Mengetahui Tata Cara Pencatatan Formulir Pesanan Pelanggan

Mengetahui Tata Cara Pencatatan Formulir Pesanan Pelanggan

Di dalam dunia perdagangan untuk memesan suatu barang dilakukan dengan cara membuat surat pesanan atau disebut juga dengan surat order. Pemesanan lewat surat pesanan/order lebih kuat hal ini karena adanya tanda bukti tertulis. Sementara untuk pesanan lewat telepon biasanya dilakukan antara pihak-pihak yang sudah saling mengenal satu sama lain atau antar langganan.

Dalam hal ini dalam membuat surat pesanan harus berisi hal-hal berikut ini:

a)      Tanggal pembuatan

b)      Nama orang atau perusahaan pemesan

c)      Nama perusahaan yang dipesan atau yang dituju

d)      Alamat pemesan

e)      Tanggal dan tempat barang yang harus dikirim

f)       Nama dan jenis barang

g)      Kualitas barang

h)      Jumlah barang yang dipesan

i)        Cara pembayaran yang akan dilakukan oleh pemesan

Format pembuatan surat pesanan ini ada bermacam-macam, tergantung kepada siapa kita akan memesan barang tersebut. Apabila kita akan memesan pada suatu perusahaan yang belum pernah menjalin hubungan, maka perlu dicantumkan dari mana kita mengetahui penawaran produk tersebut. Namun, apabila kita akan memesan barang hasil produksi dari perusahaan yang sudah menjadi langganan kita, maka kita tinggal mengatakan barang apa saja yang kita perlukan, kapan harus dikirim serta bagaimana cara pembayarannya. Pembayaran ini dapat dilakukan secara tunai, dalam artian pembayarannya dilakukan setelah barang diterima. Dan ada juga pembayaran secara kredit, seperti misalnya dalam tempo satu bulan, dua bulan, maupun tiga bulan.

Contoh Surat Pesanan dalam bentuk surat biasa:

Contoh Surat Pesanan dalam bentuk surat khusus yang telah dicetak oleh perusahaan pemesan:

a.      Faktur Penjualan

Segala sesatu yang berhubungan dengan penjualan dari mulai harga, syarat pembayaran, termasuk juga didalamnya tentang potongan harga, tujuan pengiriman barang serta spesifikasi barang dicantumkan dalam faktur (invoice), yang disebut dengan faktur penjualan (sales invoice). Faktur ini dibuat oleh penjual dalam beberapa rangkap yang disesuaikan dengan kebutuhannya. Faktur ini berisi hal-hal berikut ini:

1)      Nama dan alamat penjual

2)      Nama dan alamat pembeli yang dituju

3)      Jumlah, jenis/nama dan harga barang

4)      Syarat jual-beli/pembayaran

Sementara itu berdasarkan tujuan penggunaannya, faktur bisa dibedakan menjadi 3 (tiga), antara lain yaitu:

1)      Faktur Proforma (Tidak Resmi)

Faktur proforma dibuat atau dikirimkan atas permintaan pembeli. Hal ini dilakukan apabila pembeli ingin mengetahui lebih dulu jumlah harga barang yang harus ia bayar. Faktur proforma pada umumnya hanya dibuat satu ataupun dua rangka saja.

2)      Faktur Sementara

Faktur sementara dibuat atau dikirimkan untuk menyertai pengiriman barang yang diketahui sering mengalami penyusutan. Jumlah atau berat barang pada faktur sementara ini dituliskan berdasarkan “berat saat dikirim”. Sementara faktur definitif (tetap) dibuat kemudian setelah barang yang bersangkutan diterima berdasarkan perhitungan “berat yang diterima”. Faktur sementara bisa juga dibuat untuk tujuan lain, contohnya dengan mengcopy atau membuat salinan dari aslinya apabila pembeli:

(1)   Belum membayar lunas

(2)   Diperlukan untuk hal lain (misalnya seperti untuk tender atau lelang borongan pekerjaan tertentu yang mengharuskan menunjukkan faktur sebagai jaminan suatu perusahaan mempunyai barang).

3)      Faktur Definitif

Faktur definitif atau faktur tetap atau disebut juga dengan faktur sebenarnya ialah faktur yang dibuat sesuai dengan keadaan sebenarnya atas penjualan barang yang bersangkutan. Untuk menghitung, berapa jenis, berapa harganya, berapa besar potongannya, berapa banyak barang yang dibeli, dan berapa besar yang harus disediakan untuk membayarnya.

b.      Penjualan

Penjualan ialah suatu kegiatan penyerahan barang atau jasa dengan cara serta harga yang sudah disepakati baik itu oleh penjual maupun oleh pembeli. Penjualan barang kepada pembeli berdasarkan pesanan yang diterima, penjualan barang dagangan kepada pembeli bisa dilakukan antara lain:

1)      Berdasarkan Cara Melakukan Pembayaran

Berdasarkan cara melakukan pembayarannya, maka penjualan bisa dilakukan dengan: Penjualan tunai, yakni penjualan yang pembayarannya secara kontan, pada umumnya dalam penjualan tunai ini diberikan potongan yang disebut dengan potongan-potongan tunai (cash discont) atau potongan penjualan (sales discont).

a)      Penjualan kredit, adalah suatu penjualan barang yang pembayarannya dilakukan kemudian hari secara sekaligus ataupun dicicil setelah barang yang bersangkutan diserahkan oleh penjualan kepada pembeli.

b)      Penjualan remburs (cash on delivery), adalah suatu cara penjualan dengan syarat barang baru bisa dikirim kepada pembeli jika keseluruhan harga barang sudah dibayar lunas.

2)      Berdasarkan Banyaknya Barang yang Dijual

Berdasarkan banyaknya barang yang dijual dalam setiap transaksi penjualan, maka penjualan bisa dilakukan dengan cara:

a)      Penjualan dengan potongan (discount), yaitu penjualan dengan cara memberikan potongan atau mengurangi harga dengan presentase tertentu misalnya sebesar 10%, 25%, dan seterusnya.

b)      Penjualan obral, yakni penjualan yang dilakukan dengan cara memberikan harga yang relatif lebih murah dari harga yang biasa berlaku.

c)      Penjualan lelang, yakni penjualan yang dilakukan dengan cara penawaran tertentu, baik itu secara terbuka maupun secara tertutup, serta pelaksanaannya dilakukan oleh juru lelang atau makelar yang ahli.

c.       Terjadinya Pesanan Dari Pelanggan

Pesanan dari konsumen bisa terjadi karena adanya usaha-usaha sebagai berikut:

1)      Pengiklanan di media massa.

2)      Pemasaran oleh Salesman.

3)      Pameran/fair/expo dan demontrasi yang dilakukan perusahaan.

4)      Pengedaran brosur, katalog, ataupun prospectus.

5)      Pengiriman surat penawaran secara langsung kepada para konsumen yang dilampiri formulir pesanan agar dapat dikirim.

d.      Media Pesanan

Konsumen bisa memesan barang kepada penjual atau perusahaan melalui media atau perantaraan sebagai berikut:

1)      Konsumen datang sendiri langsung ke Toko.

2)      Wiraniaga atau tenaga penjual.

3)      Surat pesanan antara lain yaitu: Surat tecatat, Surat kilat khusus, Telegram, Telex, Telpon, Internet, Facsmile atau e-mail, dan Jasa pihak ketiga.