Asas-asas Organisasi dalam Manajemen

Asas-asas Organisasi dalam Manajemen

Asas-asas organisasi adalah berbagai pedoman yang secara maksimal untuk dilaksanakan agar didapatkan struktur organisasi yang baik dan aktivitas organisasi bisa berjalan dengan lancar serta efektif.

1.      Pembagian Kerja

Asas pembagian kerja berkaitan dengan pejabat ataupun pimpinan yang akan menempati jabatan dalam satuan unit organisasinya agar roda organisasi bisa berjalan dengan lancar. Dalam melaksanakan pembagian kerja, perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut:

1)      Pucuk Pimpinan sampai dengan pimpinan paling bawah harus mempunyai tujuan yang jelas.

2)      Tiap unit organisasi harus mempunyai rincian aktivitas yang jelas.

3)      Variasi tugas bagi seorang pimpinan hendaknya yang sejenis atau yang erat hubungannya.

4)      Penempatan posisi tiap pejabat hendaknya dilakukan secara tepat.

5)      Beban tugas antar tiap pimpinan atau pejabat hendaknya merata atau adil.

6)      Pembagian kerja untuk setiap pejabat seharus terhindarkan dari unsur nepotisme.

7)      Penambahan atau pengurangan pejabat harus didasarkan dari perubahan volume pekerjaan.

2.      Rentang Kendali

Rentang kendali manajemen ialah beberapa bagian atau beberapa orang yang bisa ditempatkan dibawah pimpinan seseorang. Hal tersebut sangat penting karena kemampuan seseorang untuk mengendalikan unit-unit organisasi ataupun orang lain pada umumnya mempunyai keterbatasan.

Besarnya rentang kendali ini biasanya tergantung dari teknologi, kerumitan tugas, serta profesionalisme para karyawannya. Rentang kendali yang besar ini mengarah pada organisasi “flat structure”, dan kebalikannya yaitu “tall structure”. Lalu mana yang lebih baik, jawabannya tergantung dari situasi dan kondisinya.

Bebarapa faktor yang mempengaruhi luas dan sempitnya rentang kendali bisa dilihat dari dua sisi, antara lain yaitu:

1)      Sisi Objektif, yaitu: bentuk pekerjaan, letak bawahan, stabil-labilnya organisasi, jumlah tugas kepada atasan, waktu penyelesaian pekerjaan.

2)      Sisi Subyektif, yaitu pengalaman, kecakapan, kesehatan dan umur seorang atasan dan bawahan

3.      Koordinasi

Koordinasi merupakan proses untuk memadukan tujuan dan aktivitas dari unit-unit yang ada, agar tujuan yang telah ditetapkan secara keseluruhan bisa tercapai. Tanpa koordinasi, terdapat kemungkinan masing-masing kerja keras, namun kurang mendukung organisasi bahkan dapat merugikan organisasi.

Asas koordinasi ini dibutuhkan agar suatu organisasi mempunyai keselarasan aktivitas diantara satuan/unit organisasi maupun diantara pimpinannya. Dengan adanya keselasrannya tersebut maka bisa dihindari adanya sebuah konflik, duplikasi pekerjaan, rebutan sumber atau fasilitas, dan adanya delay antar aktivitas.

a.      Alasan Diperlukannya Koordinasi

Terdapat beberapa hal yang menjadi alasan mengapa koordinasi sangat diperlukan dalam sebuah organisasi, alasan tersebut yaitu sebagai berikut:

1)     Perbedaan Sikap dan Pandangan

Orang cenderung lebih dipengaruhi pandangan tujuan organisasi yang lebih langsung menjadi tanggung jawab mereka, misalnya bagian pemasaran, akan merasa yang paling penting dari organisasi ialah kegiatan pemasaran.

2)      Perbedaan Orientasi Waktu

Bagian produksi, cenderung lebih berorientasi jangka operasional, dibandingkan dengan bagian pengembangan produk, yang cenderung lebih berorientasi jangka panjang.

3)      Perbedaan Hubungan Antara Manusia

Seperti misalnya pada bagian produksi cenderung pragmatis dan rutin, serta proses komunikasi kurang berkembang, berbeda halnya dengan bagian pemasaran, yang sangat variatif dan proses komunikasi cenderung berkembang.

4)      Perbedaan Formalitas

Unit-unit organisasi yang pada umumnya mempunyai metode dan standar yang berbeda untuk mengukur kemajuan/hasil kerja. Terdapat beberapa kegaitan organisasi yang bisa secara jelas terukur baik itu dari segi ongkos, kualitas, waktu dan ada juga yang tidak jelas terukurnya.

b.      Koordinasi Efektif

Untuk bisa mencapai koordinasi yang efektif antar kegiatan dalam organisasi, diperlukan beberapa pendekatan. Setidaknya terdapat tiga jenis pendekatan yang bisa diterapkan, antara lain yaitu:

1)      Pendekatan Teknik Manajemen

a.       Aturan dan Prosedur, dengan adanya pedoman semua orang bisa bertindak secara tepat serta mandiri.

b.      Hirarkhi Manajerial, rantai perintah yang terbentuk dalam organisasi, mempermudah aliran informasi serta kerjasama antar unit organisasi.

c.       Rencana dan Sasaran, sebagai sarana untuk koordinasi yang baik, hal ini karena bisa mengarahkan kegiatan dari setiap unit organisasi.

2)      Peningkatan Potensi Koordinasi

a.       Hubungan lateral, hubungan yang langsung bersangkutan, dapat berupa kontak langsung, bentuk komisi ataupun gugus.

b.      Sistem Informasi Vertikal, dengan proses informasi dari atas ke bawah dan juga dari bawah ke atas, akan bisa membantu proses koordinasi.

3)      Pengurangan Kebutuhan Koordinasi

a.       Pembentukan unit-unit organisasi yang mandiri. Kebutuhan atas koordinasi bisa dikurangi dengan cara membentuk unit-unit organisasi yang bisa melaksanakan seluruh aspek tugas secara mandiri.

b.      Penyediaan Tambahan Sumber Daya. Penyediaan tambahan sumber daya dan dana adalah cara untuk menempuh jalan keluar untuk membentuk unit-unit organisasi mengatasi persoalan-persoalannya.

4.      Pelimpahan Wewenang

Pelimpahan wewenang adalah penyerahan sebagian hak untuk mengambil keputusan yang dibutuhkan agar tugas dan tanggung jawab tetap bisa dilaksanakan dengan baik oleh seorang pimpinan ke pimpinan lainnya. Hal ini bisa terjadi jika seorang atasan memimpin bawahan dengan jumlah yang bayak serta kemampuan yang terbatas. Semakin banyak bawahan maka secara relatif akan semakin besar beban atasan.

Manfaat yang didapatkan jika terjadi pelimpahan wewenang, antara lain yaitu:

a)      Tiap tugas dapat dikerjakan pada tingkat yang tepat.

b)      Pimpinan dapat melakukan pekerjaan yang pokok-pokok saja.

c)      Keputusan-keputusan dapat dibuat dengan lebih tepat.

d)      Mengurangi sikap selalu menunggu perintah.

e)      Meningkatkan inisiatif dan rasa tanggung jawab.

f)       Pelayanan dapat terus ditingkatkan walalupun pimpinan yang bersangkutan memiliki halangan.

5.      Fleksibilitas

Asas fleksibilitas menyatakan bahwa struktur organisasi semestinya mundah diubah serta disesuaikan dengan perubahan-perubahan yang terjadi tanpa harus mengurangi kelancaran aktivitas-aktivitas yang sedang berjalan. Perubahan-perubahan bisa terjadi karena adanya pengaruh dari luar organiasasi ataupun dari internal organisasi.