PENGERTIAN VOUCHER PEMBAYARAN

VOUCHER PEMBAYARAN

1.      Pengertian Voucher Pembayaran

Istilah voucher secara umum dapat diartikan sebagai dokumen ataupun bukti suatu wewenang untuk membayar. Sistem voucher ialah pencatatan-pencatatan, metode serta prosedur tertentu yang dibuat untuk pengawasan pembayaran-pembayaran maupun pengeluaran-pengeluaran uang. Sistem voucher umumnya dilakukan dengan memakai:

a)      Vocer (voucher)

b)      Buku catatan cek (Check register)

c)      Buku catatan vocer (Voucher register)

d)      Arsip vocer yang belum dibayar (Unpaid voucher file)

e)      Arsip vocer yang sudah dibayar (Paid vocer file)

Berdasarkan sistem voucher seluruh pengeluaran harus memperoleh persetujuan dari pejabat tertentu dalam perusahaan. Kemudian sesudah disetujui, voucher dicatat dalam “Buku catatan voucher”. Selanjutnya vocer akan disimpan pada tempat “Arsip voucher yang belum dibayar”. Setelah itu, jika sudah jatuh tempo pembayaran, voucher tersebut diambil dari “arsip” dan dibuatkan cek (cheque) dengan nilai sebagaimana tercantum dalam voucher tersebut, kemudian dicatat pada “Buku catatan cek”. Voucher yang sudah dibuatkan ceknya itu kemudian ditandai atau dicap lunas dan dipindahkan pada tempat “Arsip voucher yang sudah dibayar”.

2.      Bentuk Voucher

Bentuk (format) dokumen voucher ialah sebagai berikut:

Pada halaman muka sebuah voucher memuat nama, alamat kreditur, tanggal, no voucher, rincian faktur ataupun dokumen pendukung lain seperti seri nomor faktur, syarat-syarat serta jumlah utang.

3.      Buku Catatan Voucher

Buku catatan vocer (voucher register) dipakai untuk mencatat tiap voucher yang sudah disetujui pejabat tertentu pada perusahaan. Dalam buku catatan tersebut, “Debit” ke rekening masing-masing dipisahkan, “Kredit” nya ialah merupakan “utang” atau “voucher”.

Buku Pembantu Utang untuk memuat perincian utang-utang dalam system vocer “tidak perlu dibuat lagi” karena utang-utang tersebut sudah tercatat dalam voucher yang disimpan dalam tempat “Arsip voucher yang belum dibayar”. Jumlah utang (sebelah kredit) dan pembelian (sebelah debit) didalam voucher kemudian dibukukan ke rekening masing-masng pada tiap akhir bulan. Demikian juga jumlah-jumlah “Debit” lainnya dibukukan ke dalam rekening masing-masing yang sesuai.

4.      Buku Catatan Cek

Setiap pengeluaran cek untuk pembayaran-pembayaran akan dicatat dalam buku catatan cek (check register), yakni suatu daftar yang sebetulnya hasil modifikasi dari “Jurnal Pengeluaran Uang” (Cash Payment Journal).

Pencatatan pembelian dan pengeluaran uang dengan memakai system voucher relatif berbeda dengan system pembukuan biasa. Dalam system vocer “Buku Catatan Voucher” (Register Voucher) dan buku catatan cek (Register Check) merupakan jurnal:

a)      “Buku Pencatatan Cek (Check Register)” berfungsi sebagai pengganti “Jurnal Pengeluaran Uang” (Cash Payment Journal).

b)     “Buku Pencatatan Vocer (Register voucher)” berfungsi sebagai pengganti “Jurnal Pembelian” (Purchases Journal).

5.      Fungsi Tempat Arsip Vocer

“Tempat arsip voucher yang belum dibayar” (Unpaid Voucher File) ialah untuk menyimpan semua voucher yang belum dibayar. Penyimpanan pada tempat tersebut di atas ialah sampai hari pembayaran dilakukan.Voucher yang akan dibayar dikeluarkan dari tempatnya, sesudah disetujui untuk dibayar, kemudian dibuat cek untuk pembayaran. Sesudah cek tersebut diberikan pada yang bersangkutan, voucher dicap lunas dan dipindahkan pada “Arsip voucher yang sudah dibayar” (Paid Voucher Register).