Langkah-Langkah Mengoperasikan Mesin POS dalam Transaksi

Langkah-Langkah Mengoperasikan Mesin POS (Point of Sales) dalam Transaksi

Berikut ini merupakan salah satu contoh langkah-langkah pengoprasian pembayaran dengan menggunakan Mesin POS (Point of Sales) pada salah satu Hypermarket.

a.      Langkah Awal atau Persiapan

1)      Siapkan jadwal (shift) perhari dari kasir serta petugas end control yang bertugas.

2)      Siapkanlah modal awal (float) untuk setiap kasir yang bertugas serta uang kecil secukupnya untuk penukaran di kasir.

3)      Siapkan beberapa kantong-kantong uang (kosong) secukupnya yang benomor untuk dipakai pada saat pengumpulan uang dengan warna yang berbeda-beda untuk setiap shift perhari. Nomor kantong sebisa mungkin disesuaikan dengan nomor POS (till). DM atau ADM membuat daftar dari kasir yang bertugas dan nomor kantong yang digunakannya.

4)      Periksa apakah ada mesin POS (Point of Sales) yang rusak. Beritahu ALC jika terdapat mesin POS yang tidak berfungsi atau rusak.

5)      Periksa di setiap mesin POS (Point of Sales) apakah terdapat data yang belum terangkat. Jangan memakai mesin POS (Point of Sales) yang masih ada datanya. Segera beritahu DM ALC untuk tindakan-tindakan selanjutnya.

6)      Jalan disamping mesin POS (Point of Sales) yang tidak dipakai harus ditutup dengan trolley serta dirantai.

7)      Pastikan seluruh peralatan kasir dan end control tersedia serta berfungsi dengan baik (termasuk juga peralatan emergency).

8)      Letakan alat untuk membuka Security Tag pada tempat yang tidak mudah untuk terjangkau oleh konsumen.

9)      Periksa apakah barang yang masalah sudah dikembalikan ke floor.

10)  Periksa apakah barang bonus untuk konsumen tersedia sesuai promosi yang sedang berlangsung.

11)  Pastikan petugas Satpam berada di pintu end control

a)      Nyalakan komputer Store.

b)      Nyalakan POS station.

c)      Nyalakan komputer Depot.

d)      Masing-masing akan memulai obyek yang bersesuaian, dan memanggil operasi inisialisasi.

12)  DM/ADM harus melihat di computer kode kasir (pincode) dari kasir yang akan bertugas pada hari itu, dimana status kode kasir tersebut harus 1 ("registered"). Nomor kode kasir tersebut sifatnya unik dan setiap hari akan berubah.

a)      DM/ADM harus memberitahu kasir yang bersangkutan nomor kode kasir yang diperoleh dari komputer dan memberikan juga kunci mesin POS (kunci nomor 1 = kunci register).

b)      Hitunglah modal awal yang ada pada drawer apakah sesuai dengan yang sudah ditentukan.

c)      Hidupkan mesin POS (Point of Sales) dengan kunci yang telah diberikan oleh DM/ADM lalu memasukkan Id kasir dan kode kasir. Status kode kasir yang bersangkutan pada komputer akan berubah dari kode 1 ("registered") menjadi kode 2 ("working"). Dan mesin POS siap untuk digunakan.

d)      Periksa perlengkapan yang dibutuhkan pada saat bertugas (kantong uang, kantong plastik, kertas faktur di printer, formulir Bukti Setoran, dan sebagainya) periksalah apakah alat EDC dan lampu UV berfungsi dengan baik ataukah tidak.

b.      Proses Pembayaran

Pada saat Konsumen ingin melakukan pembayaran, kasir terlebih dahulu meminta kartu anggota jika konsumen menggunakan day pass, periksa tanggal serta tanda tangan petugas CIS yang ada di day pass tersebut. Day pass hanya bisa dipakai pada hari yang sama. Tidak diperkenankan memakai kode day pass tanpa adanya kartu day pass dari CIS. Jika penggunaan day pass tersebut karena surat kuasa atau kartu hilang, maka kasir harus men-scanning barcode untuk surat kuasa atau kartu hilang yang tertempel di meja mesin POS (Point of Sales) atau menginput yang tercantum di day pass tersebut. Untuk surat kuasa dan kartu hilang konsumen akan dikenakan biaya.

1)      Day pass harus disimpan oleh kasir yang nantinya untuk diserahkan kepada DM/ADM pada akhir shift bersamaan dengan dokumen lainnya.

2)      Kasir men-scanning kartu anggota (kartu langganan) yang diberikan oleh konsumen. Jika:

a)      Kartu anggota tersebut tidak dapat dibaca. Kasir atau konsumen bisa menghubungi bagian CIS untuk dicari penyebabnya.

b)      Kartu anggota di "blocked". Mesin POS (Point of Sales) menampilkan status kartu yang di "blocked":

(1)   Status A : Not active

(2)   Status B : Address incorrect

(3)   Status C : Not authorized person

(4)   Status D : Will be deleted

(5)   Status P : Duplication

(6)   Status T : Theft

(a)    Untuk status A, B, C, dan P kasir bisa meminta DM/ADM untuk membuka kartu yang di "blocked" tersebut.

(b)   Untuk status B, mintalah konsumen untuk memberitahu bagian CIS alamat yang benar. Untuk status P, minta konsumen untuk mengembalikan salah satu kartu yang dimilikinya (karena ada duplikasi). Berikan kartu yang dikembalikan konsumen ke bagian CIS untuk nantinya di deleted.

(c)    Sementara untuk status T, DM/ADM harus memperhatikan memo yang tercantum dalam status T tersebut untuk tindakan selanjutnya, ataupun bisa menghubungi DM/ADM CIS.

(d)   Sedangkan untuk status D, keterangan yang timbul hanya ada "card not valid". Mintalah konsumen untuk menghubungi bagian CIS.

3)      Apabila timbul pemberitahuan bahwa konsumen belum membayar membership fee. Beritahukan kepada konsumen tersebut bahwa akan dikenakan membership fee.

4)      Jika konsumen bersedia, kasir akan men-scanning barcode untuk membership fee yang tertempel di meja mesin POS (Point of Sales).

5)      Apabila konsumen tidak bersedia, maka pembelian tidak bisa diproses.

6)      Kasir memasukkan data-data barang yang dibeli oleh konsiumen ke dalam mesin POS (Point of Sales) dengan cara men-scanning barcode yang tertempel pada barang tersebut.

7)      Apabila barcode tidak bisa di-scan. Inputlah nomor artikel secara manual. Perhatikanlah apakah keterangan di layar monitor tersebut sesuai dengan fisik barangnya atau tidak.

8)      Tidak ada barcode ataupun barcode tidak bisa dibaca. Letakanlah barang tersebut secara terpisah sampai semua barang yang lain selesai di-scan serta dipindahkan ke trolley lain. Sesudah itu baru periksa nomor artikel barang yang bermasalah tersebut pada computer.

9)      Apabila barcode tidak sesuai dengan barangnya (harga, jenis), hubungi langsung DM/ADM untuk dicari penyebabnya.

10)  Kasir tidak dibolehkan untuk meninggalkan tempat bertugasnya pada saat sedang melakukan proses scanning barang.

11)  Jika satu jenis barang dibeli lebih dari satu, maka input jumlah yang dibeli tersebut baru kemudian scan barcodenya. Periksalah dilayar mesin POS apakah jumlah yang diinput sudah benar atau belum. Setiap baris penjualan pada slip berisi:

a)      Total Harga Jual

b)      Harga Jual Satuan

c)      Jumlah Penjualan

d)      Nama Item

e)      Barcode No

12)  Untuk barang clearance, periksalah pada layar POS apakah harga yang di-scan tersebut sesuai dengan harga yang tercantum pada barcode clearance atau tidak. Hubungilah DM/ADM apabila ada perbedaan harga.

13)  Kasir wajib untuk memeriksa secara random isi dari barang yang dikemas dalam dus atau karton (“sealed” yang terbuka, dll) dan membuka barang yang menggunakan tutup (bed cover, tas/koper, tempat sampah, plastik container, dll) untuk dilihat isinya.

14)  Sesuadah di scanning, barang harus dipindahkan kedalam trolley lain untuk menghindari adanya barang yang tidak di scanning.

15)  Lihat secara random pada layar mesin POS apakah keterangan dari barang yang sudah di scanning tersebut sesuai dengan fisik barangnya (misalnya setiap lima kali scanning, barang dengan barcode cacat, barang elektronik & fresh food, dll).

16)  Jika pada saat memasukan data-data barang yang dibeli, kasir melakukan kesalahan (salah nomor artikel ataupun jumlah barang) maupun konsumen batal membeli barang yang bersangkutan, kasir bisa mengkoreksi kesalahan atau pembatalan tersebut dengan memakai fasilitas "Void" yang ada pada mesin POS.

17)  Jika karena sesuatu hal, semua faktur ingin dibatalkan, maka kasir harus memanggil DM/ADM. DM/ADM selanjutnya akan menggunakan kunci supervisor untuk melaksanakan pembatalan faktur. Faktur akan dicetak tanpa adanya total dan akan tercetak kata "BATAL". Faktur yang batal harus selalu disimpan dengan baik oleh kasir untuk pada akhir shift nantinya diserahkan ke DM/ADM bersama dokumen-dokumen lainnya.

18)  Sesudah seluruh data barang yang dibeli dimasukan ke dalam mesin POS, kasir akan menekan tombol "total" dimana jumlah yang harus dibayar oleh konsumen akan tampil pada layar mesin POS.

19)  Jika pembayaran dilakukan secara tunai, maka tekan tombol pembayaran untuk cash. Kasir terlebih dahulu wajib menghitung uang yang diterima dengan teliti, periksa uang tersebut di lampu UV apakah tidak ada uang palsu atau tidak. Kasir harus bertanggung jawab atas ketekoran uang dan uang palsu yang diterima oleh kasir tersebut. Pembayaran dengan mata uang asing, cek ataupun giro tidak dapat diterima.

20)  Jika pembayaran dilakukan dengan kartu kredit ataupun kartu debit, tekan tombol pembayaran untuk kartu kredit. Kartu kredit atau kartu debit hanya bisa diterima apabila berasal dari bank atau perusahaan kartu kredit yang bekerja sama dengan perusahaan.