Pengorganisasian: Pengertian, Peran, Prinsip, Fungsi, dan Proses Pengorganisasian

Pengorganisasian: Pengertian, Peran, Prinsip, Fungsi, dan Proses Pengorganisasian

Menurut S.C. Certo istilah pengorganisasian dapat diartikan sebagai “proses terciptanya penggunaan secara tertib terhadap seluruh sumber daya yang dimiliki oleh sistem manajemen.” Kata secara tertib disini menekankan bahwa penggunaan tersebut berdasarkan pada tujuan serta penggunaan sumber daya yang benar sehingga tidak mengakibatkan pemborosan sumber daya dalam proses pencapaian tujuan tersebut.

Proses pengorganisasaian yang dilaksanakan oleh para manajer diantaranya yaitu: pembagian pekerjaan, memberikan tugas kepada orang-orang untuk mengerjakannya, mengalokasikan sumber daya yang dimiliki, serta mengkoordinasikan upaya-upaya yang akan ditempuh.

Sesudah rencana selesai disusun, maka para manajer harus bisa mengorganisasikan sumber daya yang dimiliki agar bisa melaksanakannya secara layak. “Organisasi merupakan hasil dari proses pengorganisasian”.  Menurut pendapat Henry Fayol, pengorganisasian yang layak dari sumber daya organisasi akan mampu secara efektif meningkatkan efesiensi dan efektivitas penggunaannya.

Organisasi sendiri bisa dilihat dari dua sudut pandang, antara lain yaitu pertama organisasi sebagai kesatuan “entity” dan kedua organisasi sebagai sebuah proses. Sebagai kesatuan, organisasi merupakan kumpulan manusia yang dipersatukan oleh suatu tata hubungan yang formal untuk mencapai tujuan organisasi.

Setidaknya terdapat tiga (3) karakteristik umum organisasi sebagai entity, antara lain yakni:

1)      Terdiri dari sejumlah manusia

2)      Memiliki tujuan tertentu yang ingin dicapai

3)      Memiliki formalitas yang mengatur peranan dari setiap orang.

Sementara itu organisasi sebagai proses, adalah proses untuk menyusun komponen-komponen organisasi hingga mempunyai struktur tertentu. Komponen-komponen yang dimaksud yaitu tugas, manusia, serta sistem manajemen.

Peran Pengorganisasian

Fungsi pengorganisasian mempunyai peranan yang sangat penting di dalam sistem manajemen, hal ini karena proses pengorganisasian adalah mekanisme utama yang digunakan oleh para manajer untuk menggerakkan rencana yang sudah disusun.

Pengorganisasian yang baik akan bisa menciptakan serta memelihara hubungan antara seluruh sumber daya organisasi dengan menunjukkan sumber daya mana yang harus dipergunakan untuk suatu aktivitas tertentu, kapan harus digunakan, dimana, dan bagaimana cara menggunakannya. Upaya pengorganisasian yang tersusun secara baik akan menghindarkan seorang manajer dari penduplikasian kegiatan serta sumber daya yang menganggur.

Prinsip-Prinsip Pengorganisasian

Organisasi adalah sebuah wadah dimana berlangsungnya proses-proses pengorganisasian sumber daya-sumber daya organisasi yang ada. Oleh karena itu dibutuhkan suatu prinsip yang akan melandasi kegiatan-kegiatan pengorganiasasian dalam sistem manajemen. Prinsip-prinsip tersebut antara lain yaitu:

1.      Kekuasaan dan Tanggung Jawab

Kekuasaan selalu terkait serta diikuti oleh sebuah tanggung jawab.

2.      Disiplin

Disiplin merupakan rasa hormat pada aneka kesepakatan yang mungkin berbentuk kerja keras, kepatuhan, dan pengorbanan. Tumbuhnya disiplin memerlukan pemimpin yang baik dalam seluruh tingkatan.

3.      Keterpaduan Arah

Setiap kelompok aktivitas yang mempunyai tujuan yang sama harus mempunyai seorang pimpinan dan rencana.

4.      Kesatuan Perintah

Setiap orang dalam organisasi hanya menerima perintah dari satu orang atasan saja.

5.      Subordinasi Kepentingan

Subordinasi kepentingan pribadi pada kepentingan organisasi.

6.      Sentralisasi

Tingkat pemusatan atau penyebaran kekuasaan.

7.      Remunerasi

Remunerasi dan cara pembayaran harus adil serta memberikan kepuasan kepada semua pihak yang terlibat baik karyawan ataupun atasan/pimpinan.

8.      Keteraturan

Keteraturan yang diatur dalam aturan main organisasi, adalah dimaksudkan agar setiap orang mempunyai tugas dan tanggung jawab, dan hak masing-masing yang mendukung tercapainya tujuan organisasi.

9.      Inisiatif

Inisiatif berkaitan dengan proses untuk memikirkan dan melaksanakan rencana. Organisasi harus bisa mendorong semua anggota organisasi untuk berinisiatif, supaya mereka menjadi puas.

10.  Rantai Kekuasaan

Rantai kekuasaan dimulai dari tingkatan yang tertinggi sampai dengan tingkatan terendah harus disesuaikan dengan kebutuhan serta jika memungkinkan lebih baik dipersingkat.

11.  Stabilitas Hubungan Kerja

Manajemen yang baik akan terusa meminimalisasikan terjadinya keluar-masuknya karyawan “turn over” pada tingkatan yang wajar sehingga tidak akan terlalu mengganggu kinerja organisasi.

12.  Keadilan

Aturan main serta pelaksanaannya, dimana peranan pemimpin menjadi sangat penting, dibuat secara adil, sehingga akan membangkitkan kesetiaan dan pengabdian dari para karyawan.

13.  “Team Work”

Kerjasama Tim, sangat penting bagi organisasi dimana komunikasi sangat perlu dikembangkan didalamnya untuk membentuk team work yang baik.

Fungsi Pengorganisasian

Fungsi dari proses pengorganisasian bisa jabarkan dengan melihat bahwa organisasi yang baik serta maju didorong oleh empat atribut, empat atribut tersebut antara lain yaitu:

1.      Appropriateness

Organisasi harus bisa mempermudah proses pencapaian tujuan.

2.      Efficiency

Organisasi harus bisa mendukung terjadinya proses-proses untuk memperoleh hasil yang maksimal dengan pengorbanan yang minimum.

3.      Adequacy

Organisasi harus bisa mempermudah pemecahan masalahnya.

4.      Effectiveness

Organisasi harus bisa mewadahi proses-proses usaha serta proses-proses manajemen yang dibutuhkan untuk mencapai suatu hasil.

Proses Pengorganisasian

Proses pengorganisasian terdiri dari lima (5) langkah yang terjadi secara kontinue (terus-menerus/berkelanjutan) dimana didalam pelaksanaan proses ini perlu dilakukan penyesuaian untuk mempertahankan serta meningkatkan efektivitas organisasi.

Tahapan atau proses pengorganisasian antara lain sebagai berikut:

1)      Merefleksikan tujuan dan rencana

2)      Menetapkan tugas-tugas utama, yakni merinci semua pekerjaan yang harus dilaksanakan organisasi agar sesuai dengan visi serta misinya.

3)      Membagi tugas-tugas utama, yaitu membagi beban kerja utama ke dalam aktivitas-aktivitas yang secara logis serta bisa memadai untuk dilaksanakan oleh seseorang atau dalam suatu tim.

4)      Mengalokasikan sumber daya serta arahan untuk tugas-tugas, dimana pada tahap ini dalam mengkombinasikan antara pekerjaan secara logis dan efesien serta menetapkan suatu mekanismen untuk mengorganisasikan antar pekerjaan.

5)      Mengevaluasi hasil-hasil dari strategi pengorganisasian yang sudah dilakukan.