Materi Manajemen Proyek dan Manajemen Mutu

Materi Manajemen Proyek dan Manajemen Mutu

Manajemen proyek menjadi salah satu cabang khusus dalam manajemen operasi yang tumbuh serta berkembang karena ada kebutuhan di dalam organisasi, terutama untuk menangani kegiatan yang bersifat tidak rutin atau baru, dalam jangka waktu tertentu, serta dengan anggaran tertentu pula.

Ada beberapa perbedaan antara program, proyek, dan tugas. Perbedaan tersebut antara lain yaitu sebagai berikut:

1)      Program adalah suatu kegiatan yang multidisiplin, yang orientasinya pada tujuan, yang dirancang oleh berbagai macam tugas, dengan hasil yang sudah ditetapkan, untuk dicapai pada kurun waktu tertentu, serta dengan keterbatasan sumber daya yang ada.

2)      Proyek yaitu meliputi tugas-tugas tertentu yang dirancang secara khusus dengan hasil serta waktu yang sudah ditetapkan terlebih dulu dan dengan keterbatasan sumber daya yang ada. Proyek hampir sama dengan program akan tetapi lingkupnya lebih kecil ataupun merupakan bagian dari program.

3)      Kegiatan atau tugas adalah urutan pekerjaan terendah yang bisa diketahui dan diurutkan pada tingkatan proyek.

Tahapan dalam Kegiatan Proyek

Kegiatan proyek bisa dikelompokkan dalam dua tahap, antara lain yaitu:

1)      Tahap Perencanaan

Meliputi:

a)      Mengidentifikasi gagasan proyek atau analisis pendahuluan

b)      Mengembangkan gagasan menjadi konsep-konsep alternatif

c)      Mengevaluasi kelayakan konsep alternatif dari semua aspek

d)      Menentukan konsep alternatif terbaik

e)      Mengidentifikasi sumberdaya yang diperlukan dan jadwal pelaksanaan

f)       Menyusun prakiraan biaya

g)      Menyusun organisasi pelaksana

2)      Tahap Pelaksanaan

Meliputi:

a)      Menyiapkan rincian rekayasa disain untuk kegiatan pengadaan material dan konstruksi

b)      Menyusun anggaran definitif dan jadwal induk proyek

c)      Pengadaan dan mobilisasi tenaga kerja

d)      Pembelian material dan peralatan, termasuk untuk pabrikasi

e)      Penyelesaian konstruksi, pra-operasi, dan start-up

Manajemen Mutu

Berikut ini adalah pengertian atau definisi mutu, antara lain yaitu:

“ Quality means conformance to requirements “ (Philip B. Crosby, 1979)”

“ Quality is fitness for use ” (Joseph M. Juran, 1974)”

“Quality is the total composite product and service characteristics of marketing, engineering, manufacture, and maintenance through which the product and service in use will meet the expectations of the customer “ (Feigenbaum, 1983)

“ Mutu adalah derajat yang dicapai oleh karakteristik yang inheren dalam memenuhi persyaratan “ (SNI 19-9002:2000)

Tidak ada suatu pengertian/definisi mengenai mutu yang secara universal bisa diterapkan pada seluruh jenis organisasi atau perusahaan. Setiap perusahaan perlu untuk mendefinisikan arti mutu itu sendiri bagi dirinya dalam melayani pelanggan, pemilik saham, pasar, karyawan, dan masyarakat. Pengertian mutu sebisa mungkin mencerminkan visi, misi, serta nilai-nilai yang dianut oleh perusahaan.

Dimensi Mutu

Barang mempunyai karakteristik yang sangat berbeda dengan jasa. Oleh karena itu, dimensi mutu barang dibedakan dengan dimensi mutu untuk jasa. Secara umum, mutu barang bisa dilihat dari dimensi utama berikut ini:

1)      Keandalan (reliability, durability)

2)      Kinerja (performance, operation)

3)      Kesesuaian (conformance)

4)      Kenampakan (appearance, features)

Dimensi lain yang bisa dipertimbangkan bagi mutu suatu barang antara lain:

1)      Pelayanan (serviceability)

2)      Persepsi mutu (perceived quality)

Dalam hal mutu jasa, lima dimensi berikut ini perlu menjadi perhatian. Antara lain yaitu:

1)      Responsif, yaitu kemampuan untuk membantu pelanggan dan memberikan jasa yang sesuai dengan harapan pelanggan

2)      Keandalan, yaitu kemampuan melaksanakan jasa yang dijanjikan secara akurat dan cepat

3)      Bentuk nyata, yaitu fasilitas fisik, peralatan, dan penampilan personal

4)      Empati, yaitu perhatian individual yang diberikan kepada pelanggan

5)      Jaminan, yaitu pengetahuan dan sikap pegawai, serta kemampuan mereka untuk menunjukkan kepercayaanm keyakinan, dan kesopanan

Prinsip Manajemen Mutu

Setidaknya ada delapan prinsip manajemen mutu yang merupakan dasar dalam ISO 9000, yang bisa digunakan oleh pemimpin puncak untuk memimpin organisasi ke arah perbaikan kinerja, antara lain sebagai berikut:

1)      Kepemimpinan

2)      Fokus pada pelanggan

3)      Pelibatan anggota

4)      Pendekatan sistem pada manajemen

5)      Pendekatan proses

6)      Pendekatan fakta pada pengambilan keputusan

7)      Perbaikan berkesinambungan

8)      Hubungan yang saling menguntungkan dengan pemasok

Tujuh Alat Pengendali Mutu

Tujuh alat pengendali mutu (seven tools for quality control) yang dikenal juga dengan Ishikawa’s basic tools of quality, terdiri dari:

1)      Checklist

2)      Histogram

3)      Diagram sebab dan akibat

4)      Diagram Pareto

5)      Diagram pencar

6)      Bagan kendali

7)      Bagan aliran

Penghargaan Mutu

Ada beberapa penghargaan mutu yang paling populer pada tingkat internasional, antara lain yaitu:

1.      Deming Prize, dibagi dalam 4 kategori, yaitu:

a)      Quality Control Award

b)      Deming Application Prize for Small Business

c)      Deming Application Prize for Division

d)      Deming Prize for Individual Person

Kategori yang dinilai dalam Deming Prize meliputi:

1)      Kebijakan

2)      Organisasi dan operasi

3)      Pencarian dan penggunaan informasi

4)      Analisis

5)      Perencanaan ke depan

6)      Pendidikan dan pelatihan

7)      Jaminan mutu

8)      Dampak mutu

9)      Standardisasi

10)  Pengendalian.

2.      Malcolm Baldrige National Qualiy Award

3.      European Qulity Award

4.      ISO 9000