Manfaat Sistem Informasi Manajemen

Manfaat Sistem Informasi Manajemen

Agar informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi bisa bermanfaat bagi manajamen, maka analis sistem harus dapat mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang diperlukannya, yakni dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masing-masing tingkat (level) manajemen serta tipe keputusan yang diambilnya.

Berdasarkan pengertian di atas, maka tersirat bahwa tujuan dibentuknya Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah supaya organisasi mempunyai informasi yang bermanfaat dalam pembuatan keputusan manajemen, baik itu yang meyangkut keputusan-keputusan rutin ataupun keputusan-keputusan yang strategis.

Sehingga Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi data ataupun informasi yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi. Beberapa fungsi atau manfaat sistem informasi manajemen antara lain sebagai berikut:

1.      Sistem Informasi Manajemen untuk Pendukung Pengambilan Keputusan

Sebuah sistem keputusan, yakni model dari sistem dimana keputusan diambil bisa tertutup atau terbuka. Sebuah sistem keputusan tertutup beranggapan bahwa keputusan dipisah dari masukan yang tidak diketahui dari lingkungan.

Dalam sistem ini pengambil keputusan dianggap:

a)      Mengetahui semua perangkat alternatif dan semua akibat atau hasilnya masing-masing.

b)      Memilih alternatif yang memaksimalkan sesuatu, misalnya laba, volume penjualan, atau kegunaan.

c)      Memiliki metode (aturan, hubungan, dan sebagainya) yang memungkinkan dia membuat urutan kepentingan semua alternatif.

Sementara itu konsep sebuah sistem keputusan tertutup jelas menganggap orang rasional yang secara logis menguji seluruh alternatif, mengurutkan berdasarkan kepentingan hasilnya, serta memilih alternatif yang membawa pada hasil yang terbaik atau maksimal. Model kuantitatif pengambilan keputusan biasanya ialah model sistem keputusan tertutup.

Sebuah sistem keputusan terbuka memandang keputusan berada didalam suatu lingkungan yang rumit dan sebagian lagi tidak diketahui. Keputusan dipengaruhi oleh lingkungan serta pada gilirannya proses keputusan kemudian mempengaruhi lingkungan. Pengambilan keputusan dianggap tidak harus selalu logis dan sepenuhnya rasional, namun lebih banyak memperlihatkan rasionalitas hanya dalam batas yang dikemukakan oleh latar belakang, kemampuan menangani suatu model keputusan, pandangan atas alternatif, dan sebagainya.

2.      Sistem Informasi Manajemen Berdasarkan Aktivitas/Kegiatan Manajemen

Kegiatan dan proses informasi untuk tiga tingkat ialah saling berhubungan. Contohnya seperti pengendalian inventaris pada tingkatan operasional sangat bergantung pada proses yang tepat dari transaksi, lalu pada tingkat pengendalian manajemen. Pembuatan keputusan mengenai keamanan persediaan dan juga frekuensi memesan lagi sangat bergantung pada pembetulan ringkasan dari hasil operasi-operasi. Dan pada tingkat strategi, hasil dalam operasi-operasi serta pengendalian manajemen yang dihubungkan pada tujuan-tujuan strategi, saingan, tindak-tanduk dan lain sebagainya untuk mencapai strategi inventaris.

3.      Sistem Informasi ManajemenUntuk Pengendalian Operasional

Pengendalian operasional adalah proses pemantapan agar kegiatan operasional dilakukan secara efektif dan efisien. Pengendalian operasional memakai prosedur serta aturan keputusan yang telah ditentukan lebih dulu. Sebagian besar keputusan dapat diprogramkan. Pendukung pemrosesan untuk pengendalian operasi terdiri atas:

a)      Proses transaksi

b)      Proses laporan

c)      Proses pemeriksaan

Beberapa contoh berikut menggambarkan jenis dukungan keputusan yang bisa dibuat dalam sistem pengendalian operasional, antara lain yaitu:

a)      Suatu pemeriksaan terhadap file pegawai menjelaskan kebutuhan untuk suatu posisi. Komputer menyelidiki file pegawai menggunakan program untuk memilih kandidat secara kasar.

b)      Suatu transaksi penarikan kembali sediaan menghasilkan suatu dokumen transaksi. Pengolahan transaksi juga bisa menyelidiki persediaan yang ada, serta memutuskan apakah suatu pesanan pembelian sediaan harus diadakan.

c)      Laporan rutin dihasilkan secara periodik. Akan tetapi suatu aturan keputusan yang diprogramkan dalam suatu prosedur pengolahan laporan dapat menciptakan laporan khusus dalam suatu bidang masalah. Contohnya: suatu analisis pesanan yang masih belum dilayani setelah 30 hari.

4.      Sistem Informasi Untuk Pengendalian Manajemen

Informasi pengendalian manajemen dibutuhkan oleh manajer departemen untuk mengukur pekerjaan, merumuskan aturan keputusan baru untuk diterapkan personalia operasional, memutuskan tindakan pengendalian, dan mengalokasi sumber daya. Proses pengendalian manajemen membutuhkan jenis informasi berikut ini:

a)      Pekerjaan yang telah direncanakan (standar, ekspektasi, anggaran, dll)

b)      Penyimpangan dari pekerjaan yang telah direncanakan

c)      Sebab penyimpangan

d)      Analisis keputusan atau arah tindakan yang mungkin

Keluaran (output) dari sistem informasi pengendalian manajemen yaitu: rencana dan anggaran, laporan khusus, laporan yang terjadwal, analisis situasi masalah, keputusan untuk penelaahan, serta jawaban atas pertanyaan.

5.      Sistem Informasi Untuk Perencanaan Strategis

Tujuan perencanaan strategis ialah untuk mengembangkan strategi dimana suatu organisasi akan mampu untuk mencapai tujuannya. Horison waktu untuk perencanaan strategis cenderung cukup lama, oleh karena itu perubahan mendasar dalam organisasi dapat diadakan, contohnya:

a)      Suatu toko serba ada dengan toko di pusat kota dapat memutuskan untuk mengubah menjadi suatu toko obral di luar kota.

b)      Suatu rantai pertokoan dapat memutuskan untuk mengubah menjadi usaha melalui pesanan.

Aktifitas perencanaan strategis tidak mesti terjadi dalam suatu siklus periode seperti halnya kegiatan pengendalian manajemen. Kegiatan ini memang agak tidak teratur, meskipun faktanya beberapa perencanaan strategis dapat dijadwalkan kedalam perencanaan tahunan dan juga siklus penganggaran. Beberapa jenis data yang berguna didalam perencanaan strategis menunjukkan ciri data:

a)      Prospek ekonomi bagi bidang kegiatan perusahaan dewasa ini.

b)      Kemampuan dan prestasi organisasi menurut pasaran, negara, dan sebagainya (berdasarkan kebijakan dewasa ini).

c)      Lingkungan politik dewasa ini dan perkiraan masa mendatang.

d)      Prospek bagi industri di daerah lain.

e)      Proyeksi kemampuan dan prestasi masa mendatang menurut pasaran, negara, dan sebagainya (berdasarkan kebijakan dewasa ini).

f)       Proyeksi kebutuhan sumber daya bagi alternatif beberapa strategi.

g)      Kemampuan saingan dan saham pasar mereka.

h)      Alternatif strategi.

i)        Peluang bagi karya usaha baru.

Dukungan sistem informasi untuk perencanaan strategis tidak dapat selengkap seperti halnya bagi pengendalian manajemen dan pengendalian operasional. Akan tetapi sistem informasi manajemen bisa memberi bantuan yang cukup dalam proses perencanaan strategis, seperti misalnya:

a)      Proyeksi kemampuan mendatang dapat dikembangkan oleh data masa lampau dan diproyeksikan ke masa mendatang.

b)      Evaluasi kemampuan yang ada didasarkan atas data internal yang ditimbulkan kebutuhan pengolahan operasional.

c)      Data pasar dan persaingan yang mungkin bisa direkam dalam database komputer.

6.      Sistem Informasi Manajemen Berdasarkan Fungsi Organisasi

Sistem informasi manajemen bisa dianggap sebagai suatu federasi subsistem yang didasari atas fungsi yang dilaksanakan didalam suatu organisasi. Masing-masing subsistem memerlukan aplikasi-aplikasi untuk membentuk seluruh proses informasi yang berkaitan dengan fungsinya, meskipun akan menyangkut database, model base serta beberapa program komputer yang biasa untuk setiap subsistem fungsional. Di dalam masing-masing subsistem fungsional, ada aplikasi untuk proses transaksi, pengendalian manajemen, pengendalian operasional, dan perencanaan strategis.