan dilaksanakan sebelum jatuh tempo yang tercantum pada PO tersebut.

b.      Format Pengiriman Barang

Format pengiriman barang ialah Surat Pengantar Barang dan Daftar Perincian Barang. Format pengiriman barang tersebut bentuknya berbeda-beda antara supplier yang satu dengan supplier yang lainnya. Semua itu tergantung pada selera supplier masing-masing, namun pada prinsipnya ialah sama dimana pada intinya adalah menerangkan barang yang dikirim. Surat pengantar barang berguna sebagai tanda terima penyerahan barang kepada penerima barang (pembeli atau pemesan). Selain itu juga berguna dalam menjamin keamanan selama perjalanan pada saat barang yang bersangkutan diangkut, terutama apabila ada pemeriksaan dari pihak yang berwajib.

Adapun surat pengantar barang lainnya mencantumkan antara lain sebagai berikut:

1)      Nama serta alamat penjual dan pembeli barang

2)      Nomor surat pengantar dan nomor surat kendaraan

3)      Nomor pesanan (bila atas pesanan)

4)      Nomor urut barang yang dikirim

5)      Keterangan barang, tempat dan tanggal penerimaannya

6)      Jenis dan banyaknya barang yang dikirim

7)      Nama pengirim dan penerima barang

Surat pengantar barang tersebut harus distempel oleh perusahaan penjual. Berikut ini merupakan contoh format Surat Pengantar Barang.

Untuk melengkapi serta melancarkan pengiriman barang, selain surat pengantar masih dibutuhkan juga satu surat yang memuat daftar perincian barang. Dimana berguna untuk mengetahui jenis barang yang dikirimkan, berat barang, dan juga isi barang. Selain itu juga surat tersebut berguna sebagai penunjuk kepada petugas bea cukai pada waktu pemeriksaan dan juga petugas gudang pada saat barang tersebut dibongkar.