BENTUK-BENTUK BUKTI TRANSAKSI

Bentuk-Bentuk Bukti Transaksi

Umumnya bukti-bukti transaksi terdiri dari formulir-formulir tercetak, meskipun dalam sistem pengolahan data lainnya dapat juga berbentuk kartu-kartu pada rekaman dan lain sebagainya. Contohnya nota penjualan, pita kas register, blanko kwitansi, dan lain sebagainya. Setiap transaksi yang terjadi di dalam perusahaan harus ada buktinya. Dalam melaksanakan jual beli, sebuah usaha perdagangan atau pertokoan akan membuat atau mendapatkan bukti transaksi. Bukti-bukti tersebut antara lain yaitu: Nota, Faktur, Kuitansi dan Cek.

1.      Nota

Nota penjualan yang dibuat oleh petugas penjualan, berfungsi untuk:

a)      Alat untuk mengetahui jumlah barang yang dibeli.

b)      Alat untuk mengambil barang yang sudah dibeli, apabila sudah dicap oleh kasir bahwa barang yang bersangkutan sudah dibayar.

Nota biasanya akan dibuat rangkap dua atau tiga, antara lain yaitu:

a)      Asli untuk pembeli.

b)      Salinan pertama untuk kasir sebagai dokumen dalam pembukuan.

c)      Salinan kedua sebagai arsip untuk pengecekan persediaan.

a.       Nota Debet

Nota debet ialah bukti perusahaan sudah mendebet perkiraan langganannya yang disebabkan karena berbagai hal. Nota debet dikirim oleh perusahaan ke pada langganannya karena barang yang dibeli telah dikembalikan, hal tersebut bisa disebabkan karena rusak ataupun tidak sesuai dengan pesanan dan penjualpun setuju barangnya diterima kembali atau bisa juga harganya dikurangi.

b.      Nota Kredit

Nota kredit ialah bukti bahwa perusahaan sudah mengkredit perkiraan langganannya yang disebabkan karena berbagai hal. Nota kredit dikirimkan oleh perusahaan ke pada langganannya berkaitan dengan barang yang dijual tidak cocok ataupun rusak, untuk itu penjual setuju untuk menerima barangnya.

2.      Faktur / Invoice Penjualan

Faktur, ialah sebuah perincian pengiriman barang yang mencatat daftar barang, harga serta hal-hal lain yang biasanya berkaitan dengan pembayaran. Setiap perusahaan memiliki bentuk faktur yang berbeda, sesuai dengan kebutuhan masing-masing. Secara umum sebuah faktur adalah suatu bukti surat dagang yang didalamnya memuat rincian dari barang-barang yang dikirim ke pada pihak tertentu.

Bagi penjual faktur yang diterima disebut sebagai faktur penjualan. Pada umumnya faktur dibuat rangkap sesuai dengan kebutuhan. Lembaran faktur pertama untuk pembeli, lembaran faktur kedua untuk penjual dan lembaran faktur ketiga untuk arsip. Sementara faktur pembelian ialah daftar perincian barang yang sudah dibeli beserta harganya yang dibuat oleh perusahaan ke pada pembeli/konsumen. Bentuk ataupun format antara faktur penjualan dan faktur pembelian sama. Dalam faktur dijelaskan mengenai hal-hal sebagai berikut:

a)      Nama barang.

b)      Satuan barang.

c)      Jumlah barang.

d)      Harga satuan.

e)      Jumlah harga.

f)       Pemberian potongan harga.

g)      Biaya-biaya.

h)      Pajak yang harus dibayar.

i)        Total tagihan atau total harga.

Contoh faktur atau invoice penjualan bisa dilihat seperti dibawah ini:

3.      Kuitansi

Bukti pengeluaran uang bisa didapat dari bukti ekstern yakni kwitansi yang dibuat serta ditanda tangani oleh pihak penerima uang. Kuitansi ialah bukti penerimaan sejumlah uang yang ditanda tangani oleh penerima uang serta diserahkan kepada pembayar sejumlah uang tersebut. Lembaran kuitansi terdiri atas 2 bagian, bagian sebelah kanan akan diberikan kepada pihak yang membayar dan bagian kiri yang sebelah kiri (tertinggal) disebut soice sebagai arsip penerima uang.

Pada saat menerima pembayaran atau uang, penerima uang membuat serta menandatangani kuitansi yang bermeterai sesuai dengan peraturan Bea + Meterai, lembar utama akan diserahkan kepada yang membayar uang tersebut. Strook tertanggal pada buku kwitansi dibuat rangkap dua, yang asli dan bermeterai akan diserahkan kepada pembayar, tembusan ataupun copy sebagai arsip strook atau copy kuitansi sebagai bukti transaksi penerimaan uang.

Untuk lebih memahami lagi, perhatikan contoh bentuk kuitansi dibawah ini:

4.      Cek

Cek ialah surat perintah tanpa syarat dari nasabah kepada Bank yang memelihara rekening giro nasabah tersebut, yang berfungsi untuk membayar sejumlah uang kepada pihak yang disebutkan didalam cek ataupun kepada pembawa cek tersebut. Beikut contoh Cek:

5.      Bukti Pembelian Kredit

Pembelian kredit atas barang -barang dilaksanakan dengan perjanjian tentang syarat pembayaran dan syarat-syarat penyerahan. Sesudah terjadinya kesepakatan barang akan dikirimkan oleh penjual kepada pembeli disertai dengan dokumen-dokumen, seperti faktur dan surat pengiriman barang (DO). Dokumen-dokukmen tersebut dibuat beberapa copy, yang asli akan dikirimkan kepada pembeli dan copy-annya akan dijadikan sebagai arsip penjual untuk berbagai keperluan. Bagi pembeli faktur yang diterima dari penjual merupakan sebuah bukti transaksi dari penjual yang merupakan Bukti Transaksi Pembelian Kredit.

6.      Bukti Pembelian Tunai

Bukti Transaksi Pembelian Tunai bisa berupa kuitansi, ataupun Nota Pembelian yang asli yang diterima oleh pembeli dari penjual.

7.      Bukti Penjualan Kredit

Bukti penjualaan kredit ialah berupa tembusan atau copy faktur yang dibuatkan oleh penjual yang aslinya dikirimkan akan kepada pembeli.

8.      Bukti Penjualan Tunai

Yatiu penerimaan uang dari penjualan tunai yang berupa copy nota penjualan, strook yang tertinggal ataupun copy kuitansi dan bisa juga dibuat bukti interm yakni Bukti Kas Masuk.