MENYUSUN LAPORAN PERSEDIAAN BARANG

MENYUSUN LAPORAN PERSEDIAAN BARANG

Arus keluar masuk barang dagangan yang terjadi yang disebabkan karena transaksi jual-beli secara terus menerus adalah bagian yang paling penting di dalam rangkaian kegiatan perusahaan perdagangan. Sebagian besar dana perusahaan perdagangan diinvestasikan dalam barang dagangan. Oleh karena itu tertib administrasi serta pengawasan keadaan persediaan barang dagangan harus dibuat dengan suatu laporan yang akurat.

Di dalam pelaksanaan pengendalian persediaan barang dagangan, terdapat beberapa faktor yang dapat mempengaruhi, antara lain yaitu:

a)      Sistem pencatatan yang digunakan.

b)      Kelengkapan perlengkapan administrasi untuk mencatat pembelian dan juga penjualan.

c)      Keterampilan pengusaha ataupun petugas yang melaksanakan pencatatan maupun administrasi.

Untuk membantu memperlancar pencatatan persediaan pada khususnya, dan administrasi pada umumnya, dibutuhkan kelengkapan-kelengkapan berikut ini:

1)      Buku pembelian, yang meliputi:

a)      Buku pembelian kredit

b)      Buku pembelian tunai

c)      Buku persediaan barang

2)      Buku penjualan, yang meliputi:

a)      Buku penjualan kredit

b)      Buku penjualan tunai

c)      Perlengkapan lainnya, diantaranya:

d)      Faktur penjualan dan nota

e)      Buku voucher untuk mencatat prioritas pembayaran utang

f)       Meterai

g)      Kuitansi/tanda terima

h)      Surat jalan/pengantar barang, dan sebagainya.

Tentang sistem pencatatan yang efektif untuk pengendalian persediaan barang, bisa dipakai sistem pencatatan secara terus-menerus (perpetual system), dasar dari sistem ini ialah catatan seluruh penambahan dan juga pengurangannya dilaksanakan dengan cara yang sama seperti pencatatan kas, dimana masing-masing jenis barang akan dibuatkan perkiraan sendiri-sendiri, dan untuk transaksi yang berhubungan dengan pengembalian dan juga pengurangan harga akan dibukukan dalam buku pembantu (subsidiary ledger).

Sistem persediaan perpetual sangatlah berguna dalam penyusunan laporan sementara (interim statement). Penyusunan laporan persediaan pada umumnya memakai metode pencatatan pembukuan dengan sistem akuntansi, dimana data diperoleh dari buku pembantu persediaan. Lalu selanjutnya dibukukan pada perkiraan persediaan ataupun general ledgernya. Dari general ledger inilah kita memperoleh laporan mengenai persediaan. Akan tetapi, untuk mengetahui laporan sementara, bisa kita lihat dari buku pembantu persediaan (subsidiary ledger). Sesudah selesai disusun, selanjutnya laporan persediaan barang akan disampaikan kebagian keuangan yang nantinya akan dipakai sebagai bagian data untuk menyusun laporan keuangan, yakni laporan laba rugi dan neraca.

a.      Pencatatan Mutasi Barang dalam Kartu Gudang

Kartu gudang memiliki fungsi sebagai tempat mencatat mutasi (keluar masuknya) kuantitas tiap-tiap jenis barang sehingga kuantitas ketersedian barang setiap waktu bisa diketahui. Oleh sebab itu dari pengelolaan kartu gudang bisa dibuat laporan kuantitas ketersediaan setiap jenis barang secara periodik. Dokumen-dokumen pendukung pencatatan dalam kartu gudang antara lain sebagai berikut:

a)      Tembusan faktur penjualan tunai, dicatat sebagai mutasi keluar.

b)      Surat order pengiriman, dicatat sebagai mutasi keluar.

c)      Tembusan laporan penerimaan barang, dicatat sebagai mutasi masuk.

d)      Tembusan memo kredit sebagai bukti transaksi pembelian retur, dicatat sebagai mutasi keluar.

b.      Laporan Sediaan Gudang

Pencatatan mutasi tiap-tiap jenis barang dilaksanakan seperti pada gambar diatas. Di dalam keadaan tertentu, laporan kesediaan gudang bisa dibuat berdasarkan data kartu gudang, artinya tidak dibuat berdasarkan hasil pemeriksaan barang secara fisik. Dalam hal ini, laporan bisa dibuat dengan mengiformasikan sisa awal periode, mutasi masuk, mutasi keluar, serta sisa akhir periode. Seperti contohnya, sediaan barang D-1 pada gambar di atas disajikan dalam laporan sediaan gudang seperti halnya pada gambar dibawah ini:

c.      Pencatatan Selisih Kuantitas Sediaan

Sering terjadinya selisih antara kuantitas barang menurut kartu gudang dengan kuantitas barang menurut hasil dari penghitungan fisik barang. Selisih kuantitas barang dapat timbul akibat kesalahan penghitungan fisik barang pada saat terjadi mutasi, kerusakan, karena barang susut apabila satuannya kg, ataupun kekeliruan pencatatan pada kartu gudang.

Dalam hal ini terjadinya selisih kuantitas barang antara data kartu gudang dengan hasil data penghitungan fisik, sepanjang selisih yang timbul tersebut dipandang tidak cukup berarti dalam artian wajar, maka kuantitas barang yang dilaporkan ialah kuantitas barang menurut hasil penghitungan fisik.

Selisih yang terjadi dapat selisih lebih, dapat juga selisih kurang. Selisih lebih artinya adalah kuantitas barang menurut penghitungan fisik lebih tinggi dibandingkan dengan kuantitas barang menurut kartu gudang. Dalam hal ini, selisih kuantitas barang dicatat pada kartu gudang sebagai mutasi masuk. Sementara selisih kurang artinya adalah kuantitas barang menurut penghitungan fisik lebih rendah dibandingkan dengan kuantitas barang menurut kartu gudang, dalam hal ini selisih kurang dicatat pada kartu gudang sebagai mutasi keluar.