Langkah-Langkah Mengoperasikan Mesin POS dalam Transaksi
Langkah-Langkah Mengoperasikan Mesin POS (Point of Sales) dalam Transaksi
Berikut
ini merupakan salah satu contoh langkah-langkah pengoprasian pembayaran dengan menggunakan
Mesin POS (Point of Sales) pada salah satu Hypermarket.
a.
Langkah
Awal atau Persiapan
1) Siapkan jadwal (shift) perhari
dari kasir serta petugas end control
yang bertugas.
2) Siapkanlah modal awal (float)
untuk setiap kasir yang bertugas serta uang kecil secukupnya untuk penukaran di
kasir.
3) Siapkan beberapa kantong-kantong
uang (kosong) secukupnya yang benomor untuk dipakai pada saat pengumpulan uang
dengan warna yang berbeda-beda untuk setiap shift perhari. Nomor kantong sebisa
mungkin disesuaikan dengan nomor POS (till). DM atau ADM membuat daftar dari
kasir yang bertugas dan nomor kantong yang digunakannya.
4) Periksa apakah ada mesin POS
(Point of Sales) yang rusak. Beritahu ALC jika terdapat mesin POS yang tidak
berfungsi atau rusak.
5) Periksa di setiap mesin POS
(Point of Sales) apakah terdapat data yang belum terangkat. Jangan memakai
mesin POS (Point of Sales) yang masih ada datanya. Segera beritahu DM ALC untuk
tindakan-tindakan selanjutnya.
6) Jalan disamping mesin POS (Point
of Sales) yang tidak dipakai harus ditutup dengan trolley serta dirantai.
7) Pastikan seluruh peralatan kasir
dan end control tersedia serta berfungsi dengan baik (termasuk juga peralatan
emergency).
8) Letakan alat untuk membuka Security
Tag pada tempat yang tidak mudah untuk terjangkau oleh konsumen.
9) Periksa apakah barang yang
masalah sudah dikembalikan ke floor.
10) Periksa apakah barang bonus untuk
konsumen tersedia sesuai promosi yang sedang berlangsung.
11) Pastikan petugas Satpam berada di
pintu end control
a) Nyalakan komputer Store.
b) Nyalakan POS station.
c) Nyalakan komputer Depot.
d) Masing-masing akan memulai obyek
yang bersesuaian, dan memanggil operasi inisialisasi.
12) DM/ADM harus melihat di computer
kode kasir (pincode) dari kasir yang akan bertugas pada hari itu, dimana status
kode kasir tersebut harus 1 ("registered"). Nomor kode kasir
tersebut sifatnya unik dan setiap hari akan berubah.
a) DM/ADM harus memberitahu kasir
yang bersangkutan nomor kode kasir yang diperoleh dari komputer dan memberikan juga
kunci mesin POS (kunci nomor 1 = kunci register).
b) Hitunglah modal awal yang ada
pada drawer apakah sesuai dengan yang sudah ditentukan.
c) Hidupkan mesin POS (Point of
Sales) dengan kunci yang telah diberikan oleh DM/ADM lalu memasukkan Id kasir
dan kode kasir. Status kode kasir yang bersangkutan pada komputer akan berubah
dari kode 1 ("registered") menjadi kode 2
("working"). Dan mesin POS siap untuk digunakan.
d) Periksa perlengkapan yang
dibutuhkan pada saat bertugas (kantong uang, kantong plastik, kertas faktur di
printer, formulir Bukti Setoran, dan sebagainya) periksalah apakah alat EDC dan
lampu UV berfungsi dengan baik ataukah tidak.
b.
Proses
Pembayaran
Pada
saat Konsumen ingin melakukan pembayaran, kasir terlebih dahulu meminta kartu
anggota jika konsumen menggunakan day pass, periksa tanggal serta tanda tangan
petugas CIS yang ada di day pass tersebut. Day pass hanya bisa dipakai pada
hari yang sama. Tidak diperkenankan memakai kode day pass tanpa adanya kartu day
pass dari CIS. Jika penggunaan day pass tersebut karena surat kuasa atau
kartu hilang, maka kasir harus men-scanning barcode untuk surat kuasa atau kartu
hilang yang tertempel di meja mesin POS (Point of Sales) atau menginput yang
tercantum di day pass tersebut. Untuk surat kuasa dan kartu hilang konsumen
akan dikenakan biaya.
1)
Day
pass harus disimpan oleh kasir yang nantinya untuk diserahkan kepada DM/ADM pada
akhir shift bersamaan dengan dokumen lainnya.
2)
Kasir
men-scanning kartu anggota (kartu langganan) yang diberikan oleh konsumen. Jika:
a)
Kartu
anggota tersebut tidak dapat dibaca. Kasir atau konsumen bisa menghubungi
bagian CIS untuk dicari penyebabnya.
b)
Kartu
anggota di "blocked". Mesin POS (Point of Sales) menampilkan
status kartu yang di "blocked":
(1)
Status
A : Not active
(2)
Status
B : Address incorrect
(3)
Status
C : Not authorized person
(4)
Status
D : Will be deleted
(5)
Status
P : Duplication
(6)
Status
T : Theft
(a)
Untuk
status A, B, C, dan P kasir bisa meminta DM/ADM untuk membuka kartu yang di
"blocked" tersebut.
(b)
Untuk
status B, mintalah konsumen untuk memberitahu bagian CIS alamat yang benar.
Untuk status P, minta konsumen untuk mengembalikan salah satu kartu yang
dimilikinya (karena ada duplikasi). Berikan kartu yang dikembalikan konsumen ke
bagian CIS untuk nantinya di deleted.
(c)
Sementara
untuk status T, DM/ADM harus memperhatikan memo yang tercantum dalam status T
tersebut untuk tindakan selanjutnya, ataupun bisa menghubungi DM/ADM CIS.
(d)
Sedangkan
untuk status D, keterangan yang timbul hanya ada "card not valid".
Mintalah konsumen untuk menghubungi bagian CIS.
3)
Apabila
timbul pemberitahuan bahwa konsumen belum membayar membership fee.
Beritahukan kepada konsumen tersebut bahwa akan dikenakan membership fee.
4)
Jika
konsumen bersedia, kasir akan men-scanning barcode untuk membership fee yang tertempel
di meja mesin POS (Point of Sales).
5)
Apabila
konsumen tidak bersedia, maka pembelian tidak bisa diproses.
6)
Kasir
memasukkan data-data barang yang dibeli oleh konsiumen ke dalam mesin POS
(Point of Sales) dengan cara men-scanning barcode yang tertempel pada barang
tersebut.
7)
Apabila
barcode tidak bisa di-scan. Inputlah nomor artikel secara manual. Perhatikanlah
apakah keterangan di layar monitor tersebut sesuai dengan fisik barangnya atau
tidak.
8)
Tidak
ada barcode ataupun barcode tidak bisa dibaca. Letakanlah barang tersebut
secara terpisah sampai semua barang yang lain selesai di-scan serta dipindahkan
ke trolley lain. Sesudah itu baru periksa nomor artikel barang yang bermasalah
tersebut pada computer.
9)
Apabila
barcode tidak sesuai dengan barangnya (harga, jenis), hubungi langsung DM/ADM
untuk dicari penyebabnya.
10) Kasir tidak dibolehkan untuk
meninggalkan tempat bertugasnya pada saat sedang melakukan proses scanning
barang.
11) Jika satu jenis barang dibeli
lebih dari satu, maka input jumlah yang dibeli tersebut baru kemudian scan
barcodenya. Periksalah dilayar mesin POS apakah jumlah yang diinput sudah benar
atau belum. Setiap baris penjualan pada slip berisi:
a)
Total
Harga Jual
b)
Harga
Jual Satuan
c)
Jumlah
Penjualan
d)
Nama
Item
e)
Barcode
No
12) Untuk barang clearance, periksalah
pada layar POS apakah harga yang di-scan tersebut sesuai dengan harga yang
tercantum pada barcode clearance atau tidak. Hubungilah DM/ADM apabila ada
perbedaan harga.
13) Kasir wajib untuk memeriksa
secara random isi dari barang yang dikemas dalam dus atau karton (“sealed” yang
terbuka, dll) dan membuka barang yang menggunakan tutup (bed cover, tas/koper, tempat
sampah, plastik container, dll) untuk dilihat isinya.
14) Sesuadah di scanning, barang
harus dipindahkan kedalam trolley lain untuk menghindari adanya barang yang
tidak di scanning.
15) Lihat secara random pada layar
mesin POS apakah keterangan dari barang yang sudah di scanning tersebut sesuai
dengan fisik barangnya (misalnya setiap lima kali scanning, barang dengan
barcode cacat, barang elektronik & fresh food, dll).
16) Jika pada saat memasukan data-data
barang yang dibeli, kasir melakukan kesalahan (salah nomor artikel ataupun jumlah
barang) maupun konsumen batal membeli barang yang bersangkutan, kasir bisa mengkoreksi
kesalahan atau pembatalan tersebut dengan memakai fasilitas "Void"
yang ada pada mesin POS.
17) Jika karena sesuatu hal, semua
faktur ingin dibatalkan, maka kasir harus memanggil DM/ADM. DM/ADM selanjutnya akan
menggunakan kunci supervisor untuk melaksanakan pembatalan faktur. Faktur akan
dicetak tanpa adanya total dan akan tercetak kata "BATAL".
Faktur yang batal harus selalu disimpan dengan baik oleh kasir untuk pada akhir
shift nantinya diserahkan ke DM/ADM bersama dokumen-dokumen lainnya.
18) Sesudah seluruh data barang yang
dibeli dimasukan ke dalam mesin POS, kasir akan menekan tombol
"total" dimana jumlah yang harus dibayar oleh konsumen akan tampil
pada layar mesin POS.
19) Jika pembayaran dilakukan secara
tunai, maka tekan tombol pembayaran untuk cash. Kasir terlebih dahulu wajib
menghitung uang yang diterima dengan teliti, periksa uang tersebut di lampu UV
apakah tidak ada uang palsu atau tidak. Kasir harus bertanggung jawab atas
ketekoran uang dan uang palsu yang diterima oleh kasir tersebut. Pembayaran
dengan mata uang asing, cek ataupun giro tidak dapat diterima.
20) Jika pembayaran dilakukan dengan
kartu kredit ataupun kartu debit, tekan tombol pembayaran untuk kartu kredit.
Kartu kredit atau kartu debit hanya bisa diterima apabila berasal dari bank
atau perusahaan kartu kredit yang bekerja sama dengan perusahaan.
Posting Komentar untuk "Langkah-Langkah Mengoperasikan Mesin POS dalam Transaksi"
Berkomentarlah sesuai topik pembahasan artikel, dan jangan ragu untuk menegur kami apabila ada kesalahan dalam artikel. Terima kasih.