Formulir Administrasi Transaksi

Formulir/Berkas-Berkas Administrasi Transaksi

1. Pembelian

Transaksi pembelian barang dagang pada perusahaan dagang yang ditujukan untuk nantinya dijual kembali akan dicatat pada akun pembelian. Pembelian bisa dilakukan secara tunai ataupun secara kredit dan bisa pula sebagian tunai dan sebagiannya lagi secara kredit. Bukti transaksi ini pada umumnya berupa faktur untuk pembelian secara kredit serta kuitansi (nota kontan) untuk pembelian yang dilakukan secara tunai.

2. Biaya Angkut Pembelian

Sebelum mendapatkan barang yang dibeli, biasanya akan diperlukan pengeluaran untuk ongkos angkut dari toko ataupun sampai ke gudang pembeli. Sehingga harga peroleh barang tersebut terdiri atas harga beli ditambah dengan ongkos (biaya angkutnya). Sebagai bukti transaksinya ialah berupa faktur.

3. Retur Pembelian

Pada saat melakukan transaksi pembelian barang, terkadang barang yang dibeli tersebut tidak sesuai dengan barang yang dipesan, atau bisa juga mengalami kerusakan pada saat dalam perjalanan. Maka dari itu pihak pembeli berhak untuk mengembalikan barang yang telah rusak tersebut kepada penjual. Dalam hal ini jika pembelian barang yang dikembalikan tersebut dilakukan secara tunai, maka penjual akan/harus mengembalikan uangnya tunai kepada pembeli. Namun sebaliknya apabila pembelian dilakukan secara kredit, maka pembeli akan membuat nota debit sebagai sebuah bukti pengurangan utangnya.

4. Potongan Pembelian

Potongan pembelian diberikan oleh penjual dengan tujuan agar pembeli bisa melunasi utangnya sebelum tanggal jatuh tempo, ataupun pelunasannya dalam jangka waktu potongan.

5. Penjualan

Transaksi penjualan barang dagang pada perusahaan dagang bisa dilakukan baik secara tunai ataupun secara kredit, atau bisa juga sebagian secara tunai dan sisanya dibayar secara kredit. Bukti transaksi yang dipakai ialah berupa faktur atau bukti penerimaan kas. Penjualan dalam partai kecil ataupun eceran pada umumnya dilakukan secara tunai sementara penjualan dalam partai besar ataupun grosir seringkali akan dilakukan secara kredit.

Apabila perusahaan melakukan penjualan secara tunai maka bukti transaksi yang diperlukan pada umumnya ialah pita mesin register kas, nota kontan ataupun rekapitulasi penjualan tunai yang dibuat oleh kasir. Sementara jika perusahaan melakukan penjualan secara kredit maka perusahaan akan membuat faktur, paling tidak rangkap 2 (dua), faktur asli akan dikirimkan ke pembeli dan faktur kopiannya digunakan untuk internal perusahaan. Oleh karenanya bukti transaksi yang dibutuhkan untuk mencatat transaksi penjualan kredit ialah kopi faktur dari perusahaan.

6. Retur Penjualan

Setelah transaksi penjualan dilakukan dimana barang yang sudah dikirimkan pada pembeli. Maka bisa terjadi transaksi retur penjualan. Maksudnya adalah sejumlah barang yang telah dijual atau dikirimkan, dikembalikan lagi oleh pihak pembeli dengan alasan-alasan tertentu. Seperti misalnya karena rusak ataupun tidak sesuai dengan pesanan. Bagi penjual, pengembalian barang tersebut akan mengurangi piutang (tagihannya).

7. Potongan Penjualan

Potongan penjualan diberikan kepada pembeli untuk merangsang pembeli agar segera membayar utangnya, sebelum tanggal jatuh tempo yang sudah ditetapkan. Potongan penjualan akan dapat mengurangi jumlah piutang yang diterima pada saat jatuh tempo. Bukti transaksi yang digunakan adalah berupa kuitansi atau bukti kas masuk.

8. Biaya Angkut Penjualan

Di dalam perjanjian saat barang dijual, bisa saja penjual akan menanggung biaya angkut ataupun biaya pengiriman barang sampai digudang pembeli.

9. Persediaan Barang Dagang

Persediaan barang dagang merupakan jumlah persediaan barang dagang yang ada pada akhir periode tertentu. Contohnya persediaan barang dagang 31 Desember 2016, yakni nilai persediaan sesudah dilakukan perhitungan secara fisik (stock opname) yang ada di dalam gudang ataupun toko. Persediaan itu dicatat dalam akun persediaan barang dagang. Bukti yang digunakan ialah bukti memorial.