BENTUK-BENTUK KOMUNIKASI

BENTUK-BENTUK KOMUNIKASI

Jaringan komunikasi dalam suatu organisasi yakni pesan, informasi, dan instruksi disampaikan secara resmi, artinya ditentukan oleh jenjang hirarki resmi organisasi dari atasan kepada bawahan ataupun sebaliknya dan untuk melaksanakan fungsi-fungsi pekerjaannya maka jaringan komunikasi tersebut dinamakan dengan jaringan komunikasi formal. Dalam komunikasi organisasi terdapat dua bentuk komunikasi antara lain yaitu:

1.      Komunikasi Verbal

Komunikasi verbal adalah komunikasi yang memakai kata-kata atau simbol, baik yang dinyatakan secara lisan ataupun tulisan (Muhammad, 2004).

2.      Komunikasi Non Verbal

Komunikasi non verbal ialah penciptaan atau pertukaran pesan dengan tidak memakai kata-kata, melainkan memakai bahasa tubuh seperti, menggunakan gerakan badan, kontak mata, sikap tubuh, vokal yang bukan berupa kata-kata, sentuhan, ekspresi muka, dan kedekatan (Muhammad, 2004).

Selain itu jaringan komunikasi bisa dibedakan lagi menjadi dua yakni komunikasi formal dan komunikasi informal. Apabila pesan mengalir melalui jalan formal atau resmi yang ditentukan oleh hirarki resmi organisasi ataupun oleh fungsi pekerjaan maka pesan tersebut adalah jaringan formal. Sebaliknya apabila pesan mengalir tidak melalui jalan formal atau resmi yang ditentukan oleh hirarki resmi organisasi ataupun oleh fungsi pekerjaan maka pesan tersebut merupakan jaringan informal.

Terdapat tiga bentuk utama dari arus pesan dalam jaringan komunikasi formal yang mengikuti garis komunikasi seperti yang digambarkan dalam struktur organisasi (Muhammad, 2004) yakni sebagai barikut:

1.      Downward communication (komunikasi kepada bawahan).

2.      Upward communication (komunikasi kepada atasan).

3.      Horizontal communication (komunikasi horisontal).

A.     Bentuk Komunikasi Vertikal

Komunikasi vertikal merupakan arus komunikasi dua arah timbal balik yang dalam pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen memegang peran yang sangat vital, yakni downward communication (komunikasi dari atas ke bawah) dan upward communication (komunikasi dari bawahan kepada atasan). Dalam arus komunikasi vertikal downward communication atasan akan memberikan instruksi, informasi, penjelasan, petunjuk, dan penugasan dan sebagainya kepada ketua unit kelompok serta bawahan. Lalu kemudian arus komunikasi diterima dalam bentuk upward communication dimana bawahan memberikan laporan pelaksanaan tugas, saran, hingga pengaduan kepada pimpinannya masing-masing.

1.      Komunikasi ke Bawah

Komunikasi ke bawah dalam sebuah perusahaan atau organisasi berarti bahwa informasi mengalir dari jabatan yang berotoritas lebih tinggi kepada jabatan yang berotoritas lebih rendah (Pace dan Faules, 2000). Selain itu komunikasi ke bawah juga menunjukkan arus pesan yang mengalir dari para pimpinan atau para atasan kepada bawahannya (Muhammad, 2004). Katz & Kahn menjelaskan bahwa terdapat lima jenis informasi yang biasa dikomunikasikan dari atasan kepada bawahan (Pace dan Faules, 2000) yaitu sebagai berikut:

a.       Informasi tentang bagaimana melakukan pekerjaan.

b.      Informasi tentang dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan.

c.       Informasi tentang kebijakan dan praktik-praktik organisasi.

d.      Informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas (sense of mission).

e.       Informasi tentang kinerja pegawai.

Kebanyakan komunikasi ke bawah dipakai untuk menyampaikan pesan-pesan yang berkaitan dengan tugas-tugas serta pemeliharaan. Pesan tersebut pada umumnya berkaitan dengan pengarahan, tujuan, perintah, disiplin, pertanyaan serta kebijaksanaan umum. Lebih lanjut Lewis mengungkapkan bahwa komunikasi kebawah merupakan untuk menyampaikan tujuan, membentuk pendapat, untuk merubah sikap, mengurangi kecurigaan dan ketakutan yang timbul karena salah informasi, mencegah kesalahpahaman yang disebabkan karena kurang informasi serta mempersiapkan anggota organisasi untuk menyesuaikan diri dengan sebuah perubahan.

Untuk menyampaikan suatu informasi kepada bawahan bisa dilakukan dengan berbagai metode. Setidaknya terdapat empat klasifikasi metode, yang antara lain yaitu: metode lisan, metode tulisan, metode gambar dan metode campuran dari lisan-tulisan dan gambar.

Berdasarkan beberapa penelitian dari para ahli ditemukan bahwa metode lisan paling efektif untuk dipakai pada situasi memberikan teguran ataupun menyelesaikan perselisihan diantara para anggota organisasi atau perusahaan.

Sementara itu metode tulisan paling efektif digunakan dalam memberikan informasi yang membutuhkan tindakan dimasa yang akan datang, memberikan informasi yang sifatnya umum, dan tidak membutuhkan kontak personal. Sementara hasil penelitian pada setiap level menyatakan bahwa metode yang paling efektif ialah metode lisan diikuti dengan tulisan. Para ahli juga mengatakan bahwa penggunaan papan pengumuman dan metode tulisan saja kurang efektif untuk digunakan (Muhammad, 2004). Berikut ini adalah bentuk-bentuk komunikasi yang biasa digunakan dalam tiap metode (Muhammad, 2004) yaitu sebagai berikut:

1)      Metode Lisan

a.       Rapat, seminar, diskusi, konferensi

b.      Telepon, interview, sistem interkom

c.       Laporan lisan, ceramah, kontak interpersonal

2)      Metode Tulisan

a.       Surat, memo, majalah, telegram, Surat kabar

b.      Deskripsi pekerjaan, panduan pelaksanaan pekerjaan

c.       Pedoman kebijaksanaan, laporan tertulis

3)      Metode Gambar

a.       Poster, peta, grafik

b.      Slide, film, display

2.      Komunikasi ke Atas

Komunikasi ke atas dalam sebuah organisasi dapat diartikan bahwa informasi mengalir dari tingkat yang lebih rendah (bawahan) kepada tingkat yang lebih tinggi (penyelia). Seluruh pegawai dalam sebuah organisasi atau perusahaan, kecuali mungkin yang menduduki posisi puncak, kemungkinan besar akan berkomunikasi ke atas yakni, setiap bawahan dapat memiliki alasan yang baik ataupun meminta informasi atau memberi informasi kepada seseorang yang otoritasnya lebih tinggi darinya. Suatu permohonan ataupun komentar yang diarahkan kepada individu yang otoritasnya lebih besar, lebih tinggi, maupun lebih luas merupakan esensi dari komunikasi ke atas.

Komunikasi ke atas ialah pesan yang mengalir dari bawahan ke pada atasan ataupun dari tingkat yang lebih rendah ke pada tingkat yang lebih tinggi. Tujuan dari omunikasi ke atas ialah untuk memberikan balikan (feedbeck), memberikan saran serta mengajukan pertanyaan. Komunikasi ini memiliki efek pada penyempurnaan moral serta sikap karyawan, tipe pesan ini ialah integrasi dan pembaruan (Muhammad, 2004).

Komunikasi ke atas sangat penting, hal ini karena beberapa alasan, (Pace dan Faules, 2000), yaitu sebagai barikut:

1)      Aliran informasi ke atas memberikan informasi yang berharga dalam pembuatan keputusan oleh mereka yang mengarahkan organisasi serta mengawasi kegiatan orang-orang lainnya.

2)      Komunikasi ke atas memungkinkan keluh kesah muncul ke permukaan sehingga penyelia mengetahui apa yang mengganggu mereka selama ini yang paling dekat dengan operasioperasi sebenarnya.

3)      Komunikasi ke atas dapat memberitahukan kepada penyelia kapan bawahan mereka siap untuk menerima informasi dari mereka serta seberapa baik bawahan akan menerima apa yang dikatakan kepada mereka.

4)      Komunikasi ke atas akan menumbuhkan apresiasi serta loyalitas ke pada organisasi dengan memberi sebuah kesempatan kepada para pegawai untuk mengajukan sebuah pertanyaan dan menyumbang gagasan dan saran-saran tentang operasi organisasi.

5)      Komunikasi ke atas akan membantu pegawai untuk mengatasi masalah pekerjaan mereka serta memperkuat keterlibatan mereka dengan pekerjaan dan organisasi mereka.

6)      Komunikasi ke atas akan mengizinkan penyelia untuk menentukan apakah bawahannya memahami atau tidak apa yang diharapkan dari aliran informasi ke bawah.

Selain itu, Smith menjelaskan bahwa komunikasi ke atas memiliki fungsi sebagai balikan bagi pada pimpinan, memberikan sebuah petunjuk mengenai keberhasilan suatu pesan yang disampaikan kepada bawahan, serta dapat memberikan stimulus kepada para karyawan untuk berpartisipasi dalam merumuskan pelaksanaan kebijaksanaan bagi departemennya maupun organisasinya (Muhammad, 2004).

Kebanyakan suatu analisis dan penelitian dalam komunikasi ke atas mengungkapkan bahwa penyelia dan manajer haruslah menerima informasi dari bawahan mereka (Pace dan Faules, 2000) yaitu:

1)      Memberitahukan apa yang dilaksanakan bawahan mengenai pekerjaan mereka, kemasjuan, prestasi, dan rencana-rencana untuk masa mendatang.

2)      Memberikan saran ataupun gagasan untuk perbaikan dalam unit-unit mereka ataupun dalam organisasi sebagai suatu keseluruhan.

3)      Menjelaskan persoalan-persoalan kerja yang mungkin belum dipecahkan bawahan yang membutuhkan beberapa bantuan.

4)      Mengungkapkan bagaimana pikiran serta perasaan bawahan mengenai pekerjaan mereka atau rekan kerja mereka, serta organisasi.

Berdasarkan uraian di atas maka bisa dijelaskan bahwa apabila terdapat keseimbangan antara komunikasi ke atas dan komunikasi ke bawah maka diharapkan informasi yang disampaikan oleh atasan kepada bawahan akan bisa diterma dengan baik oleh bawahan dan jika bawahan menginginkan informasi tambahan maka bawahan akan bisa menanyakan informasi tambahan itu kepada atasannya. Dengan begitu maka akan terjadi arus informasi sehingga antara pimpinan dan bawahan akan tercipta suasana yang menggairahkan dan harmonis yang pada akhirnya akan menimbulkan semangat kerja yang produktif dalam usaha untuk mencapai tujuan.